Pour de nombreux professionnels, organiser son travail de façon efficace peut être un vrai défi au quotidien. Le nombre d’e-mails non-traités s’accumule, les papiers importants s’empilent et les post-it envahissent le bureau. Cette problématique est encore plus vraie pour les freelances qui doivent jongler entre leur mission, la prospection de nouveaux clients et la gestion de leur entreprise. Dans cet article, on vous donne quelques conseils pour adopter une méthode de travail pragmatique et gagner en efficacité !
1 – Optimisez votre espace de travail
La première étape et la plus importante est de créer un univers où vous vous sentez à l’aise pour travailler : votre petit cocon fonctionnel et productif. Vous devez faire en sorte d’éviter les distractions extérieures pour travailler efficacement. Dans ce petit cocon, veillez à avoir tout à portée de main, cela maximisera votre efficacité et rendra encore plus simple votre organisation.
Il est aussi important de ranger de façon efficace la totalité de vos papiers. Créer un système de classement en suivant la méthode dite de la « touche unique ». Cette méthode consiste à toucher un papier, un dossier ou alors objet sur votre bureau et de décider s’il doit être soit jeté soit rangé.
Rangez les documents c’est bien mais encore faut-il avoir un système de classement adapté pour mettre la main rapidement sur un document plus tard. Utilisez des fardes ou des lutins pour chacun de vos projets et clients. Ainsi, lorsqu’un document arrive sur votre bureau, vous savez où le ranger directement. Quelque soit le système de rangement que vous utilisez, je vous conseille, par expérience, d’adopter un système unique pour tous vos documents.
2 – Utilisez un support unique pour gérer vos tâches
Vos tâches à réaliser ne doivent être enregistrées qu’à deux endroits : dans une « to do list » ou dans votre agenda. Bannissez l’utilisation des post-it et autre pense-bête. N’inscrivez jamais une même tâche dans deux registres différents. Ainsi, si vous avez renseigné une tâche dans votre agenda, il est inutile de l’enregistrer également dans votre calendrier.
3 – Réalisez immédiatement toute tâche qui prend moins de 2 minutes
Si vous estimez qu’une tâche vous prendra moins de 2 minutes (répondre à un mail, classer des documents, passer un appel, etc.), réalisez la immédiatement. Il est inutile d’enregistrer cette tâche car vous perdriez plus de temps à classer, prioriser et revenir sur cette tâche que de l’exécuter immédiatement.
4 – Réduisez votre liste de tâches à traiter en priorité
Classez vos tâches entre « A traiter ASAP » et « A traiter plus tard ». Il est inutile d’adopter une méthode de travail plus compliqué (en numérotant, par exemple, vos tâches en fonction de leur ordre de priorité). Cette approche simple est largement suffisante. Vous constaterez que la priorisation de vos tâches « A traiter ASAP » s’effectue instinctivement à la condition que vous gardiez cette liste la plus courte possible. Pour les tâches « A traiter plus tard », passez-les en revue une fois par semaine (c’est largement suffisant) et décidez pour chacune d’entre elles si oui ou non vous devez la basculer dans la première liste, la supprimer (car elle n’a plus lieu d’être) ou la laisser dans cette liste pour la passer en revue la semaine suivante.
5 – Limitez le « bruit »
Nous sommes envahis par des notifications en tout genre. Ces interruptions sont une vraie plaie pour notre productivité. Soyez impitoyable et désabonnez-vous des listes de diffusion sans intérêt, des newsletters inutiles, des notifications sur votre téléphone et, surtout, coupez l’alerte visuelle de votre messagerie lorsque vous recevez un nouvel e-mail.
6 – Videz votre messagerie une fois par jour
À l’ère du numérique, l’un des plus grands challenges reste la gestion des e-mails. Une mauvaise gestion de vos mails peut devenir rapidement contre-productif et être une source de stress. Gardez en tête que votre boîte mail ne doit vous servir ni de « To-do list » ni de système de classement pour vos documents.
Ne laisser pas les mails non lus s’accumuler dans votre boîte mail. Mettez en place la règle du « inbox zéro ». Cette règle consiste une fois par jour à vider totalement votre boîte mail. N’hésitez pas à supprimer les mails qui ne vous servent à rien. Dès qu’un mail est traité, vous devez l’archiver ou le supprimer.
7 – Mettez en place une routine stricte
Fixez des horaires strictes pour traiter les tâches récurrentes comme par exemple la gestion de vos mails ou la prospection de vos clients. Privilégiez une ou deux plages horaires par jour et tenez vous strictement à celles-ci. Par exemple, j’ai l’habitude de traiter mes mails à 10h et à 16h. Ne cédez pas à la tentation de traiter vos mails dès que vous démarrez votre journée de travail car vous risquez de passer votre matinée à cette seule tâche. Démarrez plutôt la journée en traitant deux ou trois tâches prioritaires puis passez ensuite à la gestion de vos mails.
Toujours dans le but de gagner en efficacité, n’hésitez pas à planifier la veille pour le lendemain. L’idée ici est d’organiser votre journée en créneaux à l’aide de votre agenda, ce qui vous permettra de travailler plus efficacement. Attribuez à chaque créneau un horaire et une tâche précise. Toute interruption dans l’un des créneaux peut entraîner une perte d’efficacité et ainsi affecter toute l’organisation de votre journée et donc vous forcez à reporter du travail. Programmez ainsi seulement 50 à 60 % de votre temps pour effectuer toutes vos tâches. Gardez le reste de votre temps pour les imprévus.
8 – Utilisez des outils pour être plus productif
Commencez par créer une To-Do list pour chacune de vos journées. Une To-Do list vous permettra de travailler efficacement. Renseignez toutes les activités que vous devez faire et n’hésitez pas à les prioriser grâce à la Matrice d’Eisenhower. Cet outil vous permettra de prioriser la totalité de vos tâches et de n’accorder de l’importance qu’à ce qui est important. Il suffit de séparer toutes vos activités en 4 conditions qui sont:
- Urgent, plus important (ce que vous devez faire immédiatement)
- Important, mais pas urgent (ce que vous programmerez pour plus tard)
- Urgent, mais pas important (ce que vous devriez déléguer à quelqu’un d’autre)
- Pas urgent et pas important (ce que vous devriez éliminer)
De cette manière, votre To-Do list quotidienne sera claire et ira à l’essentiel.
Une autre méthode de travail, décomposez chacune de vos activités exigeantes et complexes en petits éléments. Cela vous donnera l’impression de réellement avancer avec des actions abordables même si le projet est gros.
N’hésitez pas, aussi, à utiliser un système pour suivre vos tâches. De nos jours, il existe un grand nombre d’outils de gestion qui permettent de centraliser ses tâches à faire, comme:
- Trello – Logiciel de gestion de projet en équipe qui permet la visualisation de tâches avec différentes rubriques.
- Monday – Espace de travail qui permet grâce en un seul coup d’œil de visualiser les tâches en cours, les tâches urgentes et celles qui sont terminées.
- Todoist – Logiciel de gestion de tâches qui permet l’organisation et la hiérarchisation de ses tâches et ses projets pour savoir exactement sur quoi travailler ensuite.
- Microsoft To do – Outil de gestion de tâches complètement gratuit qui permet d’avoir une vue d’ensemble de sa journée.
- Any.do – Application de gestion de tâches connue pour ses étiquettes qui permettent de trier facilement toutes ses listes de tâches.
- Google Keep – Interface en “post-it” de Google qui permet d’organiser ses tâches personnelles de manière assez intuitive.
- Easynote – Logiciel de gestion de tâche gratuit qui peut également servir d’outil de gestion de projet, notamment grâce à sa capacité de stockage de fichiers de 1 GB.
Vous pouvez aussi utiliser un outil de prises notes et de stockage. Cet outil va vous aider à conserver tout ce qui est notes de réunion, idées et informations. Beaucoup d’entre vous, doivent être habitués au classique petit carnet ou encore l’app « Notes » de vos téléphones, mais il existe maintenant un bon nombre d’outils développés qui permettent d’être organisé, de centraliser et retrouver toutes vos petites notes :
- Evernote – Application de prise de notes conçue pour collecter et organiser de l’information, qu’il s’agisse de texte, d’image, de document, de vidéo, d’enregistrement audio ou de page web.
- OneNote – Bloc-notes numérique qui offre de nombreuses fonctions, comme l’insertion de texte, d’images, de sons, de l’écriture manuscrite, et même des captures d’écrans
- Google Keep – Service permettant de sauvegarder des notes à tout moment, où que l’on soit. Avec son système cloud, les notes sont faciles d’accès et conservées en lieu sûr.
9 – Éviter le multitâche
On pense souvent qu’être sur plusieurs tâches en même temps est un signe d’efficacité alors que c’est tout le contraire. Faire une chose à la fois est plus efficace que de faire du multitâche, car cela vous évite de vous disperser. L’idéal est de finir totalement une tâche avant de passer à une autre. Des études ont même démontré qu’après une interruption, l’Homme peut mettre jusqu’à 20 minutes pour retrouver pleinement son efficacité.
Mais comment réussir à travailler sur plusieurs tâches en évitant le multitâche ? Vous pouvez choisir d’effectuer tout d’abord des tâches courtes et rapides, qui prennent moins de 2 minutes. Traitez immédiatement ces dernières car de toute façon, vous perdrez plus de temps à enregistrer ces tâches et à les suivre qu’à les traiter immédiatement.
10- Évitez le surmenage et déléguez quand c’est possible
Apprenez à dire “non” et n’en faites pas plus que ce que vous pouvez faire réellement. Nous sommes nombreux à vouloir trop bien faire au travail, mais il est important de connaître ses limites. N’hésitez pas à déléguer chaque fois que c’est possible. N’oubliez pas également de faire des pauses car notre capacité de concentration décroit rapidement après une heure de travail. Cela permet d’être plus productif et aide à se (re)concentrer plus facilement.
11- Le Timeboxing : se fixer une limite de temps pour réaliser une tâche
La méthode du Timeboxing est une technique de gestion du temps utilisée dans les méthodes agiles qui permet de travailler efficacement en suivant la planification et la maîtrise des délais. Souvent utilisé dans le domaine de la gestion de projets pour imposer des livraisons fréquentes et régulières, la méthode du Timeboxing permet de diviser son temps en périodes successives d’une durée égale et relativement courte.
Voici quelques méthodes qui ont fait leurs preuves:
- La méthode Pomodoro Cette méthode en 5 étapes, crée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980, permet d’organiser son temps de travail. On choisit une tâche puis on règle un minuteur pour 25 minutes. On travaille alors jusqu’à ce qu’il sonne. Lorsqu’il sonne, on prend alors une pause de 5 minutes et ainsi de suite. Lorsque l’on atteint un total de 4 sessions, on s’autorise une pause plus longue, de 15 à 20 minutes. Cette méthode favorise l’agilité de l’esprit qui est alors obligé d’alterner souvent.
- La méthode du 52/17 Cette méthode consiste à alterner 52 minutes de travail avec 17 minutes de pause. Mis à la lumière du jour par l’entreprise lettone Draugiem Group et son logiciel Desk Time, cette technique a été prouvé efficace, car travailler avec un but à court terme booste les performances.
- La méthode des sessions de 90 minutes D’après les recherches du psychologue suédois Anders Ericsson sur la nature psychologique de l’expertise et de la performance humaine, les sessions de travail de 90 minutes maximum améliorent les performances. C’est d’ailleurs grâce au rythme corporel, qui lui suit des cycles de 90 minutes (aussi bien en sommeil qu’en éveil).
Dans la même idée, ne démarrez jamais une réunion sans fixer un objectif claire et une limite de temps. Personnellement, j’ai l’habitude de limiter mes réunions à 30 minutes et, dans tous les cas, je m’interdis de prolonger une réunion au-delà d’une heure. Pour vous en tenir à des réunions courtes, utilisez un chronomètre visible par tous les participants et informez les que la réunion prendra fin au terme du temps imparti.
12 – Continuez à apprendre pour booster votre productivité
L’efficacité au travail est un thème sur lequel de nombreux auteurs se sont penchés. Pour vous aider à aller plus loin et gagner en productivité, voici une sélection d’ouvrages parmi les plus populaires sur le sujet.
- “Zen To Done : The Ultimate Simple Productivity System” de Leo Babauta – L’idée est de tout réussir sans stresser ! Finis les to-do lists qui s’allongent et se multiplient ou encore les journées non-productives ! Dans ce livre, Leo Babauta, nous présente un système d’organisation à la fois simple et efficace, la méthode ZTD (Zen To Done). Cette méthode permet de venir à bout de toutes ses tâches quotidiennes, de réaliser ses projets, de structurer ses journées, de faire ce que vous avez à faire sans vous laisser distraire tout en y prenant du plaisir !
- “Effective Executive” ou “L’Efficacité, objectif numéro 1 des cadres” de Peter Drucker – Avec ce livre, Peter Drucker, célèbre spécialiste et théoricien du management, nous aide à être efficace, à connaître et à régir notre temps tout en nous apprenons à nous interroger sur ce que nous apportons plutôt que sur ce que les autres nous doivent. Grâce à ses 5 principes fondamentaux, Peter Drucker nous donne les clés pour réussir à prendre des décisions efficaces.
- “Priorité aux priorités : Vivre, aimer, apprendre et transmettre” de Stephen R. Covey – Dans ce livre, Stephen R. Covey, nous dévoile LA méthode pour gérer son temps, s’organiser et atteindre ses objectifs. Avec une multitude d’idées et de conseils pour illustrer ses propos, Covey nous apprend à apprivoiser le temps et en faire son allié, en l’incluant comme une donnée fondamentale le développement de sa personnalité.
- “The Power of Full Engagement” de Jim Loehr et Tony Schwartz – Pour Jim Loehr et Tony Schwartz, on fait l’erreur de penser que c’est la gestion du temps et non celle de son énergie qui est la clé du succès pour obtenir une performance de haut niveau. À l’aide de leur programme scientifique qu’ils ont élaboré à partir de leur expérience auprès d’athlètes sportifs, il nous prouve que travailler sur son énergie à l’aide de 4 piliers transforme radicalement notre vie.
- “Votre temps est infini” de Fabien Olicard – Le constat implacable de Fabien Olicard : nous n’utilisons pas bien notre temps. L’objectif de cet ouvrage est alors simple : nous rendre les clefs de notre temps ! Face aux sollicitations qui nous détournent de nos objectifs réels, Fabien Olicard nous propose une réelle détox de nos mauvaises habitudes pour nous permettre de véritablement décupler notre vie.
Maintenant, vous avez toutes les astuces pour travailler efficacement, alors mettez-les en pratique et observez les résultats !
