La gestion de la flotte de véhicules d’une entreprise peut générer d’importants coûts. Toutefois, il est possible de réaliser des économies significatives en rationalisant cette gestion. Que vous confiiez cette tâche à un gestionnaire externe ou que vous la preniez en charge par vous-même, il existe plusieurs astuces pour bien gérer votre flotte automobile. Voici nos six conseils infaillibles.
1. Réaliser un audit pour déterminer les besoins de votre entreprise
Avant d’investir dans un logiciel de gestion de flotte, il est essentiel de réaliser un audit. Cette étape vous permettra de déterminer les besoins de vos collaborateurs en matière de déplacement, ainsi que le volume adéquat de votre parc automobile. L’audit vous aidera à prévoir les besoins en carburant, en maintenance et à choisir les véhicules adaptés. De plus, les données recueillies lors de cet audit pourront servir de base à l’élaboration d’un plan de mobilité.
2. Sensibiliser vos collaborateurs à une utilisation optimale des véhicules de société
Il est courant que les conducteurs de véhicules de société ne soient pas aussi attentifs à leur utilisation que s’il s’agissait de leur propre voiture. C’est pourquoi il est crucial que le gestionnaire de flotte soit informé de chaque détail. Mettez en place une plateforme permettant aux conducteurs de remonter toutes les informations concernant le véhicule. Sensibilisez également vos collaborateurs à l’utilisation de cet outil.
3. Mettre en place une “car policy” pour optimiser la gestion de votre flotte
La “car policy” est un règlement qui régit l’utilisation des véhicules de votre entreprise par vos collaborateurs. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, sa mise en place permet de fixer les règles d’utilisation des véhicules. Elle définit également les procédures à respecter par le conducteur, notamment en ce qui concerne la maintenance ou l’attribution des véhicules. Plus la “car policy” sera précise, plus la gestion de votre flotte sera facilitée, évitant ainsi les litiges.
4. Nommer une personne responsable de la gestion de la flotte automobile
Pour optimiser la gestion de votre parc automobile, il est indispensable de nommer un gestionnaire dédié. Idéalement, cette personne doit être réactive et avoir le sens des priorités. Le candidat idéal doit avoir des connaissances en automobile et en droit des assurances, et ne doit pas négliger les questions de sécurité. Un responsable de flotte est essentiel, même si votre parc automobile est composé de véhicules de location.
5. Investir dans un logiciel de gestion de flotte automobile pour réduire les coûts
Le choix d’un logiciel de gestion de flotte automobile est primordial pour le gestionnaire de flotte soucieux de réduire les coûts liés aux véhicules de l’entreprise. Le logiciel idéal doit offrir plusieurs services, tels que la localisation en temps réel des véhicules, le suivi de la consommation en carburant, le contrôle des émissions, la planification de la maintenance et de l’entretien, ainsi que des informations sur l’assurance de la flotte.
6. Externaliser la gestion de votre flotte : le fleet management
Selon la taille de votre parc automobile, vous pouvez envisager d’externaliser la gestion de votre flotte. Cette solution consiste à confier la gestion de l’ensemble des véhicules utilisés par vos collaborateurs à un prestataire spécialisé. Le fleet management est adaptable à toutes les entreprises et vous permet de vous décharger de cette responsabilité.
En suivant ces astuces, vous serez en mesure de gérer efficacement la flotte automobile de votre entreprise tout en réalisant des économies substantielles. Alors, n’attendez plus pour mettre en pratique ces conseils et optimiser votre gestion de flotte !
