Microsoft Excel est certainement le logiciel le plus complexe de la suite Microsoft Office. Il est facile à prendre en main pour créer des tableaux, mais il existe des astuces pour profiter pleinement des nombreuses fonctionnalités du logiciel. Ces astuces sont basées sur Microsoft Excel 2010, mais il peut y avoir de légères variations pour les versions antérieures à 2007. Si vous avez d’autres astuces que vous utilisez au quotidien, n’hésitez pas à les partager ! De même, si vous rencontrez des difficultés pour effectuer certaines actions sur Excel, n’hésitez pas à commenter cet article et nous essaierons de vous répondre rapidement.
Si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez également suivre une formation pour devenir un expert d’Excel.
Les raccourcis clavier sur Microsoft Excel
Comme de nombreux logiciels, il existe des raccourcis clavier très utiles pour être plus productif sur Excel. En plus des traditionnels Ctrl+S pour sauvegarder un document ou Ctrl+C pour copier un élément, voici 10 raccourcis spécifiques à Excel qui vous permettront d’aller plus vite :
- Recalculer les données : F9
- Insérer la date du jour : CTRL+; (point virgule)
- Insérer l’heure : CTRL+: (deux points)
- Atteindre une cellule ou un tableau : F5
- Sélectionner toute une colonne active : CTRL+Espace
- Sélectionner toute une ligne active : SHIFT+Espace
- Sélectionner toute la feuille Excel : CTRL+A
- Faire un collage spécial sur Excel (pour ne coller que les données, etc.) : CTRL+ALT+V
- Insérer une somme automatique : ALT+=
- Masquer (et surtout ré-afficher) le ruban des fonctionnalités : CTRL+F1
Les fonctions Excel
Sur Excel, il existe de nombreuses fonctions qui permettent d’effectuer des calculs, de rechercher des données ou d’obtenir des informations. Pour insérer une fonction, il suffit de cliquer sur l’icône Fx qui se trouve sous le ruban. Toutes les cellules qui contiennent une fonction commencent par le signe égal (=). Si vous connaissez certaines fonctions, vous pouvez y accéder directement en saisissant le signe égal suivi du nom de la fonction dans une cellule. Pour découvrir toutes les fonctions Excel et leurs utilisations, vous pouvez consulter notre liste des fonctions Excel à connaître.
Nommer un tableau sur Excel
Dans certains cas, il peut être utile de donner un nom à un tableau sur Excel. Pour cela, vous devez sélectionner la plage de cellules que vous souhaitez nommer (par exemple, de la cellule B2 à la cellule E7). Ensuite, cliquez sur le champ situé à gauche, sous le ruban, et saisissez le nom de votre choix. Dans notre exemple, nous avons nommé notre tableau “Data”. Une fois nommé, vous pouvez utiliser les données de votre tableau très facilement. Par exemple, pour connaître la somme des données présentes dans notre tableau, il suffit de saisir “=SOMME(Data)”. Vous pouvez accéder au gestionnaire de noms via l’onglet Formules du ruban.
Le copier-coller des fonctions Excel
Très souvent, les fonctions d’un tableau se suivent et se ressemblent. Pour cette raison, Excel utilise certaines règles lorsque vous copiez-collez une fonction afin de conserver la logique de vos calculs. Par exemple, si la colonne D2 correspond à la somme des valeurs de la ligne, il suffit de copier la fonction D2 et de la coller en D3 pour obtenir la somme des données de la troisième ligne.
Créer une suite logique grâce au cliquer-glisser
Au lieu de copier-coller les formules, vous pouvez les dupliquer en utilisant la fonction de cliquer-glisser. Il vous suffit de sélectionner la ou les cellules sources, puis de placer votre curseur en bas à droite de la cellule. Une petite croix apparaîtra, vous permettant de copier et coller facilement la formule (ou une série de formules) vers le côté ou vers le bas. Certaines valeurs, telles que des plages de cellules, seront automatiquement remplacées pour conserver la logique de vos fonctions.
Vous pouvez également créer une suite logique en utilisant cette astuce, mais vous devez obligatoirement sélectionner plusieurs cellules. Par exemple, si deux cellules adjacentes contiennent deux dates qui se suivent (par exemple, le 16 octobre et le 17 octobre), vous pouvez les sélectionner, cliquer sur la petite croix en bas à droite de la cellule et glisser votre curseur sur plusieurs cellules pour afficher le 18 octobre, le 19 octobre, le 20 octobre, et ainsi de suite. Cette astuce fonctionne également pour les suites de nombres.
Figer la ligne, la colonne ou la cellule dans une fonction Excel
Dans certains cas, vous souhaiterez “figer” une ligne, une colonne ou une cellule dans une suite de fonctions. Par exemple, pour diviser un calcul par la même cellule, quel que soit l’emplacement de la formule. Pour ce faire, lorsque vous saisissez votre formule, appuyez sur la touche F4 lorsque la cellule en question est mentionnée. Par exemple, saisissez “=SOMME(D4”, puis appuyez sur F4. Le début de votre fonction se transformera en “=SOMME($D$4”. Le symbole dollar indique que l’élément suivant est figé (dans cet exemple, la colonne D et la ligne 4 sont figées). Pour figer uniquement la ligne ou la colonne, il suffit d’appuyer à nouveau sur F4. Il s’agit d’une astuce à connaître !
Appliquer une mise en forme selon les données d’un tableau
Pour mieux visualiser les valeurs d’un tableau, vous pouvez appliquer une mise en forme conditionnelle. Rendez-vous dans l’onglet Accueil du ruban, puis cliquez sur Mise en forme conditionnelle et choisissez les règles de votre choix. Vous pouvez également afficher des icônes en fonction des données du tableau.
Modifier l’affichage d’une cellule selon le type de données
Excel vous permet de modifier l’affichage d’une cellule en fonction du type de données qu’elle contient. Il peut s’agir d’un texte, d’une valeur, d’une date, d’un prix, etc. Pour cela, sélectionnez la cellule (ou la plage de cellules de votre choix), faites un clic droit, puis choisissez “format de cellule”. Cette astuce vous permet également de choisir le nombre de chiffres après la virgule. Il suffit de sélectionner la catégorie “Nombre” puis de spécifier le nombre de décimales après la virgule. C’est très pratique !
Les Tableaux Croisés Dynamiques sur Excel
Les Tableaux Croisés Dynamiques sont une fonctionnalité essentielle de Microsoft Excel. Ils permettent de créer des tableaux complexes en croisant plusieurs plages de données. Prenons l’exemple des statistiques Facebook. Nous avons exporté les statistiques de la page Facebook du Blog du Modérateur (publications) sur une période donnée pour évaluer la portée des publications en fonction de l’heure, du jour et du type de contenu partagé. Nous avons retraité certaines données pour mettre en évidence les heures et les jours des publications. Une fois les données préparées, nous avons utilisé l’onglet Insertion pour insérer un Tableau Croisé Dynamique. Nous avons sélectionné toutes les données et créé notre TCD dans une nouvelle feuille de calcul.
Un tableau apparaît alors, avec la liste des champs du tableau croisé dynamique et quatre zones :
- Étiquettes de colonnes : l’heure, dans notre exemple,
- Étiquettes de lignes : le jour, dans notre exemple,
- Valeurs : la portée des publications dans notre exemple,
- Filtre du rapport : le type de contenu dans notre exemple.
Il suffit de faire glisser les champs disponibles dans les bonnes zones pour créer votre tableau croisé dynamique. Il est généralement bon de vérifier les paramètres des champs de valeur en faisant un clic droit sur les données présentes dans la zone valeur. Dans notre exemple, nous avons dû choisir “Moyenne” au lieu de “Nombre” pour obtenir la moyenne des portées. Voici le tableau que nous obtenons après avoir ajouté une mise en forme conditionnelle. Il met en évidence la portée moyenne des publications en fonction de l’heure et du jour de publication, et filtré selon le type de post (ceci est un exemple non représentatif, les données ne sont pas assez nombreuses).
Modifier la hauteur d’une ligne ou la largeur d’une colonne
Pour modifier la taille d’une ligne ou d’une colonne, faites un clic droit sur le numéro de la ligne ou la lettre de la colonne, puis choisissez “hauteur de ligne” ou “largeur de colonne”. Vous pouvez spécifier la largeur par défaut des colonnes grâce au bouton “Format” de l’onglet Accueil du ruban.
Insérer une ligne ou une colonne
Pour insérer une ligne, faites un clic droit sur le numéro d’une ligne. Pour insérer une colonne, faites un clic droit sur la lettre d’une colonne. La ligne ou la colonne sera insérée immédiatement avant la position de votre clic. Vous pouvez également utiliser l’onglet Accueil du ruban pour insérer une ligne ou une colonne, ainsi que pour les supprimer.
Gérer plusieurs feuilles Excel dans un classeur
Un document Excel peut être composé de plusieurs feuilles, également appelées onglets. Le document complet est appelé classeur. Vous pouvez ajouter facilement des feuilles en utilisant le bouton dédié en bas à gauche de la fenêtre (ou en utilisant le raccourci clavier MAJ+F11). N’hésitez pas à donner un nom à vos feuilles pour une meilleure lisibilité. Vous pouvez également attribuer une couleur à un onglet pour le repérer plus facilement (faites un clic droit sur l’onglet).
Toujours afficher la première ligne / la première colonne sur Excel
Sur Excel, vous pouvez figer les volets pour toujours afficher la première ligne ou la première colonne. Vous pouvez également choisir de figer plusieurs lignes ou plusieurs colonnes. Pour cela, sélectionnez la première cellule qui ne sera pas figée. Par exemple, si vous souhaitez figer la ligne 1 et la colonne A, sélectionnez la cellule B2. Dans l’onglet Affichage, choisissez “Figer les volets” et le tour est joué.
Créer un graphique à partir de données Excel
Créer un graphique sur Excel est très facile. Il vous suffit de sélectionner vos données, puis de choisir le type de graphique souhaité dans l’onglet Insertion. Vous pouvez également créer un graphique dans une cellule spécifique. On appelle cela un graphique Sparkline.
Utiliser un axe secondaire sur un graphique Excel
Cette astuce, valable également sur Word, permet d’améliorer la visibilité d’un graphique. Vous pouvez ajouter un axe secondaire en ordonnées pour mettre en forme deux séries de données dont les valeurs sont très éloignées. Une fois votre graphique créé, faites un clic droit sur l’une des courbes, puis cliquez sur “Mettre en forme une série de données”. Vous n’avez plus qu’à choisir “Axe secondaire” pour améliorer la visibilité de votre graphique.
Faire un calcul matriciel sur Excel (résultat sur plusieurs cellules)
Dans certains cas, le résultat d’un calcul sur Excel ne peut pas être affiché dans une seule cellule. On parle alors de calcul matriciel. C’est notamment le cas de la fonction TRANSPOSE, qui permet de transposer une matrice. Pour ces fonctions matricielles, vous ne pouvez pas appuyer sur ENTER pour valider la formule. Vous devez sélectionner la plage de sortie, saisir votre formule, puis appuyer sur CTRL+MAJ+ENTER. De cette manière, le résultat de votre calcul matriciel sera affiché sur l’ensemble des cellules sélectionnées.
Ajouter des compléments à Microsoft Excel
Malgré toutes ses fonctionnalités, il peut arriver que Microsoft Excel ne réponde pas à tous vos besoins. Dans ce cas, vous pouvez ajouter des compléments à Excel. Par exemple, XLSTAT ou Analysis ToolPak vous permettent d’effectuer de nombreuses analyses statistiques. Pour ajouter un complément à Excel, rendez-vous dans les options (onglet Fichier), puis dans la section “Compléments”. Cliquez sur “Atteindre” pour gérer ou ajouter des compléments au logiciel.
Trier et filtrer les données d’un tableau Excel
Trier les données sur Excel est très facile. Sélectionnez d’abord votre tableau (avec ou sans les en-têtes), puis cliquez sur Trier dans l’onglet Données. Une fenêtre s’ouvrira, vous permettant de trier votre tableau selon une colonne spécifique et de choisir l’ordre de tri (du plus petit au plus grand, par exemple). Dans l’exemple ci-dessous, nous avons trié un tableau Excel selon les notes obtenues en français.
Évidemment, dans ce cas, toutes les lignes seront conservées, seul l’ordre des lignes sera modifié. Vous pouvez également filtrer les données pour n’afficher que celles qui correspondent à certains critères. Par exemple, vous pouvez filtrer les données pour n’afficher que les clients d’une certaine ville. Pour cela, il suffit de sélectionner votre tableau, puis de cliquer sur Filtrer dans l’onglet Données.
Sélectionner un tableau en entier ou atteindre la fin d’Excel
Sur Excel, deux raccourcis clavier sont particulièrement utiles : CTRL+Flèche et SHIFT+Flèche. Le premier permet d’atteindre la dernière colonne ou la dernière ligne d’une série de données. Le second permet de sélectionner la cellule suivante. CTRL+SHIFT+Flèche permet donc de sélectionner tout un tableau. Il vous suffit de vous placer sur la première cellule d’un tableau, d’utiliser CTRL+SHIFT+Flèche droite, puis CTRL+SHIFT+Flèche du bas. De la même manière, vous pouvez atteindre la fin d’une feuille Excel (XFD1048576) en utilisant CTRL+Flèche droite puis CTRL+Flèche du bas.
Personnaliser l’impression d’un tableau Excel
Les feuilles Excel sont pratiques pour regrouper de nombreuses données, mais l’impression brute des classeurs Excel peut donner des résultats peu convaincants. Pour améliorer l’impression des tableaux Excel, vous pouvez passer par l’onglet Mise en Page, puis cliquer sur “Imprimer les titres”. Une fenêtre s’ouvrira, vous permettant de choisir une zone d’impression, les titres à imprimer, etc. Vous pouvez également choisir d’imprimer le quadrillage, les commentaires Excel et les erreurs générées par vos fonctions.
Restreindre les valeurs sur Excel
Sur Excel, vous pouvez définir des règles pour restreindre les données. Par exemple, si vous avez un tableau contenant les notes des étudiants, et que vous souhaitez limiter les notes à une plage spécifique (par exemple, de 0 à 20), vous pouvez définir cette règle. Sélectionnez la plage de données de votre choix, puis choisissez “Validation des données” dans l’onglet Données. Si une valeur incorrecte est saisie, un message d’erreur s’affichera.
Grouper les lignes sur Excel (calcul de sous-total, etc.)
Regrouper les lignes permet d’améliorer la lisibilité d’un tableau sur Excel. Dans l’exemple ci-dessous, nous avons regroupé les lignes Grammaire et Orthographe sous la ligne Français, car il s’agit de matières liées au français. Il suffit de sélectionner les lignes secondaires, puis de cliquer sur “Grouper” dans l’onglet Données. Vous pouvez également dissocier les lignes ou calculer un sous-total.
Convertir un fichier Excel en PDF
Vous pouvez facilement convertir un fichier Excel en PDF. La méthode dépend de votre version de Microsoft Excel :
- Microsoft Excel 2010 et 2013 : utilisez la fonction “Enregistrer sous”. Choisissez le format de fichier PDF, et le tour est joué.
- Microsoft Excel 2007 : ajoutez le complément “Enregistrement en PDF ou XPS dans Microsoft”, et le tour est joué.
La conversion des fichiers Excel en PDF n’est pas possible dans les versions antérieures d’Excel.
Les macros sur Excel
Les macros sont indispensables sur Excel. Elles permettent d’enregistrer des actions simples ou complexes. Créer une macro peut prendre du temps, mais une fois créée, Excel reproduira vos actions à votre place. Les macros Excel permettent de gagner beaucoup de temps ! Pour créer, afficher, modifier ou exécuter une macro Excel, accédez à l’onglet Affichage, puis cliquez sur Macros. N’hésitez pas à utiliser cette fonctionnalité !
Les options sur Microsoft Excel
Les options générales des logiciels de la suite MS Office ne sont pas très accessibles. Vous devez vous rendre dans l’onglet Fichier, puis dans les options pour y accéder. Mais ne négligez pas cette section ! De nombreux paramètres peuvent être modifiés, notamment :
- Le calcul automatique des fonctions de votre feuille Excel
- L’enregistrement automatique de vos documents Excel
- Le déplacement de la sélection après la validation d’une cellule
- La personnalisation de la barre d’accès rapide
- La personnalisation du ruban
Convertir un CSV en fichier Excel
Pour convertir un fichier CSV en fichier Excel, vous avez deux possibilités :
- Faites un clic droit sur le fichier CSV, puis choisissez “Ouvrir avec… Excel”.
- Ouvrez Excel, allez dans l’onglet Données, puis cliquez sur “À partir du texte”. Ensuite, laissez-vous guider par l’assistant d’importation. En général, les données sont séparées par des virgules et les textes sont placés entre guillemets. Mais vous pouvez personnaliser ces paramètres ainsi que le format de chaque colonne importée.
Pour maîtriser toutes les fonctionnalités d’Excel, nous vous recommandons de suivre des formations dédiées à Excel qui vous permettront de développer vos compétences.
