Le processus d’achat est essentiel pour garantir le bon fonctionnement des activités d’une entreprise. Il se divise en six étapes clés, chacune jouant un rôle stratégique pour améliorer la performance de l’achat. Dans cet article, nous explorerons ces étapes en détail et découvrirons comment les optimiser pour atteindre des résultats remarquables.
Qu’est-ce que le processus d’achat en entreprise ?
Le processus d’achat est souvent défini comme l’ensemble des opérations permettant à une entreprise de se procurer les biens et services nécessaires à ses activités. Les six étapes clés de ce processus sont les suivantes : la définition du besoin, la recherche de fournisseurs, la phase d’appel d’offres, l’analyse des offres et la sélection des fournisseurs, la négociation et enfin la rédaction et la signature du contrat.
Il est important de noter que nous nous penchons ici sur les étapes amont du processus d’achat, appelées “source-to-contract”, et non sur les étapes suivant la signature du contrat, telles que la commande et la facturation.
Quelles sont les étapes du processus d’achat ?
Le schéma ci-dessous illustre les différentes étapes du processus d’achat. Bien qu’il aurait été possible d’ajouter une étape supplémentaire sur le suivi et l’évaluation de la performance de l’achat, nous allons nous concentrer sur ces six étapes, leur valeur ajoutée et comment les optimiser.
1. Identification et définition du besoin
La première étape du processus d’achat en entreprise consiste à identifier et à définir le besoin exprimé par un prescripteur interne. Le rôle de l’acheteur est d’écouter attentivement et de comprendre les enjeux de ce besoin afin de rédiger un cahier des charges adapté. Un cahier des charges détaillé permet aux fournisseurs de répondre efficacement point par point à ce besoin.
Selon les cas, il peut être préférable de rédiger un cahier des charges fonctionnel, qui contient moins de spécificités, afin de stimuler l’innovation ou de laisser place à un éventail d’offres plus variées. Un bon cahier des charges doit fixer un cadre aux fournisseurs tout en restant réaliste par rapport à leurs capacités et compétences. Il est donc crucial de bien connaître le marché pour qu’il corresponde à l’offre existante.
2. Recherche et consultation des fournisseurs
La deuxième étape du processus d’achat consiste à rechercher les fournisseurs potentiels capables de répondre au besoin en fonction de la stratégie d’achat définie. Si l’entreprise a déjà travaillé avec un fournisseur compétent pour combler ce besoin, cette étape peut être rapide. Sinon, il convient de procéder à une recherche de nouveaux fournisseurs.
Le sourcing consiste à explorer les possibilités du marché en prenant en compte différents critères pour réaliser une présélection des fournisseurs potentiels. Il permet également d’étudier la structure du marché, le positionnement de chaque fournisseur et leurs rapports de force. Pour évaluer et comparer les fournisseurs, l’acheteur doit collecter et analyser de nombreuses informations, ce qui peut nécessiter une demande d’informations directement auprès des fournisseurs.
Au cours de cette étape, les critères de sélection peuvent inclure :
- Zone géographique
- Santé financière de l’entreprise
- Type d’entreprise (PME, ETI, etc.)
- Critères RSE (ex : appartenance à l’ESS)
- Vérification des certifications, labels, etc.
La demande des certifications, telles que la norme ISO 9001, permet de vérifier la capacité de l’entreprise à répondre aux besoins de ses clients en matière de qualité. Il est également essentiel de vérifier les homologations des fournisseurs avant de lancer l’appel d’offres afin de détecter d’éventuels signaux d’alarme.
En suivant ces premières étapes clés du processus d’achat, vous pourrez mettre en place un processus efficace qui garantit la satisfaction de vos besoins tout en renforçant la performance de votre entreprise.
