La loi exige que toutes les entreprises commerciales justifient leurs encaissements et leurs paiements. Il est donc essentiel de gérer rigoureusement la caisse de votre commerce. Découvrez nos 10 conseils pratiques pour assurer une bonne gestion de votre caisse au quotidien.
Comment remplir correctement mon journal de caisse ?
La caisse, en termes comptables, représente toutes les opérations d’encaissements et de décaissements d’espèces. Peu importe si vous êtes un commerçant itinérant ou sédentaire, un agriculteur, un artisan du commerce de détail, un restaurant, un hôtel, un café, un coiffeur, etc., vous devez tenir un journal de caisse, même si vous effectuez peu d’opérations.
Astuce n° 1 : Renseignez toutes les informations nécessaires dans votre journal de caisse
Si vous optez pour un journal de caisse papier ou informatique, assurez-vous d’y inclure les éléments suivants :
- Une en-tête : période de saisie (journée, mois) ;
- Une colonne pour la nature des articles vendus : marque, taille, couleur…
- Une colonne pour le montant hors taxe ;
- Une colonne pour le montant de la TVA ;
- Une colonne pour le montant toutes taxes comprises ;
- Une colonne pour la nature des recettes encaissées : espèces, chèques ou cartes bancaires ;
- Une colonne pour les remboursements éventuels ;
- Une colonne pour les autres recettes encaissées : apports de l’exploitant, avances clients, remboursements des fournisseurs, virements de fonds ;
- Une colonne pour les sorties ou les dépenses en espèces.
Astuce n° 2 : Optez pour un logiciel de caisse enregistreuse
Attention, de nombreux commerçants utilisent encore des tableurs Excel pour faciliter leur gestion de caisse. Cependant, l’administration fiscale n’accepte pas cette forme de journal, car il peut être modifié à volonté. Investir dans un logiciel de caisse enregistreuse vous fera gagner un temps précieux dans la saisie de vos opérations quotidiennes, vous évitera les éventuelles erreurs de calcul et vous permettra de respecter la loi.
8 autres conseils précieux pour bien gérer votre caisse
Astuce n° 3 : Enregistrez toutes vos opérations financières
Chaque transaction doit être détaillée, enregistrée dans le journal de caisse et donner lieu à un ticket pour le client.
Astuce n° 4 : Indiquez le mode de paiement des règlements
Idéalement, le journal de caisse ne devrait contenir que des espèces. Cependant, il est possible d’y inclure d’autres moyens de paiement tels que les chèques ou les cartes bancaires. Cette distinction doit être clairement indiquée dans votre journal de caisse.
Astuce n° 5 : Enregistrez également vos faibles recettes
L’administration fiscale autorise la comptabilisation des recettes journalières inférieures à 76 € en une seule fois, en fin de journée. Celles-ci doivent avoir été payées en espèces et au comptant.
Astuce n° 6 : Comparez quotidiennement votre caisse physique et votre journal de caisse
À la fin de la journée, calculez et enregistrez le total des recettes et des dépenses dans le journal de caisse. Cette comparaison permet de détecter d’éventuelles erreurs et, le cas échéant, de les justifier. Une erreur, un vol ou un oubli peuvent arriver rapidement, et les résoudre quelques jours plus tard peut être un vrai casse-tête.
Astuce n° 7 : Assurez-vous que votre caisse ne présente pas de solde négatif
Astuce n° 8 : Vérifiez attentivement les différents taux de TVA
Cela vous fera gagner du temps lors du calcul et de la déclaration électronique de vos impôts.
Astuce n° 9 : Conservez tous vos justificatifs
Vos tickets de caisse, les bordereaux de remises d’espèces ou de chèques en banque, etc., doivent être méthodiquement classés et facilement accessibles. Ils constituent votre dossier de preuves en cas de contrôle de l’administration fiscale.
Astuce n° 10 : Respectez la limitation des paiements en espèces
Les paiements supérieurs à 1 000 € effectués par des particuliers ou des professionnels en France, ainsi que les paiements supérieurs à 15 000 € effectués par des particuliers non domiciliés en France, ne peuvent pas être effectués en espèces.
La gestion de la caisse requiert rigueur et ces conseils vous aideront à l’optimiser au mieux. Cependant, pour plus de liberté et de tranquillité d’esprit, nous vous recommandons vivement d’investir dans une caisse enregistreuse. Rapide, sécurisée et connectée, elle vous fera gagner un temps précieux et réduira considérablement les risques d’erreurs.
