L’établissement d’un processus d’achat efficace est crucial pour maximiser la rentabilité de votre entreprise tout en gagnant en productivité. Mais avant de plonger dans le vif du sujet, essayons de comprendre ce qu’est réellement un processus d’achat.
Un processus d’achat englobe toutes les opérations nécessaires à une entreprise pour se procurer les biens et services dont elle a besoin. Sans aucun doute, cela implique de se fournir à l’extérieur.
La mise en place d’un processus d’achat efficace nécessite une approche méthodique, tout en évitant de devenir trop chronophage pour vos équipes, au risque de devenir une charge lourde et coûteuse à gérer. Ces contraintes, souvent perçues comme pénibles, peuvent entraver l’autonomie et la rapidité de la gestion des achats pour votre entreprise.
Nous avons identifié pour vous les différentes étapes clés pour établir un processus d’achat performant.
1. Identifier le besoin
Chaque collaborateur n’a pas forcément la même vision des enjeux liés à l’achat. C’est pourquoi la première étape du processus d’achat consiste à identifier précisément les besoins de l’entreprise. Pour ce faire, la rédaction d’un cahier des charges détaillé reste la solution la plus adaptée, bien que fastidieuse dans un premier temps.
2. Rechercher les meilleurs fournisseurs
Une fois que les besoins de l’entreprise sont bien définis, il est temps de procéder à la recherche des meilleurs fournisseurs. Cette étape clé, appelée sourcing, permet de faciliter et d’accélérer le processus d’achat. Pour cela, vous devez :
- Collecter les informations nécessaires pour chaque fournisseur.
- Réaliser un inventaire détaillé pour comparer les différents fournisseurs.
- Vérifier les homologations pour vous assurer que les fournisseurs sélectionnés répondent bien aux besoins de votre entreprise.
3. Lancer un appel d’offres
Une fois la sélection établie, il est temps d’entrer en contact directement avec les fournisseurs potentiels. Vous pouvez déléguer une équipe pour s’assurer d’une bonne compréhension des besoins et des thématiques. Certaines entreprises incluent également leur principal client acheteur dans le processus de lancement de l’appel d’offres. Ensuite, envoyez un dossier par courrier électronique ou par voie postale aux fournisseurs. Ce dossier doit contenir :
- L’ensemble des règles et dates régissant l’appel d’offres.
- Le cahier des charges à remplir.
- Les termes et conditions en fonction des besoins de vos clients acheteurs.
- Un questionnaire visant à obtenir des informations complémentaires sur l’entreprise.
Des annexes peuvent être ajoutées en fonction du type de produit ou du secteur d’activité.
4. Analyser et sélectionner ses partenaires
Le choix du partenaire le plus adapté doit être fait sur la base de l’analyse de plusieurs critères :
- La qualité des produits livrés.
- Le coût total proposé.
- La conformité des délais de fabrication et de livraison par rapport aux besoins.
- La pérennité et la stabilité financière de l’entreprise.
5. Négocier le meilleur contrat
Avant de vous lancer dans la négociation du contrat, il est essentiel d’établir une stratégie d’achat claire en interne. Identifiez toutes les clauses administratives et techniques à négocier, ainsi que les objectifs à atteindre en fonction de vos priorités. Préparez des arguments solides pour obtenir l’accord de votre futur partenaire. Créez les conditions les plus favorables à une relation d’affaires réussie.
6. Conclure et signer le contrat
La dernière étape consiste à rédiger un contrat commercial ou un bon de commande entre votre entreprise et le fournisseur sélectionné. Ce document doit reprendre tous les termes des accords conclus lors des étapes précédentes, sans exception, afin d’éviter toute ambiguïté et de prévenir les futures complications susceptibles de nuire à votre relation d’affaires.
Il est important de mentionner les conditions de rupture du contrat, le service après-vente et la juridiction compétente en cas de litige. Le contrat peut être signé une fois que son contenu a été accepté par les deux parties. Ainsi, votre relation commerciale est officiellement scellée jusqu’à la fin du contrat.
Suivre scrupuleusement ce processus d’achat peut parfois être complexe pour les entreprises. C’est pourquoi des solutions de gestion SaaS existent pour optimiser les processus d’achat pour toutes les équipes. Si vous souhaitez en savoir plus à ce propos, ce livre-blanc devrait vous intéresser.
