De la rémunération brute au salaire net à payer, il y a plusieurs retenues à prendre en compte lors de la gestion de la paie d’un salarié. Voici les points essentiels à connaître pour produire une paie conforme !
Collecter les informations nécessaires à la paie
Faire la paie d’un salarié ne se limite pas à éditer une simple fiche de salaire. Avant cela, il est crucial de rassembler toutes les variables liées à la situation personnelle du salarié, aux conventions collectives en vigueur et à son contrat de travail. Ces variables sont diverses : primes (objectifs, vacances, etc.), heures supplémentaires ou complémentaires, congés payés, RTT, absences rémunérées ou non, absences maladie, remboursement des frais de transport, avantages conventionnés, heures majorées, etc. Tous ces éléments impactent le calcul du salaire brut initial.
Calculer les charges sociales
Différentes charges sociales sont prélevées sur le salaire afin de financer le système social français (sécurité sociale, assurance chômage et formation). Ces charges se divisent en trois catégories :
- Cotisations patronales : supportées uniquement par l’employeur, elles ne sont pas déduites du salaire brut, mais prélevées à part. Elles sont mentionnées sur la fiche de paie et couvrent notamment l’accident du travail, le fonds d’aide au logement, la contribution solidarité autonomie (CSA) et les allocations familiales.
- Contributions salariales : payées exclusivement par le salarié, elles sont appelées contributions et servent au financement de la sécurité sociale (CSG et CRDS). La base de calcul de ces contributions est plus large que celle des cotisations sociales.
- Cotisations salariales et patronales : elles sont payées à la fois par l’employeur et le salarié, et sont indiquées sur la fiche de paie. Il est important de distinguer le taux patronal et le taux salarial (cotisations de sécurité sociale, retraite complémentaire). Le bulletin de paie comprend ainsi deux colonnes : “taux patronal” et “taux salarial”.
Ces charges et contributions sociales sont accompagnées de taxes, des prélèvements fiscaux qui correspondent à des prestations de services publics. Il est crucial de noter que leur montant ne dépend pas du service rendu. Parmi ces taxes, on trouve les taxes sur les salaires, la taxe construction, ainsi que la contribution unique à la formation et à l’alternance (fusion de l’ancienne taxe d’apprentissage et de la contribution à la formation).
Comprendre le prélèvement à la source
Depuis un certain temps, l’impôt sur le revenu est prélevé directement sur la rémunération du salarié. En tant qu’employeur, vous êtes responsable de reverser cette somme à l’administration fiscale. On qualifie ainsi l’employeur de collecteur de l’impôt au profit de l’État.
Le montant du prélèvement à la source (PAS) est calculé en multipliant le salaire net imposable par le taux de prélèvement. Ce taux peut être :
- Personnalisé : calculé par l’administration fiscale en fonction de l’ensemble des revenus du foyer fiscal, puis transmis à l’employeur.
- Individualisé : spécifique à chaque individu d’un foyer fiscal, calculé par l’administration et transmis à l’employeur.
- Neutre : défini par l’administration selon un barème et ne tenant pas compte d’éventuels revenus complémentaires du salarié.
Le salarié peut choisir le taux à appliquer sur sa fiche de paie. Par exemple, il peut décider de ne pas divulguer d’autres revenus et opter pour le taux neutre. Dans tous les cas, ces taux ne peuvent pas être modifiés par l’employeur, même si le salarié en fait la demande. Dans ce cas, le salarié doit contacter directement l’administration fiscale.
En résumé : du brut au net
Nous avons passé en revue les principaux éléments à inclure sur une fiche de paie afin de produire la rémunération d’un salarié. Mais comment passer du salaire brut au salaire net à payer ?
- Étape 1 : Calcul du net imposable : déduction de toutes les cotisations sociales du salaire brut (environ 23%).
- Étape 2 : Calcul du salaire net avant impôts : soustraction du montant net imposable des diverses retenues (titres restaurants, indemnités de transport, etc.), ainsi que de la CSG/CRDS.
- Étape 3 : Calcul du salaire net à payer : soustraction du prélèvement à la source du salaire net avant impôts.
Le montant obtenu représente le salaire net versé sur le compte bancaire du salarié.
Ne négligez pas les déclarations sociales
Une fois la fiche de paie établie et remise au salarié, le travail de gestion de la paie ne s’arrête pas là. En effet, il est essentiel de réaliser les déclarations sociales auprès des organismes compétents.
Dès la création d’une entreprise et l’embauche d’un salarié, il est obligatoire de déposer une DSN (Déclaration Sociale Nominative) mensuelle sur le site Net-entreprises.fr ou MSA.fr (régime agricole). Cette déclaration contient toutes les données de paie et est ensuite transmise aux différents organismes concernés. Il est important de distinguer les déclarations périodiques des déclarations événementielles.
- La DSN périodique : il s’agit de la DSN mensuelle qui accompagne la production des bulletins de paie. Ces déclarations doivent être transmises au plus tard le 5 ou le 15 du mois à midi, selon la situation.
- La DSN événementielle : ces déclarations permettent d’informer les organismes sociaux des événements survenus en cours de mois et ayant une incidence sur la paie. On les appelle DSN signalement d’événement. Elles doivent être transmises dans trois cas spécifiques : en cas d’arrêt de travail (maladie professionnelle, maternité, etc.), fin de contrat de travail (licenciement, démission, etc.), ou reprise anticipée (reprise avant la date de fin de l’arrêt de travail).
La gestion de la paie comprend également le calcul du solde de tout compte lors du départ d’un salarié de l’entreprise, l’établissement des certificats de travail, l’envoi des différentes déclarations (DPAE lors de l’embauche, DOETH pour les travailleurs handicapés) ainsi que la gestion de cas spécifiques (régime Alsace-Moselle, expatriés, apprentis, etc.). Cette tâche nécessite une bonne connaissance de la législation et une veille sociale rigoureuse.
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