Le télétravail est devenu une réalité pour de nombreux salariés. Bien que pratique et considéré comme un avantage par beaucoup, il demande néanmoins une organisation rigoureuse et des outils adaptés. Voici 5 bonnes pratiques pour faciliter le télétravail de vos collaborateurs.
1. Proposer un environnement de travail adapté
La première règle pour un télétravail efficace est d’offrir à vos salariés des conditions de travail idéales. Assurez-vous que chaque membre de votre équipe dispose du matériel adéquat en fonction de ses besoins : ordinateur, écran, clavier, souris, casque audio, chaise ergonomique, repose-pied… Mettez également en place un réseau social d’entreprise pour faciliter les échanges et la communication interne, ainsi qu’une plateforme de messagerie instantanée.
Un autre aspect important du télétravail est la possibilité pour les salariés d’accéder au service informatique de l’entreprise en cas de problème technique. Pour cela, vous pouvez utiliser des outils de bureau à distance qui permettent aux services IT de prendre le contrôle d’un ordinateur à distance afin d’analyser et de résoudre les problèmes rencontrés.
2. Maintenir une cohésion et un esprit d’équipe
Lorsque les collaborateurs travaillent à distance, ils peuvent parfois ressentir une perte de l’esprit d’équipe, ce qui peut entraîner une baisse de motivation et de productivité. Pour renforcer la cohésion d’équipe, encouragez chaque salarié à communiquer sur les actions en cours et à venir, de manière à ce que tout le monde ait une vision d’ensemble des projets en cours. Il peut également être intéressant de mettre en place des temps d’échanges collectifs où chacun peut s’exprimer. Des outils de réunion virtuels peuvent être utilisés pour animer ces rencontres.
Certaines entreprises choisissent également d’organiser des visioconférences quotidiennes pour recréer l’ambiance de bureau présentielle (café virtuel, team building, etc.).
En tant que dirigeant ou manager, il est essentiel de montrer que vous êtes à l’écoute de vos collaborateurs et de leur accorder votre confiance !
3. Mettre en place des outils de gestion de projet
Pour améliorer la collaboration et la productivité, il est important de mettre en place une solution de gestion de projet. Ces outils permettent de suivre les projets et les tâches de chaque collaborateur, ainsi que de planifier les actions futures. Ils offrent généralement la possibilité de partager facilement des documents tels que des images, des vidéos ou des fichiers PDF.
Il existe différentes solutions en fonction de vos besoins. Si vous recherchez une solution complète, vous pouvez utiliser des outils tels que monday projects, Bubble Plan ou Beesbusy. Pour une approche plus agile, des outils comme Jira, Trello ou Pivotal Tracker peuvent être utilisés. Certains logiciels sont également disponibles en open source, comme Redmine, ProjeQtOr ou GanttProject.
4. Respecter le droit à la déconnexion
Avec la généralisation du télétravail, le droit à la déconnexion est encore plus important. Les salariés doivent pouvoir trouver un équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle. Cela signifie notamment qu’ils ne doivent pas être disponibles pour répondre aux e-mails ou gérer des tâches en dehors de leurs horaires de travail.
Cependant, cette notion peut être plus complexe en télétravail, où les salariés ont tendance à travailler davantage et à prendre moins de pauses qu’en présentiel. Il est donc essentiel de veiller à ce que chacun respecte les règles (plages horaires pendant lesquelles les salariés doivent être joignables, absence d’envoi d’e-mails en dehors des heures de travail, etc.) et de proposer un cadre de travail qui encourage le droit à la déconnexion.
5. Gérer son temps de manière efficace
En lien avec le droit à la déconnexion, la gestion du temps est un facteur encore plus important en télétravail. Les collaborateurs doivent faire preuve de discipline pour éviter la procrastination ou, au contraire, pour ne pas dépasser les heures de travail prévues. Il peut être intéressant de présenter différentes méthodes aux salariés en fonction de leurs préférences : liste de tâches hebdomadaire, méthode Pomodoro, etc. Il est également possible de mettre en place un outil de suivi du temps pour visualiser concrètement le temps passé sur une sous-tâche, une tâche ou un projet global.
En suivant ces conseils, vous pourrez optimiser le télétravail de vos équipes et maintenir une productivité élevée. N’oubliez pas d’adapter ces recommandations à vos besoins spécifiques et de rester à l’écoute de vos collaborateurs pour trouver les meilleures pratiques qui fonctionnent pour votre entreprise.
