Gérer les processus d’achat est essentiel pour maximiser la rentabilité de votre entreprise et accroître sa productivité. Mais qu’est-ce qu’un processus d’achat exactement ?
Un processus d’achat représente toutes les actions nécessaires pour que votre entreprise puisse obtenir les biens et services dont elle a besoin. Pour cela, elle doit se fournir auprès d’autres entités.
Les processus d’achat doivent être élaborés avec méthode et rigueur, tout en évitant de devenir trop chronophages pour vos équipes. Sinon, ils risquent de devenir coûteux et lourds à gérer. Ces contraintes entravent l’autonomie et la rapidité de la gestion des achats pour les entreprises. Afin de vous aider, nous avons identifié les différentes étapes d’un processus d’achat exemplaire.
Étape 1 : Identifier le besoin
Tous les collaborateurs ne perçoivent pas toujours les enjeux liés à l’achat de la même manière. C’est pourquoi la première étape du processus d’achat consiste à identifier le besoin réel.
Pour cela, rédiger un cahier des charges détaillé reste la meilleure solution, bien que fastidieuse au premier abord.
Étape 2 : Rechercher les meilleurs fournisseurs
Une fois que le besoin de votre entreprise est clairement défini, la deuxième étape consiste à effectuer une recherche pour trouver les meilleurs fournisseurs. Cette étape facilite et accélère vos achats. Vous devez alors :
- Rassembler les informations nécessaires pour chaque fournisseur
- Établir un inventaire détaillé pour comparer les différents fournisseurs
- Vérifier les homologations pour vous assurer que les fournisseurs sélectionnés répondent aux besoins de votre entreprise
Étape 3 : Lancer un appel d’offres
Une fois la sélection effectuée, il est temps de contacter directement vos fournisseurs potentiels. Vous pouvez désigner une équipe chargée de s’assurer que les besoins et les attentes sont bien compris. Certaines entreprises incluent également leur principal client acheteur dans le lancement de l’appel d’offres. Ensuite, envoyez un dossier par courrier électronique ou postal aux fournisseurs. Ce dossier doit contenir :
- Toutes les règles et dates régissant l’appel d’offres
- Le cahier des charges à remplir
- Les termes et conditions en fonction des besoins de vos clients acheteurs
- Un questionnaire visant à obtenir des informations complémentaires sur l’entreprise
Selon le type de produit ou de secteur d’activité, des annexes peuvent être ajoutées.
Étape 4 : Analyser et sélectionner votre partenaire
Le choix du partenaire le plus adapté doit se faire en fonction de plusieurs critères :
- La qualité des produits livrés
- Le coût total proposé
- La conformité des délais de fabrication et de livraison en fonction des besoins
- La pérennité et la sécurité financière de l’entreprise
Étape 5 : Négocier le meilleur contrat
Avant de vous lancer dans cette étape, il est essentiel d’établir une stratégie d’achat claire en interne afin de mener les meilleures négociations possibles. Identifiez toutes les clauses administratives et techniques à négocier ainsi que les objectifs à atteindre en fonction de vos priorités. Préparez des arguments solides pour obtenir l’accord de votre futur partenaire, et créez les conditions les plus favorables à une relation d’affaires réussie.
Étape 6 : Conclure et signer le contrat
La dernière étape consiste à rédiger un contrat commercial ou un bon de commande entre votre entreprise et le fournisseur choisi. Ce document doit reprendre tous les termes des accords convenus lors des étapes précédentes, sans exception, pour éviter tout litige potentiel par la suite et préserver votre relation d’affaires.
N’oubliez pas d’inclure les conditions de rupture du contrat, les modalités du service après-vente et la juridiction compétente en cas de litige. La signature du contrat peut intervenir après l’approbation du contenu par les deux parties. Ainsi, la relation commerciale est scellée jusqu’à la fin du contrat.
Suivre scrupuleusement ce processus d’achat peut parfois être complexe pour les entreprises. C’est pourquoi des solutions de gestion SaaS existent pour optimiser les processus d’achat pour toutes les équipes. Si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet, consultez notre livre-blanc sur le sujet.
Sources:
