Gérer les processus d’achat est essentiel pour améliorer la rentabilité et la productivité de votre entreprise. Mais avant de commencer, il est important de comprendre ce qu’est réellement un processus d’achat.
Un processus d’achat englobe toutes les opérations qui permettent à une entreprise d’acquérir les biens et services nécessaires à son activité. Pour cela, elle fait appel à des fournisseurs externes.
Mettre en place des processus d’achat de manière méthodique et rigoureuse est primordial. Toutefois, il est important de veiller à ne pas alourdir la tâche des équipes, au risque de rendre ces processus coûteux et complexes à gérer. Ces contraintes peuvent freiner l’autonomie et la rapidité de gestion des achats au sein des entreprises. Nous avons identifié pour vous les différentes étapes clés pour mettre en place un bon processus d’achat.
Étape 1 : Identifier le besoin
Chaque collaborateur n’a pas forcément la même perception des enjeux liés aux achats, c’est pourquoi la première étape consiste à identifier clairement le besoin de l’entreprise. Rédiger un cahier des charges détaillé demeure la solution la plus appropriée, même si cela peut sembler fastidieux au premier abord.
Étape 2 : Rechercher les meilleurs fournisseurs
Une fois le besoin identifié, la seconde étape consiste à réaliser une recherche approfondie pour sélectionner les meilleurs fournisseurs. Cette étape permet de faciliter et d’accélérer le processus d’achat. Voici les actions à entreprendre :
- Collecter les informations nécessaires sur chaque fournisseur
- Effectuer un inventaire détaillé pour comparer les fournisseurs
- Vérifier les homologations pour s’assurer que les fournisseurs sélectionnés répondent aux besoins de l’entreprise
Étape 3 : Lancer un appel d’offres
Une fois la sélection effectuée, il est temps d’entrer en contact direct avec les fournisseurs potentiels. Une équipe doit être désignée pour s’assurer de la bonne compréhension des besoins et des thématiques. Certaines entreprises incluent même leur principal client acheteur dans le processus d’appel d’offres. Ensuite, envoyez par courrier électronique ou postal un dossier aux fournisseurs. Ce dossier doit contenir :
- Les règles et les dates régissant l’appel d’offres
- Le cahier des charges à remplir
- Les termes et conditions en fonction des besoins de vos clients acheteurs
- Un questionnaire pour obtenir des informations complémentaires sur l’entreprise
Des annexes supplémentaires peuvent être ajoutées en fonction du type de produit ou du secteur d’activité.
Étape 4 : Analyser et sélectionner le bon partenaire
Le choix du partenaire le plus adapté doit se faire en fonction de plusieurs critères :
- La qualité des produits livrés
- Le coût total proposé
- La conformité du délai de fabrication et de livraison en fonction des besoins
- La pérennité et la solidité financière de l’entreprise
Étape 5 : Négocier le meilleur contrat
Il est important d’établir une stratégie d’achat claire en interne pour mener les meilleures négociations possibles. Ne vous lancez pas dans cette étape sans une préparation minutieuse. Identifiez toutes les clauses administratives et techniques à négocier, ainsi que les objectifs à atteindre en fonction de vos priorités. Préparez des arguments solides pour obtenir l’accord de votre futur partenaire. Créez les conditions les plus favorables pour la réussite de votre relation d’affaires.
Étape 6 : Conclure et signer le contrat
La dernière étape du processus d’achat consiste à rédiger un contrat commercial ou un bon de commande entre le fournisseur et votre entreprise. Ce document doit reprendre tous les termes convenus lors des étapes précédentes, sans exception, afin d’éviter toute confusion ultérieure qui pourrait compromettre votre relation d’affaires.
N’oubliez pas de préciser les conditions de rupture du contrat, le service après-vente ainsi que la juridiction compétente en cas de litige. La relation commerciale sera ainsi scellée jusqu’à la rupture du contrat.
Suivre ce processus d’achat à la lettre peut parfois s’avérer complexe pour les entreprises. C’est pourquoi des solutions de gestion SaaS existent pour optimiser les processus d’achat de toutes les équipes. Si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet, nous vous recommandons de consulter notre livre blanc dédié.
