Bien qu’il puisse sembler difficile de gérer les plannings de vos salariés, il existe aujourd’hui de nombreux outils en ligne gratuits qui peuvent vous faciliter la tâche. Voici donc cinq façons pratiques et gratuites de mieux organiser et coordonner les plannings de vos employés.
1. Google Agenda: planifiez et coordonnez facilement
Google Agenda est un outil simple et efficace pour planifier et coordonner les plannings de vos employés. Il vous suffit de créer un nouveau calendrier, d’ajouter des événements (plages horaires) et de les attribuer à l’adresse e-mail du salarié concerné. Les plannings peuvent être consultés facilement sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Invitez vos salariés à s’abonner au calendrier pour qu’ils puissent y avoir accès en permanence, sans que vous ayez à leur envoyer les modifications à chaque fois.
2. Google Sheets : partagez facilement votre planning
Google Sheets est un tableur en ligne similaire à Excel, mais avec l’avantage supplémentaire de sauvegarder automatiquement les modifications. Vous pouvez créer votre modèle de planning du personnel, le remplir manuellement et le partager avec vos salariés en mode “vue seulement”. Plusieurs managers peuvent collaborer en même temps sur Google Sheets. N’oubliez pas d’avertir vos collaborateurs lorsqu’il y a des changements dans leurs plannings, car ils ne seront pas automatiquement alertés.
3. Excel et Facebook : combinez vie privée et vie professionnelle
Vous pouvez utiliser Excel pour créer vos plannings et les partager avec vos salariés via Facebook. Créez votre modèle de planning, remplissez-le manuellement et envoyez-le à vos salariés via Facebook. Vous pouvez créer un groupe Facebook privé pour centraliser vos communications professionnelles. N’oubliez pas d’être ami avec vos salariés pour les inviter à rejoindre le groupe. Cette méthode vous permet de combiner vie privée et vie professionnelle tout en partageant facilement les informations.
4. Excel et Dropbox : synchronisez vos plannings
Dropbox est un outil de stockage en ligne qui vous permet de synchroniser les fichiers d’un appareil à un autre. Vous pouvez créer votre compte Dropbox, ajouter votre modèle de planning du personnel et partager le fichier par e-mail avec vos salariés. Cependant, vos salariés devront être contactés individuellement en cas de modifications de leur planning. Ils pourront accéder à leur horaire via leur adresse e-mail ou l’URL partagée, mais ils ne pourront pas vous contacter directement via Dropbox pour poser des questions.
5. Outils et logiciels gratuits de gestion de planning
Il existe de nombreuses solutions gratuites de gestion de planning disponibles en ligne. Une simple recherche avec les mots-clés “logiciel de planning gratuit” vous permettra de trouver une multitude d’options. Chaque logiciel fonctionne différemment, il vous suffit d’en essayer plusieurs pour trouver celui qui convient le mieux à vos besoins. Certains logiciels, comme Agendrix, offrent même des fonctionnalités gratuites qui sont normalement réservées aux versions payantes. N’hésitez pas à tester différentes options pour évaluer vos besoins spécifiques en matière de gestion de planning.
Attention, il est important de noter que les solutions gratuites ont leurs limites. Si vous souhaitez optimiser au maximum votre gestion des plannings de travail, il peut être judicieux d’investir dans un logiciel professionnel. Nous avons d’ailleurs une excellente suggestion à vous faire 😉.
En conclusion, il existe de nombreuses façons gratuites de créer votre planning de travail en ligne. Que ce soit avec Google Agenda, Google Sheets, Excel et Facebook, Excel et Dropbox, ou encore des logiciels gratuits de gestion de planning, vous pouvez trouver l’outil qui convient le mieux à vos besoins. N’hésitez pas à explorer ces différentes options et à trouver la solution qui vous aidera à mieux organiser et coordonner les plannings de vos salariés.
