La cartographie des processus est un outil indispensable pour comprendre et améliorer les processus métier d’une entreprise. Pour ceux qui découvrent cette technique, elle peut sembler intimidante. Pour vous aider à vous familiariser, examinons quelques exemples de cartes de processus pour des processus couramment utilisés.
Qu’est-ce que la cartographie des processus ?
La cartographie des processus est un outil de gestion utilisé pour visualiser le flux de travail au sein d’un processus d’entreprise. Une carte des processus montre les étapes et les personnes impliquées dans ce processus.
Il est important de comprendre les différentes fonctions des diagrammes de processus, de la cartographie des processus et de la modélisation des processus. Un diagramme de processus est une première étape simple qui répertorie les tâches dans un ordre séquentiel. Une carte des processus est une étape plus détaillée, énumérant les employés impliqués et les événements. Enfin, un modèle de processus d’entreprise est une représentation visuelle complète de tous les aspects d’un processus.
Types de cartes de processus
Il est important de choisir le bon type de carte de processus en fonction de vos objectifs. Voici quelques types courants de cartes de processus :
- Organigrammes : ils montrent les étapes d’un processus, y compris les entrées et les sorties. Il existe trois types d’organigrammes : les organigrammes de haut en bas, qui montrent les étapes dans un seul flux ; les organigrammes de déploiement, qui identifient les responsables de chaque tâche ; et les organigrammes détaillés, qui offrent un niveau de détail plus élevé.
- Diagrammes de flux de données : ils se concentrent sur le flux de données dans un système, tout comme les organigrammes.
- Diagrammes des plans de baignade : aussi appelés cartes transversales, ils montrent qui fait quoi. Les activités sont séparées en couloirs en fonction des responsables de chaque tâche. Ces diagrammes sont très utiles pour la gestion.
- Cartographie de la chaîne de valeur : ces cartes montrent toutes les étapes nécessaires pour fournir un produit ou un service aux utilisateurs finaux. Elles sont utiles pour identifier les déchets et planifier les projets futurs.
Exemples de cartographie des processus
Bureau de service
De nombreuses organisations automatisent une partie de leur service d’assistance pour réaliser des économies et fournir un service efficace. Les flux de travail doivent diriger les demandes vers les bonnes parties et permettre de les hiérarchiser.
Un processus de service desk commence par la soumission d’une demande par l’utilisateur. Ensuite, cette demande passe à l’étape suivante, où elle est évaluée pour une résolution immédiate ou une escalade. Une fois résolue, l’utilisateur est informé et la demande est clôturée.
Recrutement
Le recrutement a toujours été une tâche fastidieuse pour les RH. De plus en plus, les recruteurs se tournent vers des solutions d’automatisation telles que l’automatisation des processus robotisés (RPA) pour trier et classer les candidatures en fonction de leurs qualifications.
Dans un flux de travail de recrutement, la première étape est la soumission d’un CV par un candidat. Ensuite, la solution RPA examine et évalue le candidat, décidant si un entretien doit être programmé. Le candidat est informé, un entretien est organisé, une décision est prise et une offre est faite.
Marchés publics
Les flux de travail liés aux marchés publics peuvent être complexes. Les soumissions et les approbations manuelles peuvent entraîner des retards importants et un manque de visibilité.
Un processus d’achat commence par l’envoi d’une demande au service des achats. Ensuite, le service des achats recherche des fournisseurs, demande des devis et sélectionne un fournisseur. Une fois que le fournisseur et les conditions sont convenus, une demande d’achat est soumise pour approbation. Si l’approbation est donnée, un bon de commande est envoyé au vendeur. Le vendeur envoie ensuite une facture, suivie des biens ou des services. Le processus est terminé une fois le paiement effectué, sinon le demandeur reçoit une explication en cas de refus.
Embarquement des clients
Il est essentiel de fournir une bonne expérience d’embarquement pour fidéliser les clients. Les processus d’embarquement sont de plus en plus complexes en raison du nombre croissant de points de contact avec les clients, en particulier dans les secteurs réglementés tels que la banque.
Les cartes de processus d’embarquement des clients peuvent varier en fonction de l’organisation et du secteur d’activité. Une carte d’un processus d’intégration simple peut commencer par un courriel d’un client potentiel. Un répondeur automatique fournit des informations de base, puis un représentant fait un suivi pour discuter de la demande plus en détail. Si le client est d’accord, un rendez-vous est fixé, les conditions sont négociées, un contrat est signé et un dépôt est laissé. Ensuite, les documents requis sont rassemblés et le travail commence.
Cartographie des meilleures pratiques en matière de processus d’entreprise
Lorsque vous créez votre carte de processus, gardez à l’esprit ces meilleures pratiques :
- Simplicité avant tout : la carte doit être facile à suivre et à comprendre pour tous les membres de votre organisation.
- Définissez vos objectifs : écrivez ce que vous souhaitez réaliser, que ce soit l’amélioration de la qualité ou la réduction des coûts.
- Visez le bien : les cartes de processus n’ont pas besoin d’être parfaites, elles doivent juste être utilisables.
- Cartographiez complètement vos processus avant de les améliorer : comprenez tous les aspects de votre processus existant avant de mettre en œuvre des changements.
La cartographie des processus est un outil de gestion efficace qui aide les parties prenantes à comprendre et à améliorer les processus métier. Vous pouvez facilement créer des cartes de processus pour vos processus métier en utilisant le logiciel de gestion des processus d’entreprise (BPM) de ProcessMaker’s low-code software.
