Gérer les processus d’achat est essentiel pour maximiser la rentabilité de votre entreprise et accroître sa productivité. Mais avant de commencer, qu’est-ce qu’un processus d’achat ?
Un processus d’achat désigne l’ensemble des opérations qui permettent à une entreprise d’acquérir les biens et services nécessaires à son activité. Pour cela, elle doit se fournir à l’extérieur.
Les processus d’achat doivent être construits de manière méthodique et rigoureuse, sans pour autant être trop chronophages pour les équipes. Sinon, ils risquent de devenir coûteux et complexes à gérer. Ces contraintes entravent l’autonomie et la rapidité de la gestion des achats pour les entreprises. Pour vous aider, nous avons identifié les six étapes clés pour établir un bon processus d’achat.
1. Identifier les besoins
Les collaborateurs ne partagent pas toujours la même vision des enjeux liés aux achats. La première étape du processus d’achat consiste donc à identifier les besoins. Pour cela, la rédaction d’un cahier des charges détaillé est la solution la plus adaptée, même si elle peut sembler fastidieuse au premier abord.
2. Rechercher les meilleurs fournisseurs
Une fois les besoins de l’entreprise identifiés, la deuxième étape consiste à réaliser un sourcing afin de sélectionner les meilleurs fournisseurs. Cela facilite et accélère les achats. Voici les actions à mener :
- Collecter les informations nécessaires pour chaque fournisseur.
- Effectuer un inventaire détaillé pour comparer les fournisseurs.
- Contrôler les homologations pour s’assurer de la conformité des fournisseurs sélectionnés aux besoins de l’entreprise.
3. Lancer un appel d’offres
Une fois la sélection établie, il est temps d’entrer en relation directe avec les fournisseurs potentiels. Une équipe dédiée doit s’assurer de la bonne compréhension des besoins et des thématiques. Certaines entreprises incluent leur principal client acheteur dans le lancement de l’appel d’offres. Ensuite, envoyez un dossier aux fournisseurs par courrier électronique ou postal. Ce dossier doit contenir :
- Les règles et dates régissant l’appel d’offres.
- Le cahier des charges à remplir.
- Les termes et conditions en fonction des besoins de vos clients acheteurs.
- Un questionnaire visant à obtenir des informations complémentaires sur l’entreprise.
Il est également possible d’ajouter des annexes en fonction du type de produit ou du secteur d’activité.
4. Analyser et sélectionner le meilleur partenaire
Le choix du partenaire le plus adapté doit se baser sur l’analyse de plusieurs critères :
- La qualité des produits livrés.
- Le coût total proposé.
- La conformité du délai de fabrication et de livraison aux besoins.
- La pérennité et la sécurité financière de l’entreprise.
5. Négocier le meilleur contrat
Il est essentiel d’établir une stratégie d’achat claire en interne pour mener les meilleures négociations possible. Ne vous lancez pas dans cette étape sans préparation préalable. Identifiez toutes les clauses administratives et techniques à négocier, ainsi que les objectifs à atteindre en fonction de vos priorités. Préparez des arguments solides pour obtenir l’accord de votre futur partenaire. Créez les conditions les plus favorables à la réussite de votre relation d’affaires.
6. Conclure et signer le contrat
La dernière étape du processus d’achat consiste à rédiger un contrat commercial ou un bon de commande entre le fournisseur et votre entreprise. Ce document doit inclure tous les termes des accords convenus lors des étapes précédentes, sans exception, afin d’éviter tout litige ultérieur et de garantir la réussite de votre relation d’affaires.
N’oubliez pas d’inclure les conditions de rupture du contrat, le service après-vente et la juridiction compétente en cas de litige. Une fois le contenu du contrat accepté par les deux parties, il ne reste plus qu’à le signer pour sceller votre relation commerciale.
Ces six étapes vous permettront de mettre en place un processus d’achat efficace au sein de votre entreprise. N’hésitez pas à les suivre à la lettre pour optimiser vos résultats !
