La gestion des processus d’achat est essentielle pour maximiser la rentabilité et accroître la productivité de votre entreprise. Mais qu’est-ce qu’un processus d’achat exactement ?
Un processus d’achat consiste en l’ensemble des opérations permettant à une entreprise d’acquérir les biens et services nécessaires à son activité. Pour ce faire, elle doit se fournir à l’externe.
Cependant, construire des processus d’achat demande méthodologie et rigueur, sans pour autant devenir trop chronophages pour les équipes, ce qui les rendrait onéreux et difficiles à gérer. Ces contraintes sont souvent perçues comme étant pénibles, limitant ainsi l’autonomie et la rapidité dans la gestion des achats pour les entreprises. Nous avons identifié pour vous les différentes étapes d’un bon processus d’achat.
1. Identifier le besoin
Chaque collaborateur n’a pas toujours la même vision des enjeux liés à l’achat. C’est pourquoi la première étape du processus d’achat consiste à identifier le besoin.
Pour cela, la rédaction d’un cahier des charges détaillé reste la solution la plus adaptée, bien que cela puisse sembler fastidieux au premier abord.
2. Rechercher les meilleurs fournisseurs
Une fois que le besoin de l’entreprise est identifié, la deuxième étape du processus d’achat consiste à réaliser un sourcing pour sélectionner les meilleurs fournisseurs. Cette démarche permet de faciliter et d’accélérer les achats. Vous devrez alors :
- Collecter les informations nécessaires pour chacun des fournisseurs
- Réaliser un inventaire détaillé permettant de comparer les fournisseurs
- Contrôler les homologations pour vous assurer que les fournisseurs sélectionnés répondent aux besoins de votre entreprise
3. Lancer un appel d’offres
Une fois la sélection effectuée, il est temps d’entrer directement en relation avec vos fournisseurs potentiels. Vous pouvez déléguer une équipe chargée d’assurer une bonne compréhension des besoins et des thématiques. Certaines entreprises incluent leur principal client acheteur dans le lancement de l’appel d’offres. Ensuite, envoyez un dossier aux fournisseurs par courrier électronique ou postal. Ce dossier doit contenir :
- L’ensemble des règles et des dates régissant l’appel d’offres
- Le cahier des charges à remplir
- Les termes et conditions en fonction des besoins de vos clients acheteurs
- Un questionnaire visant à obtenir des informations complémentaires sur l’entreprise
Des annexes peuvent être ajoutées en fonction du type de produit ou du secteur d’activité.
4. Analyser et sélectionner son partenaire
Le choix du partenaire le plus adapté doit se faire sur la base de l’analyse de plusieurs critères :
- La qualité du produit livré
- Le coût total proposé
- La conformité du délai de fabrication et de livraison en fonction des besoins
- La pérennité et la sécurité financière de l’entreprise
5. Négocier le meilleur contrat
Il est important d’établir une stratégie d’achat claire en interne afin de mener les meilleures négociations possibles. Ne vous lancez pas dans cette étape sans une préparation préalable. Identifiez toutes les clauses administratives et techniques à négocier ainsi que les objectifs à atteindre en fonction de vos priorités. Préparez des arguments solides pour obtenir l’accord de votre futur partenaire. Créez les conditions les plus propices à la réussite de votre relation d’affaires.
6. Conclure et signer le contrat
La dernière étape du processus d’achat consiste à rédiger un contrat commercial ou un bon de commande entre le fournisseur et votre entreprise. Ce document doit reprendre tous les termes des accords conclus lors des étapes précédentes, sans exception, afin d’éviter tout litige ultérieur qui pourrait nuire à votre relation d’affaires.
N’oubliez pas de préciser les conditions de rupture du contrat, le service après-vente et la juridiction compétente en cas de litige. La signature du contrat peut avoir lieu une fois que le contenu a été accepté par les deux parties. Ainsi, la relation commerciale est scellée jusqu’à la rupture du contrat.
Suivre scrupuleusement ce processus d’achat peut parfois être complexe pour les entreprises. C’est pourquoi des solutions de gestion SaaS existent, permettant d’optimiser les processus d’achat pour toutes les équipes. Si vous souhaitez en savoir davantage à ce sujet, ce livre-blanc devrait vous intéresser.
