L’établissement du budget constitue toujours une période forte et intense pour les équipes finance ainsi que les différents responsables de service. Pourtant, cela n’a réellement d’utilité que si vous en exploitez les résultats par la suite. C’est là que la gestion du budget en entreprise entre en jeu. Vous souhaitez optimiser l’efficacité de votre suivi budgétaire ? Voici nos 5 meilleurs conseils organisationnels pour mener un tel projet avec les équipes de la DAF.
1 – Établir le budget prévisionnel annuel au bon moment
Le timing est essentiel lors de l’élaboration du budget prévisionnel. Il doit être disponible avant le début de l’exercice suivant afin de pouvoir mettre en place le suivi budgétaire. Organiser les fichiers et charger les données du plan prévisionnel dans votre application comptable ne s’improvise pas. De plus, certaines écritures se calculant à partir du budget, il est important de s’y préparer.
2 – Collaborer avec le service comptable pour les arrêtés mensuels
Avant de vous lancer dans l’organisation du suivi budgétaire, il est important de communiquer avec le service comptable. Une bonne gestion du budget en entreprise s’effectue de concert avec la comptabilité, même si nous parlons d’un prévisionnel. En effet, une partie des informations du budget peut être utilisée pour les situations comptables mensuelles, ce qui permet d’éviter des pertes de temps et d’énergie inutiles pour expliquer des écarts qui n’existent pas.
3 – Utiliser une application de gestion du budget
La digitalisation des entreprises apporte des fonctionnalités bien pratiques aux personnes responsables du contrôle budgétaire. En utilisant une application de gestion du budget, vous automatisez le processus de comparaison des données comptables réelles avec les prévisions. Disposer de telles ressources techniques peut coûter de l’argent, mais le retour sur investissement d’un tel projet est rapide.
4 – Impliquer les responsables de service dans le contrôle budgétaire de l’entreprise
Pour optimiser le pilotage du budget en entreprise, il est essentiel de favoriser la communication et l’interactivité. Le contrôleur de gestion doit être un animateur du processus plus qu’un simple vérificateur. Faire parler les chiffres et réaliser du data storytelling exige de communiquer avec les responsables des différents budgets. Cette collaboration permet de confronter les idées du terrain avec la réalité des chiffres et favorise une meilleure compréhension des enjeux par tous les acteurs.
5 – Savoir réviser le budget prévisionnel de l’entreprise
Il est important de savoir se remettre en question lorsque cela est nécessaire. Le budget annuel d’une entreprise n’est pas figé dans le marbre et peut être révisé si besoin. En cas de changements structurels, d’évolutions du contexte économique ou de financements qui n’arrivent pas, il est essentiel de revoir les données pour ajuster le budget. La gestion du budget en entreprise exige de l’organisation et peut être effectuée de différentes manières, telles que la méthode du rolling forecast.
En adoptant ces conseils et les bons outils, processus et attitudes, vous pourrez optimiser la gestion de votre budget d’entreprise. Si vous souhaitez améliorer l’efficacité budgétaire de vos dépenses, n’hésitez pas à contacter Spendesk pour une démo de nos applications.
