Gérer les processus d’achat est une tâche incontournable pour optimiser la rentabilité de votre entreprise, mais aussi pour gagner en productivité. Mais avant de commencer, comprenons d’abord ce qu’est réellement un processus d’achat.
Un processus d’achat représente l’ensemble des opérations nécessaires à l’entreprise pour se procurer les biens et services dont elle a besoin. Cela implique de chercher des fournisseurs en dehors de l’entreprise.
Les processus d’achat doivent être conçus avec méthode et rigueur, sans pour autant devenir trop chronophages pour les équipes. Sinon, ils risquent de devenir coûteux et difficiles à gérer. Ces contraintes réputées pénibles entravent l’autonomie et la rapidité de la gestion des achats pour les entreprises. Nous avons identifié pour vous les différentes étapes d’un bon processus d’achat.
Étape 1 : Identifier le besoin
Tous les collaborateurs n’ont pas toujours la même perception des enjeux liés à l’achat. C’est pourquoi, la première étape d’un processus d’achat consiste à identifier le besoin. Pour ce faire, la rédaction d’un cahier des charges détaillé est la solution la plus adaptée, même si cela peut sembler fastidieux au départ.
Étape 2 : Rechercher les meilleurs fournisseurs
Une fois que le besoin de l’entreprise est identifié, la deuxième étape du processus d’achat consiste à réaliser un sourcing afin de sélectionner les meilleurs fournisseurs. Cette étape vise à faciliter et accélérer les achats. Pour cela, il convient de :
- Collecter les informations nécessaires pour chacun des fournisseurs
- Réaliser un inventaire détaillé permettant de comparer les fournisseurs
- Contrôler les homologations pour s’assurer que les fournisseurs sélectionnés répondent aux besoins de l’entreprise
Étape 3 : Lancer un appel d’offres
Une fois la sélection établie, il est temps d’entrer en contact directement avec vos fournisseurs potentiels. Une équipe devrait être déléguée pour s’assurer d’une bonne compréhension des besoins et thématiques. Certaines entreprises incluent même leur principal client acheteur dans le lancement de l’appel d’offres. Ensuite, vous pouvez envoyer un dossier par courrier électronique ou postal aux fournisseurs potentiels. Ce dossier doit contenir :
- L’ensemble des règles et dates régissant l’appel d’offres
- Le cahier des charges à remplir
- Les termes et conditions en fonction des besoins de vos clients acheteurs
- Un questionnaire visant à obtenir des informations complémentaires sur l’entreprise
Des annexes supplémentaires peuvent être ajoutées en fonction du type de produit ou du secteur d’activité concerné.
Étape 4 : Analyser et sélectionner votre partenaire
Le choix du partenaire le plus adapté doit être basé sur l’analyse de plusieurs critères, tels que :
- La qualité du produit livré
- Le coût total proposé
- La conformité du délai de fabrication et de livraison par rapport aux besoins
- La pérennité et la sécurité financière de l’entreprise
Étape 5 : Négocier le meilleur contrat
Il est essentiel d’établir une stratégie d’achat claire en interne afin de mener les meilleures négociations possibles. Ne vous lancez pas dans cette étape sans préparation préalable. Il est important d’identifier toutes les clauses administratives et techniques à négocier, ainsi que les objectifs à atteindre en fonction de vos priorités. Préparez des arguments solides pour obtenir l’accord de votre futur partenaire. Créez les conditions les plus propices à la réussite de votre relation d’affaires.
Étape 6 : Conclure et signer le contrat
La dernière étape du processus d’achat consiste à rédiger un contrat commercial ou un bon de commande entre le fournisseur et votre entreprise. Ce document doit inclure tous les termes des accords conclus lors des étapes précédentes, sans exception, afin d’éviter tout litige ultérieur qui pourrait entraver votre relation d’affaires. Il est important de ne pas oublier de spécifier les conditions de rupture du contrat, le service après-vente et la juridiction compétente en cas de litige. Le contrat peut être signé après l’approbation du contenu par les deux parties. Ainsi, la relation commerciale est scellée jusqu’à la fin du contrat.
Conclusion
Suivre attentivement ce processus d’achat peut parfois être complexe pour les entreprises. C’est pourquoi des solutions de gestion SaaS existent pour optimiser les processus d’achat pour toutes les équipes. Si vous souhaitez en savoir davantage à ce sujet, ce livre-blanc devrait vous intéresser.
