Depuis 1936, les salariés français ont droit à des congés payés. Au fil des années, le système des congés payés a évolué, passant de deux semaines à cinq semaines par an. Aujourd’hui, les entreprises sont confrontées à une gestion des congés de plus en plus complexe, avec l’introduction de RTT, différents types d’absences et une concentration des demandes de congés à certaines périodes de l’année.
La gestion des ressources humaines est fortement impactée par cette complexification du système des congés et les attentes des salariés. Il est donc essentiel de mettre en place des astuces pour une gestion efficace des congés, qui ne compromette pas la productivité de l’entreprise. En prenant rapidement en compte les demandes de congés et d’absences de vos collaborateurs, vous éviterez un impact négatif sur la productivité. De plus, une bonne gestion des congés et des absences permettra de simplifier les démarches légales et administratives.
Astuce #1 : Anticipez les demandes de congés
Pendant l’été et les fêtes de fin d’année, de nombreux salariés prennent des congés. Selon l’INSEE, en 2010, plus d’un salarié sur deux était en congé la semaine du 9 au 15 août et près d’un sur deux pendant la deuxième semaine des vacances de Noël. Anticiper les demandes de congés est donc essentiel pour les managers. Il est important que vos collaborateurs vous informent rapidement de leurs futures demandes de congés. Vous pouvez leur demander en début d’année afin de vous organiser et de planifier au mieux. Cette anticipation vous permettra de consacrer plus de temps aux tâches stratégiques, comme la gestion des talents.
Astuce #2 : Instaurez des règles plus équitables
L’employeur est libre de déterminer l’ordre de départ en congé de ses collaborateurs. Pour éviter l’incompréhension, il est essentiel d’expliquer les règles d’attribution des congés et de discuter avec vos collaborateurs. Soyez transparent et expliquez-leur les contraintes du travail et les objectifs fixés pour l’entreprise. Organisez des réunions pour discuter de ces règles et proposez à vos collaborateurs de s’organiser entre eux pour répondre aux attentes de l’entreprise. Mettez en place un planning visible par tous, qui contient les périodes de formation, de déplacement et les convocations aux entretiens annuels.
Astuce #3 : Organisez les départs en congés
En fonction des souhaits de départs en congé et des ressources nécessaires pour maintenir l’activité, le manager peut organiser les départs en congés. Il peut établir un planning et mettre en place des astuces pour assurer la continuité de l’activité en l’absence de certains salariés. Assurez-vous que les mêmes talents ne prennent pas leurs congés sur la même période, afin de ne pas compromettre la réalisation de certaines tâches. Mettez en place une permanence dans votre service et permettez un temps pour la délégation des tâches.
Astuce #4 : Fermer, embaucher, muter
Certaines entreprises décident de “fermer leurs portes” pendant 3 ou 4 semaines pour éviter les problèmes liés à une pénurie de personnel due aux nombreux départs en congés sur une période donnée. Si cela n’est pas possible pour votre entreprise, vous pouvez envisager d’embaucher des CDD, des intérimaires ou des saisonniers pour combler le manque d’effectif. Vous pouvez également muter des salariés aux postes de ceux en congés pour assurer la continuité de l’activité.
Astuce #5 : Prenez des décisions objectives
Lorsque vous devez prendre des décisions concernant la gestion des congés, essayez d’être objectif et impartial. Pour cela, vous pouvez éliminer les choix possibles un par un plutôt que de sélectionner directement “la bonne décision”. Utilisez l’analyse des coûts pour mieux organiser vos départs en congés. Posez-vous les bonnes questions : quelles sont les priorités de vos salariés ? Quelles sont les décisions possibles ? Quels sont les coûts associés à chaque décision ? Prenez en compte les coûts directs et les coûts indirects, ainsi que les recettes potentielles. Il est important d’aligner les besoins de l’entreprise avec ceux de vos collaborateurs pour une bonne cohésion de groupe et l’atteinte des objectifs.
La gestion des congés peut avoir un impact significatif sur l’entreprise si elle n’est pas bien orchestrée. Il est donc essentiel de mettre en place des astuces pour faciliter cette gestion et répondre aux attentes des salariés. Anticipez les demandes de congés, instaurez des règles équitables, organisez les départs en congés, envisagez de fermer l’entreprise si nécessaire, embauchez si possible et prenez des décisions objectives. En suivant ces conseils, vous pourrez assurer une meilleure gestion des congés et maintenir la productivité de votre entreprise.
