Gérer les processus d’achat est essentiel pour optimiser la rentabilité de votre entreprise et augmenter sa productivité. Mais d’abord, qu’est-ce qu’un processus d’achat ?
Un processus d’achat consiste en l’ensemble des opérations qui permettent à une entreprise d’acquérir les biens et services nécessaires à son activité. Pour cela, elle doit se fournir à l’extérieur.
Les procédures d’achat doivent être construites de manière méthodique et rigoureuse, sans pour autant être trop chronophages pour les équipes. Sinon, elles risquent de devenir coûteuses et lourdes à gérer. Ces contraintes réputées pénibles peuvent entraver l’autonomie et la rapidité de la gestion des achats pour les entreprises. Nous avons identifié pour vous les différentes étapes d’un processus d’achat efficace.
Étape 1: Identifier le besoin
Tous les collaborateurs n’ont pas la même vision des enjeux liés aux achats. C’est pourquoi la première étape du processus d’achat consiste à identifier le besoin.
Pour cela, la rédaction d’un cahier des charges détaillé reste la solution la plus appropriée, même si elle peut sembler fastidieuse au premier abord.
Étape 2: Rechercher les meilleurs fournisseurs
Une fois que le besoin de l’entreprise est identifié, la deuxième étape du processus d’achat consiste à effectuer un sourcing afin de sélectionner les meilleurs fournisseurs. Cela facilite et accélère les achats. Voici ce qu’il faut faire :
- Collecter les informations nécessaires pour chaque fournisseur
- Réaliser un inventaire détaillé permettant de comparer les fournisseurs
- Contrôler les homologations pour s’assurer que les fournisseurs sélectionnés répondent aux besoins de l’entreprise
Étape 3: Lancer un appel d’offres
Une fois la sélection établie, il est temps d’entrer directement en relation avec vos fournisseurs potentiels. Déléguez une équipe qui veillera à une bonne compréhension des besoins et des thématiques. Certaines entreprises incluent leur principal client acheteur dans le lancement de l’appel d’offres. Ensuite, envoyez un dossier aux fournisseurs par mail ou voie postale. Ce dossier doit contenir :
- L’ensemble des règles et dates régissant l’appel d’offres
- Le cahier des charges à remplir
- Les termes et conditions en fonction des besoins de vos clients acheteurs
- Un questionnaire visant à obtenir des informations complémentaires sur l’entreprise
Des annexes supplémentaires peuvent être ajoutées en fonction du type de produit ou de secteur d’activité.
Étape 4: Analyser et sélectionner un partenaire
Le choix du partenaire le plus adapté doit être réalisé en fonction de plusieurs critères :
- La qualité du produit livré
- Le coût total proposé
- La conformité du délai de fabrication et de livraison en fonction des besoins
- La pérennité et la sécurité financière de l’entreprise
Étape 5: Négocier le meilleur contrat
Il est nécessaire d’établir une stratégie d’achat claire en interne pour mener les meilleures négociations possibles. Ne vous lancez pas dans cette étape sans préparation préalable. Il faut identifier toutes les clauses administratives et techniques à négocier et les objectifs à atteindre en fonction de vos priorités. Préparez des arguments solides pour obtenir l’accord de votre futur partenaire. Créez les conditions les plus favorables à la réussite de votre relation d’affaires.
Étape 6: Conclure et signer le contrat
La dernière étape du processus d’achat consiste à rédiger un contrat commercial ou un bon de commande entre le fournisseur et votre entreprise. Ce document doit reprendre tous les termes des accords convenus lors des étapes précédentes, sans exception, afin d’éviter tout litige ultérieur qui pourrait mettre en péril votre relation d’affaires.
Il est important de ne pas oublier de préciser les conditions de rupture du contrat, le service après-vente et la juridiction compétente en cas de litige. Le contrat peut être signé après que le contenu a été accepté par les deux parties. Ainsi, la relation commerciale est scellée jusqu’à la rupture du contrat.
Conclusion
Suivre rigoureusement ce processus d’achat peut parfois être complexe pour les entreprises. C’est pourquoi des solutions de gestion SaaS existent et permettent d’optimiser les processus d’achat pour toutes les équipes. Si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet, nous vous recommandons de consulter notre livre blanc sur le sujet.
