Pour créer des documents et rédiger des textes, Microsoft Word fait partie des logiciels indispensables. Dans un contexte professionnel ou personnel, les .doc et .docx sont presque devenus la norme. Le logiciel de traitement de texte a été lancé en 1983 sous le nom de Multi-Tool Word avant d’intégrer le Pack Office en 1993. Depuis, il a bien évolué jusqu’à la quinzième version, intitulée Microsoft Word 2013. Si l’outil est excellent, c’est parce qu’il est facile à prendre en main. Mais il regorge d’astuces à connaître pour maîtriser l’outil de traitement de texte. Nous nous sommes basés sur Microsoft Word 2010 pour réaliser notre recueil de fonctionnalités à connaître. Mais celles-ci sont compatibles avec la plupart des versions récentes. Si vous connaissez d’autres fonctionnalités, n’hésitez pas à les proposer en commentaires !
Si vous souhaitez devenir un(e) expert(e) sur Word, il existe des formations dédiées qui vous permettront de développer vos compétences sur ce logiciel.
Les raccourcis clavier sur Microsoft Word
Comme de nombreux logiciels, Microsoft Word propose des raccourcis clavier pour améliorer sa productivité. Voici les 15 principaux raccourcis à connaître :
- CTRL+S : sauvegarder le document
- F2 : enregistrer sous…
- CTRL+O : ouvrir un document
- CTRL+N : créer un nouveau document
- CTRL+F : chercher du texte dans le document. F5 fonctionne aussi.
- CTRL+Z : annuler une action, revenir en arrière
- CTRL+Y : rétablir ou répéter une action
- CTRL+P : imprimer le document. CTRL+F2 fonctionne aussi.
- CTRL+G : mettre un texte en gras. CTRL+I pour l’italique et CTRL+U pour souligner.
- CTRL+SHIFT+V : coller uniquement le texte. CTRL+V pour utiliser le collage par défaut.
- CTRL+F4 : fermer la fenêtre. CTRL+W et ALT+F4 fonctionnent aussi.
- ALT+IMP ÉCR : permet d’effectuer une capture d’écran de la fenêtre active uniquement.
- TAB : pour passer à la cellule suivante dans un tableau. SHIFT+TAB pour revenir en arrière.
- CTRL+Flèche latérale : permet de déplacer le curseur, mot à mot.
- SHIFT+Flèche latérale : permet de sélectionner du texte.
Les deux derniers raccourcis peuvent être combinés. Ainsi, CTRL+SHIFT+Flèche latérale permet de sélectionner du texte rapidement. CTRL+BACKSPACE permet de supprimer un mot entier, etc. La plupart des raccourcis cités dans cette liste sont disponibles pour tous les logiciels de la suite Microsoft Office et de nombreux logiciels Windows. Vous pouvez également utiliser la touche ALT : des lettres vont alors apparaître, vous permettant d’accéder à diverses sections du logiciel. Ainsi, presser la touche ALT puis la touche 1 permet d’enregistrer le document.
Mettre en forme le texte et reproduire la mise en forme
Pour mettre en forme un texte sur Word, vous devez utiliser l’onglet Accueil sur le ruban. Le ruban est le nom donné à la barre horizontale, placée en haut de votre logiciel. Elle regroupe l’ensemble des possibilités offertes par Microsoft Word, et prend la forme d’un bandeau. Divers onglets sont disponibles : Fichier, Accueil, Insertion, Mise en page… Ces onglets sont ensuite découpés en sections : presse-papiers, police, paragraphe… La section Police de l’onglet Accueil du ruban permet donc de modifier l’apparence du texte : police d’écriture, taille du texte, gras, souligné, italique, barré, exposant, indice, couleur de police, effet de texte, couleur de surbrillance… Vous pouvez également effacer la mise en forme grâce à l’icône Gomme, situé en haut à droite de la section.
Pour reproduire la mise en forme, sélectionnez d’abord le texte source (celui mis en forme comme vous le souhaitez). Cliquez ensuite sur le bouton Reproduire la mise en forme de la section Presse-papiers (onglet Accueil), puis sélectionnez le texte à mettre en forme. C’est pratique !
Encadrer un texte ou un paragraphe
Dans certains cas, encadrer un paragraphe peut être utile. Pour ce faire, il suffit de sélectionner le morceau choisi, avant de cliquer sur cet icône de la section Paragraphe du ruban Accueil. Vous pourrez alors ajouter une bordure inférieur, supérieure, latérale, ou encadrer entièrement un texte. Pour aller plus loin, vous pouvez cliquer sur Bordure et trame pour personnaliser le fond et vos bordures.
Appliquer un thème Word à son document
Avant d’appliquer des styles à votre texte, vous pouvez choisir un thème prédéfini. Utilisez le bouton dédié, situé à gauche de l’onglet Mise en page. Plusieurs thèmes sont disponibles, vous pouvez également changer les couleurs, les polices et les effets. Si vous le souhaitez, il est tout à fait possible d’enregistrer la mise en forme actuelle pour la mettre en place facilement sur un autre document.
Uniformiser la mise en forme d’un document Word avec les styles
Les styles, sur Microsoft Word, sont très importants. Ils sont accessibles via l’onglet Accueil, et permettent d’organiser un document. Vous pouvez ainsi appliquer le style « Titre » au titre de votre document, le style « Titre 1 » aux titres de premier niveau et ainsi de suite. Cette fonctionnalité organise votre document, uniformise sa mise en forme et permet au logiciel de hiérarchiser vos contenus pour le sommaire. Nous vous conseillons d’utiliser les styles dès la création de votre document.
Ajouter une page de garde et sauvegarder un modèle
Sur Microsoft Word, vous pouvez ajouter une page de garde pour illustrer votre document. Il suffit de cliquer sur le ruban Insertion. Elle se place logiquement avant les autres pages de votre fichier. De nombreux modèles sont disponibles. Vous pouvez également créer vous-même votre page et la sauvegarder. Ainsi, vous pourrez ajouter cette même page de garde sur de futurs documents !
Insérer un tableau et utiliser une mise en forme prédéfinie
Si Word ne remplacera jamais Excel, vous pouvez insérer un tableau au sein d’un document Word. Il suffit de cliquer sur le bouton Tableau et choisir le nombre de lignes et de colonnes. Vous pouvez également insérer un tableau Excel au sein d’un document Word et choisir un style prédéfini pour votre tableau : avec sous-titres, calendrier, listes tabulaires, matrices ou tableaux doubles. Si vous le souhaitez, vous pouvez enregistrer un style, comme pour la page de garde.
Mettre en forme un tableau
Si vous le souhaitez, vous pouvez personnaliser entièrement la mise en forme de votre tableau. La fonctionnalité a été grandement améliorée depuis les premières versions du logiciel. Une fois inséré, sélectionnez votre tableau. Un nouvelle partie va apparaître sur le ruban : Outils de tableau. Utilisez ensuite les onglets Création et Disposition pour mettre en forme votre tableau. Vous pouvez également effectuer un clic droit sur votre tableau, puis Bordure et trame, pour personnaliser davantage la mise en forme de votre tableau. Pour conserver une cohérence entre vos différents documents et gagner en productivité, n’hésitez pas à enregistrer un nouveau style de tableau !
Créer un schéma, un organigramme, une pyramide, un cycle…
Microsoft Word permet d’intégrer de nombreux schémas. Il s’agit de la fonctionnalité SmartArt, disponible sur le ruban, onglet Insertion. Vous pouvez personnaliser les couleurs, les textes, la forme… De nombreux modèles sont disponibles : liste, processus, cycle, hiérarchie, relation, matrice, pyramide, image… Une bonne manière d’illustrer ses documents.
Créer un graphique : courbes, histogramme, barres…
Rappelons-le, Word n’est pas voué à remplacer Excel. Mais vous pouvez tout de même créer des graphiques basés sur des données chiffrées, et c’est pratique dans de nombreuses situations. Il suffit de cliquer sur le bouton Graphique, à droite du bouton SmartArt. De nombreux types de graphiques sont disponibles : histogramme, courbes, secteurs, barres, aires, nuage de points, boursier, surface, anneau, bulles et radar. Vous pouvez choisir quel type de graphique vous souhaitez utiliser par défaut, et gérer différents modèles pour personnaliser votre représentation.
Insérer un numéro de page
L’insertion des numéros de page est très utilisée. Mais ce n’est pas la fonctionnalité la plus accessible sur Microsoft Word, surtout depuis l’arrivée du ruban en 2007. Sur les nouvelles version du logiciel, vous devez sélection l’onglet Insertion du ruban, puis Numéro de page. Vous pouvez ajouter un numéro de page en bas, en haut, ou sur les marges de la page. Plusieurs formats sont disponibles et vous pouvez même ajouter le numéro du chapitre.
Supprimer le numéro de page de la première page
Souvent, il est bon de numéroter les pages, sauf la page de garde. C’est tout à fait possible sur Microsoft Word. Insérer d’abord vos numéros de pages. Ensuite, double cliquez sur la numérotation de la première page. Des options vont alors apparaître dans le ruban : Outils En-têtes et pieds de page. Cochez la case Première page différente, et le tour est joué !
WordArt : insérer un texte en relief avec des effets, une ombre…
Souvenez-vous, en 1999. Vous veniez d’installer Word 97, et vous découvriez les WordArt : ces textes en relief, très modernes à l’époque. Aujourd’hui, ils ont un peu vieillis, mais ils existent toujours ! À droite de l’onglet Insertion du ruban, cliquez sur WordArt et choisissez votre modèle. Heureusement, ceux-ci ont été largement revus depuis l’arrivée de l’effet WordArt sur le Pack Office !
Dater un document Word (date et heure)
Vous pouvez insérer la date du jour et/ou l’heure dans un document Word. Cette fonctionnalité est utile si vous imprimez le document, puisqu’elle peut être actualisée en temps réel. Dans le ruban, onglet Insertion, sélectionnez Date et heure. Une fenêtre s’ouvre ; de nombreux formats sont disponibles, les données correspondent au jour et à l’heure indiqués sur votre ordinateur.
Insérer un symbole ou un caractère spécial sur Word
É majuscule, œ collé, Ç cédille majuscule… Ces symboles ne sont pas présents sur un clavier d’ordinateur. Pourtant, rappelons-le : en français, les accents ont pleine valeur orthographique. Pour insérer un symbole ou un caractère spécial, un bouton dédié est présent à droite de l’onglet Insertion du ruban. Les symboles Copyright ©, n’égale pas ≠, les flèches → et ← sont également disponibles.
Ajuster les marges et changer l’orientation portrait/paysage
Par défaut, les marges d’un document Word font 2,5 centimètres. Vous pouvez rendre ces marges plus étroites ou plus larges via l’onglet Mise en page du ruban. Si vous éditez un ouvrage, vous pouvez également choisir l’emplacement de la reliure. Il est possible de changer l’orientation du document Word (portrait ou paysage) changer le type de papier de l’imprimante, et l’alignement vertical. Une fonctionnalité utile pour centrer un texte au milieu d’une page.
Ajouter une couleur de fond à un document Word
Le blanc vous ennuie ? Pour ajouter une couleur de fond à un document Word, il suffit d’utiliser le bouton dédié, disponible via l’onglet Mise en page. De nombreuses couleurs sont disponibles par défaut, vous pouvez même choisir la couleur exacte de votre choix. Des motifs et des textures sont également disponibles, et vous pouvez ajouter une bordure à votre page pour aller plus loin. Prévoyez simplement quelques cartouches d’encre si vous comptez imprimer votre document !
Changer l’alignement d’une image par rapport au texte
Sur Microsoft Word, il est très simple d’insérer une image (onglet Insertion du ruban). Néanmoins, le comportement souhaité des images n’est pas toujours le même. Parfois, on souhaite que l’image soit sur le texte. Parfois, on souhaite qu’elle soit alignée sur le texte, ou derrière le texte. Ces options sont facilement paramétrables : sélectionnez votre image, un onglet Format va apparaître. Utilisez les boutons Position et Renvoyer à la ligne automatiquement pour modifier l’alignement de votre image.
Imiter un article de presse en utilisant les colonnes
Microsoft Word permet d’écrire sur plusieurs colonnes. De cette manière, votre document va ressembler à un article de presse. Pour ce faire, il suffit d’utiliser le bouton Colonnes de l’onglet Mise en page. Plusieurs configurations sont possibles : 2 colonnes, 3 colonnes, 4 colonnes… Vous pouvez aussi créer des colonnes de différentes tailles, pour aller plus loin.
Insérer une note de bas de page ou ajouter une note de fin
Dans certains cas, expliquer une notion ou faire référence à un ouvrage n’est pas simple à insérer au sein du texte. D’où l’intérêt des notes de bas de page et des notes de fin. Vous pouvez les insérer via un bouton dédié de l’onglet Références, dans le ruban. Pratique !
Ajouter un sommaire / une table des matières sur Word
Une fois votre document organisé grâce aux styles, vous pouvez ajouter un sommaire. Utilisez le bouton Table des matières de l’onglet Références. Des modèles sont disponibles, mais n’hésitez pas à cliquez sur Insérer une table des matières. Les possibilités de personnalisation sont nombreuses, du style des textes aux caractères de suite en passant par les niveaux à afficher. Ensuite, vous devrez mettre à jour la table à la main, en cliquant sur le bouton dédié ou via un clic droit sur le sommaire.
Modifier le type d’affichage : page, plein écran, plan, brouillon…
Plusieurs types d’affichage sont disponibles sur Microsoft Word :
- Page : pour afficher les pages du documents, les unes à la suite des autres
- Lecture plein écran : conseillé pour lire un document Word sans le modifier
- Plan : pour mieux cerner la construction d’un document en visualisant sa hiérarchie
- Brouillon : pour écrire du texte au kilomètre sans modifier sa mise en forme.
Le type Web est également disponible mais peu utilisé. Ces options sont disponibles au sein de l’onglet Affichage du ruban horizontal. D’autres options sont disponibles, pour afficher une règle, un quadrillage, une seule page ou deux par écran, etc.
Si vous n’arrivez pas à utiliser l’une des fonctionnalités offertes par Microsoft Word, ou si vous avez une question liée à l’utilisation de Microsoft Word, n’hésitez pas à commenter l’article.
À noter : des formations Word existent si vous souhaitez vous initier au logiciel pour maîtriser les fonctionnalités de base.
