Lorsque vous dirigez un commerce, il est essentiel de mettre en place des procédures efficaces pour gérer vos stocks. Cela vous permettra d’anticiper les besoins, d’éviter les pertes et de garantir la satisfaction de vos clients. Dans cet article, nous vous révélons les trois procédures indispensables pour une gestion optimale des stocks.
1 – Utilisez vos données pour anticiper vos besoins en stocks
En utilisant un catalogue correctement structuré et une gestion numérique centralisée de vos achats et approvisionnements, vous pourrez constituer au fil du temps une précieuse base de données. Ces données ont une grande valeur pour votre entreprise car elles vous permettent d’anticiper vos besoins en stocks.
Voici quelques exemples de ce que vous pouvez faire grâce à vos données :
Anticipez les approvisionnements futurs en fonction des quantités déjà achetées et vendues
Par exemple, si vous connaissez le nombre de produits vendus d’un certain fournisseur au cours du mois de janvier des trois dernières années, vous pourrez prévoir la demande pour ce même fournisseur en janvier prochain et adapter votre approvisionnement. Il est important de noter que les quantités disponibles chez les producteurs peuvent varier d’une année à l’autre.
Anticipez les attentes des clients en analysant les produits les plus vendus
Grâce à un catalogue structuré, vous pourrez obtenir des rapports de vente par catégorie de produits. Par exemple, un caviste pourra connaître la répartition et l’évolution de ses ventes par région et appellation. Ce type d’analyse lui permettra de choisir de nouvelles références en se basant sur les caractéristiques des produits qui plaisent le plus à sa clientèle.
2- Effectuez un inventaire annuel et cyclique de vos stocks
L’inventaire physique est une étape obligatoire pour tout commerçant travaillant dans une cave ou une épicerie. Il est légalement obligatoire de réaliser un inventaire au moins une fois par an, à la fin de l’exercice comptable. Cela permet de vérifier le patrimoine de l’entreprise et d’établir un état des lieux de ses actifs et de ses passifs.
Même si de nombreuses solutions de caisse enregistreuse, telles que Wino, proposent un système d’inventaire permanent, l’inventaire physique reste indispensable pour vérifier l’exactitude des données, identifier des problèmes de gestion, des pertes éventuelles ou même des vols. Cet inventaire peut être réalisé de manière partielle plusieurs fois dans l’année ou de manière complète une fois par an.
Pour faciliter cette tâche, utilisez un fichier lisible et facilement manipulable. Le logiciel Wino, spécialisé pour les caves, épiceries et fromageries, permet d’exporter un fichier qui facilite la réalisation de l’inventaire.
En plus de l’inventaire annuel, vous pouvez également mettre en place un inventaire cyclique. Cette méthode consiste à compter de petits ensembles de stocks régulièrement (hebdomadairement, bimensuellement). Contrairement à l’inventaire physique traditionnel, les opérations ne sont pas interrompues pendant cet inventaire en cycle. Cette approche peut être utile pour préparer des événements spéciaux tels que les fêtes de fin d’année, la Saint-Valentin ou encore la foire aux vins. Cependant, il est important de bien préparer cet inventaire en créant des catégories de produits spécifiques et en déterminant la période de comptage pour chacune d’elles.
3 – Instaurez une gestion homogène des stocks grâce à une bonne communication au sein de votre équipe
La gestion des stocks est une préoccupation quotidienne pour toute personne travaillant dans une cave ou une épicerie. Pour assurer une gestion optimale et homogène des stocks au sein de votre équipe, il est essentiel de mettre en place des procédures claires et de les communiquer à tous vos collaborateurs.
Voici quelques conseils pour une bonne communication des procédures au sein de votre équipe :
- Rédigez des procédures claires et compréhensibles ;
- Organisez des formations pour les nouveaux collaborateurs ;
- Effectuez régulièrement des rappels aux collaborateurs déjà en poste ;
- Affichez les règles d’utilisation dans des endroits stratégiques de votre boutique (entrepôt, poste de gestion, etc.) ;
- Utilisez un format adapté pour faciliter la lecture, avec des titres clairs et des listes à puces.
En mettant en place ces trois procédures, vous pourrez gérer vos stocks de manière efficace, anticiper les besoins de votre entreprise et garantir la satisfaction de vos clients. Alors n’attendez plus et mettez en pratique ces astuces dès aujourd’hui !
