Avez-vous du mal à trouver une bonne organisation du travail ? Ne vous inquiétez pas, vous n’êtes pas seul dans ce cas. En tant que leader, vous avez une énorme responsabilité : vous devez vous assurer que les membres de votre équipe sont concentrés, productifs et respectent les délais, tout en veillant à leur bien-être. Vous devez également répartir équitablement la charge de travail.
Trouver l’équilibre dans la gestion des ressources humaines n’est pas facile, mais nous sommes là pour vous aider.
C’est quoi, une bonne organisation du travail?
L’organisation du travail permet de définir qui fait quoi en attribuant un rôle à chaque collaborateur. Le travail est ainsi divisé et réparti entre les membres de l’équipe. Une bonne division du travail est essentielle pour l’équilibre général de l’entreprise.
L’organisation du travail est étroitement liée à la gestion des ressources humaines. De nombreuses méthodes ont été utilisées au fil du temps, depuis le 18e siècle avec Adam Smith et sa théorie de la division du travail, jusqu’aux systèmes tayloristes, fordistes et toyotistes du 20e siècle. Aujourd’hui, ces systèmes sont remis en question et de nouvelles formes d’organisation du travail émergent, favorisant une plus grande flexibilité et une participation accrue des collaborateurs.
Pourquoi la gestion des ressources humaines est-elle si importante ?
Selon les dernières études, 80% des travailleurs du monde entier se sentent surchargés et proches du burn-out. De plus, plus de quatre employés sur cinq (82%) déclarent être moins impliqués dans leur travail lorsqu’ils sont stressés.
La gestion des ressources humaines vous permet de mieux répartir la charge de travail au sein de votre équipe, ce qui réduit le stress des employés. Avec une organisation du travail rigoureuse, vous pouvez éviter aux employés de se sentir dépassés et améliorer les conditions de travail.
Les outils de gestion des ressources vous permettent d’avoir une vision en temps réel de la charge de travail de votre équipe. Vous pouvez ainsi gérer efficacement cette charge, favoriser l’équilibre, lutter contre le burn-out et contribuer à une vie professionnelle plus épanouissante.
Comment planifier et organiser le travail de vos équipes?
Si vous n’avez pas encore réfléchi à la gestion des ressources, vous n’êtes pas seul. Selon l’International Institute of Directors and Managers, très peu de personnes sont réellement formées à cette compétence pourtant essentielle.
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des outils pour faciliter la gestion de l’organisation du travail de votre équipe. Cependant, pour que ces outils soient réellement efficaces, vous devez également avoir de solides compétences en gestion de projet.
Suivez ces cinq étapes pour mieux gérer vos ressources :
1. Identifiez la charge de travail et la capacité de votre équipe
Lorsque le travail de votre équipe est réparti entre différents projets, il est difficile de connaître la charge de travail totale à traiter. Pour relever ce défi, vous devez mettre de l’ordre dans vos plans :
- Établissez une liste complète des projets et des processus dont votre équipe est chargée.
- Déterminez la portée et le temps de travail nécessaire pour chaque élément.
- Décomposez les projets en tâches plus petites pour mieux évaluer la charge de travail hebdomadaire ou quotidienne.
- Établissez les priorités en fonction de l’importance et de l’urgence du travail.
Vous devez également connaître la disponibilité de votre équipe en général et de chaque membre en particulier. Tenez compte des réunions, des vacances et des tâches récurrentes pour évaluer leur disponibilité.
2. Allouez les ressources et gérez les charges de travail individuelles
Maintenant que vous avez une vue d’ensemble de ce que votre équipe doit faire, vous devez déterminer qui fera quoi et quand. Une bonne allocation des ressources vous aidera à équilibrer l’organisation du travail de votre équipe. Voici cinq conseils pour gérer et équilibrer la charge de travail de chacun :
- Attribuez en premier lieu le travail le plus urgent.
- Équilibrez les dates de début et les échéances.
- Assurez-vous de choisir la personne appropriée pour chaque tâche ou projet.
- Invitez les membres de votre équipe à participer à la réflexion.
- Expliquez toujours pourquoi vous attribuez une tâche à quelqu’un.
3. Faites le point avec votre équipe et ajustez l’organisation du travail si nécessaire
Même les meilleurs plans rencontrent des obstacles. Vous devez être en mesure d’apporter des ajustements à l’organisation du travail en temps réel. Planifiez des entretiens individuels pour savoir comment chaque membre gère sa charge de travail. Si quelqu’un est dépassé, réattribuez les tâches en expliquant les raisons du changement.
Pensez également à entretenir la culture d’équipe en organisant des moments forts et en célébrant les réussites. Une équipe soudée favorise le bien-être et la réussite collective.
4. Améliorez l’efficacité face à de fortes charges de travail
Lorsqu’il y a beaucoup de travail, encouragez les membres de votre équipe à développer leurs propres stratégies d’organisation du travail. Suggérez des méthodes de gestion du temps adaptées à chacun et limitez les réunions auxquelles ils doivent participer.
Expliquez à votre équipe les avantages de la gestion de projet et de la planification pour améliorer leur efficacité.
5. Adoptez un outil de gestion du travail
Utilisez un outil de gestion du travail pour avoir une vision globale de chaque projet et de chaque membre de l’équipe en un seul endroit. Avec un tel outil, chaque membre de l’équipe peut voir comment son travail contribue aux objectifs et initiatives de l’entreprise. La communication s’effectue directement au sein des tâches, et les chronologies permettent de tenir tout le monde informé.
En combinant l’utilisation d’un outil de gestion du travail avec les conseils de cet article, vous pourrez résoudre plus facilement les conflits d’échéances et de priorités, et mieux gérer la charge de travail de votre équipe.
Orchestrez la réussite de votre équipe en améliorant vos compétences en gestion du temps et des ressources. N’oubliez pas que pour bien gérer vos ressources, vous devez être efficace dans l’attribution des tâches, la gestion de celles-ci et la diffusion des informations.
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