Simplifiez-vous la vie avec une liste sur papier
Parfois, nous passons plus de temps à organiser nos tâches qu’à les accomplir. Si vous préférez les choses simples, optez pour une liste sur papier. Écrivez chaque tâche à effectuer, sans trop vous soucier de les organiser. Vous pouvez utiliser différentes couleurs pour les tâches urgentes et/ou importantes afin de ne pas les oublier. N’embellissez pas trop votre liste, car il est souvent inutile de trop l’organiser.
Les Post-Its, votre allié rapide et pratique
Une méthode similaire consiste à utiliser des Post-Its pour organiser vos tâches. Encore une fois, l’objectif est de gagner du temps : pas besoin de trop organiser la gestion de vos Post-Its sur le mur ou sur le support de votre choix. Cependant, vous pouvez utiliser différentes couleurs pour différencier les projets ou mettre en évidence les tâches à ne pas oublier.
Classez vos tâches par ordre chronologique
Classer vos tâches en fonction de leur échéance est une méthode classique. Cela vous permet de commencer par les tâches les plus urgentes. Cette méthode peut être utile, mais vous risquez d’omettre les tâches importantes ou qui nécessitent plus de temps. Si vous optez pour une liste chronologique, découpez vos projets en tâches plus petites et établissez un planning pour maximiser vos chances de les accomplir au bon moment. De nombreux outils vous permettent d’attribuer une date d’échéance à vos tâches pour les visualiser dans l’ordre chronologique. Vous pouvez notamment essayer Todoist.
Utilisez la matrice d’Eisenhower
Différencier vos tâches urgentes des tâches importantes vous permet d’être plus efficace en réalisant les bonnes tâches au bon moment. La matrice d’Eisenhower vous aide à classer vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence, afin de déterminer quand et comment les réaliser. Cela peut sembler déroutant au début, mais c’est une méthode vraiment efficace. Pour en savoir plus sur la matrice d’Eisenhower, consultez notre article dédié.
Adoptez un planning hebdomadaire ou mensuel
Pour avoir une vision claire des tâches à accomplir chaque semaine ou chaque mois, vous pouvez diviser votre liste en tranches de 7 jours ou de 30 jours. Pour cela, vous pouvez utiliser un carnet, un tableau blanc ou un agenda. Si vous optez pour un tableau blanc, privilégiez les Post-Its, car cela vous permettra de modifier plus facilement la date d’échéance des tâches. En revanche, si vous avez tendance à repousser vos tâches, optez pour un marqueur, cela sera plus efficace !
Attaquez-vous aux tâches les plus désagréables en premier
C’est peut-être la méthode la moins agréable, mais aussi la plus efficace. Au lieu de placer en haut de votre liste les tâches les plus importantes ou les plus urgentes, mettez-y les tâches que vous détestez le plus. C’est sans doute la meilleure façon de lutter contre la procrastination. Cela peut être difficile au début, mais vous pourrez rapidement vous concentrer sur vos tâches préférées.
Utilisez la méthode Kanban : organisez vos tâches en colonnes
La méthode Kanban a été inventée chez Toyota dans les années 40 pour améliorer la fluidité du processus de production en signalant les tâches effectuées et celles à réaliser sur un tableau. Aujourd’hui, cette méthode est largement utilisée dans le domaine de l’informatique pour gérer les projets. Les différentes colonnes du tableau peuvent être “à faire”, “en cours” et “effectué”, mais vous pouvez également détailler davantage le processus ou l’adapter au fonctionnement de votre équipe. Nous avons récemment présenté l’outil Trello, qui vous permet de gérer vos tâches selon la méthode Kanban.
Organisez vos tâches par projets
Au lieu de catégoriser vos tâches en fonction de leur importance, de leur échéance ou de leur position dans le processus, vous pouvez les organiser par projets. Vous pouvez également utiliser des colonnes pour les organiser de cette manière. Identifiez les différents projets sur lesquels vous travaillez et ajoutez une carte pour chaque tâche à effectuer dans la colonne correspondante à chaque projet. L’avantage de cette méthode est qu’elle convient à tous les supports : papier, numérique ou Post-Its.
Classez les tâches de vos subordonnés
Si vous êtes responsable d’une équipe, il peut être utile de classer les tâches à effectuer par vos collaborateurs en fonction de leurs responsabilités. Cette méthode facilite le contrôle et vous permet de mesurer la quantité de tâches assignées à chaque personne. Une fois de plus, tous les supports conviennent : liste sur papier, liste numérique, Post-Its, etc.
Une liste quotidienne pour une meilleure organisation
Quelle que soit la méthode que vous choisissez, il peut être utile de dresser chaque matin ou chaque soir une liste des tâches à effectuer dans la journée. Pendant que votre ordinateur démarre ou s’éteint, consultez les tâches prévues dans votre liste et choisissez celles que vous devez réaliser dans les 24 heures, en fonction de leur priorité, de leur importance et de leur échéance. Si vous utilisez une liste chronologique, n’hésitez pas à regarder suffisamment loin pour repérer les projets qui demandent plus de temps.
Maintenant, à vous de tester ces différentes méthodes pour choisir celle qui vous correspond le mieux !
