L’importance du fonds de caisse
Le fonds de caisse représente la somme d’argent en liquide dont vous disposez pour effectuer vos transactions quotidiennes, telles que le paiement :
- des fournisseurs ;
- des salaires ;
- des dépenses imprévues.
Il est généralement conservé dans une caisse enregistreuse, une boîte ou un coffre-fort. Le dernier montant enregistré dans la caisse est appelé “fonds de caisse précédent”. En fin de période, les encaissements et décaissements sont ajoutés et déduits du fonds de caisse précédent pour obtenir le résultat final.
Le contenu du fonds de caisse
Votre livre de caisse ne doit théoriquement enregistrer que les opérations en espèces, à savoir :
- les dépenses en espèces ;
- les retraits en espèces ;
- les remises à la banque.
Toutefois, pour plus de commodité, le livre de caisse peut également inclure toutes vos recettes de la journée, quel que soit le mode de paiement (chèque, espèces, carte bancaire, etc.). Cette pratique est couramment utilisée par certaines activités telles que les cafés-hôtels-restaurants, le commerce de détail et les prestations de services.
Les différentes façons de se constituer un fonds de caisse
1. Évaluer ses besoins
La première étape consiste à analyser vos dépenses courantes et imprévues afin d’estimer le montant nécessaire pour constituer votre fonds de caisse. Il est également important de prendre en compte les fluctuations saisonnières propres à votre activité. Par exemple, si vous louez des skis pour les sports d’hiver, vous aurez besoin d’un fonds de caisse pour acheter du fart afin d’entretenir vos skis tout au long de la saison touristique ! 🎿
2. Établir un plan d’épargne
Il est possible de mettre en place un plan d’épargne réaliste pour mettre de l’argent de côté régulièrement. Ce plan sera dédié à la constitution du fonds de caisse, avec des objectifs mensuels ou trimestriels. Nous recommandons de programmer un virement automatique mensuel. De cette manière, vous constituerez un fonds de caisse sans même y penser !
3. Identifier les postes de dépenses
Nous recommandons également d’identifier vos principales dépenses afin de pouvoir réaliser des économies. Cela vous permettra de dégager des liquidités pour alimenter votre fonds de caisse. Consultez régulièrement vos soldes intermédiaires de gestion, un document comptable très utile pour identifier précisément vos principales dépenses.
4. Diversifier vos sources de revenus
Une autre solution consiste à explorer des opportunités pour diversifier et augmenter vos sources de revenus, afin d’accélérer la constitution du fonds de caisse. Vous pouvez proposer de nouveaux services ou produits complémentaires à votre offre principale. Vous pouvez également envisager de racheter une autre entreprise pour générer des revenus supplémentaires. De nombreuses aides sont proposées pour la reprise d’entreprise.
5. Faire appel à des options de financement externes
Si vous avez besoin d’augmenter considérablement votre fonds de caisse, vous pouvez envisager de faire appel à des options de financement externes telles que les emprunts bancaires, le financement participatif, les subventions ou les investisseurs privés. Ces solutions complètent vos apports personnels et facilitent la constitution d’un fonds de caisse. Vous pouvez également envisager d’autres solutions pour financer un besoin de trésorerie à court terme.
6. Suivre l’évolution du fonds de caisse
Enfin, il est important de mettre en place un suivi régulier de la progression de la constitution du fonds de caisse et d’ajuster le plan d’épargne ou les stratégies de financement si nécessaire, afin d’atteindre l’objectif que vous vous êtes fixé. Pour cela, nous vous recommandons d’utiliser un logiciel comptable gratuit !
Comment suivre l’évolution du fonds de caisse ?
Le livre de caisse, souvent présenté sous la forme d’un agenda (papier ou numérique), permet d’enregistrer les recettes et dépenses quotidiennes.
1. Connaître les deux cas de figure
Dans la pratique, soit vos transactions sont simples et peu nombreuses, auquel cas vous pouvez noter les détails directement dans cet agenda. Soit vos ventes sont nombreuses ou complexes, auquel cas un support spécifique est nécessaire pour tracer toutes les transactions réalisées. Il convient également de consigner les autres mouvements de trésorerie en détail, comme les encaissements, les apports de fonds et les dépenses payées en espèces. Vous pouvez comptabiliser de manière globale vos recettes unitaires d’un montant inférieur à 76 €, sous certaines conditions de paiement en espèces, au comptant et avec conservation des justificatifs. L’objectif principal de l’agenda de caisse est de suivre le solde des espèces en fin de journée.
2. Réaliser un rapprochement
Il est très important de réaliser un rapprochement entre le solde réel dans votre caisse et le solde calculé avec votre agenda en fin de journée, car ils devraient être identiques.
3. Enquêter
Il arrive souvent que des différences mineures apparaissent, principalement dues aux écarts de rendu de monnaie. Si vous constatez des écarts plus importants, il est nécessaire de mener une enquête afin de déterminer leur cause, telles que des erreurs de saisie ou des vols.
4. Remédier à la cause du problème
Il est enfin important de noter que le solde calculé à partir de l’agenda ne doit jamais être négatif. Il est impossible de retirer plus d’argent de votre caisse que ce qui y est entré. Si cela se produit, vous devez identifier la cause du problème et y remédier rapidement !
Constitution du fonds de caisse : en résumé !
Nous avons présenté 6 façons de constituer votre fonds de caisse :
- Procéder à l’évaluation de vos besoins.
- Établir un plan d’épargne.
- Identifier vos postes de dépenses.
- Diversifier vos sources de revenus.
- Faire appel à des options de financement externes.
- Suivre l’évolution du fonds de caisse.
Nous vous avons également appris à suivre l’évolution de votre fonds de caisse, ce qui est particulièrement utile si vous effectuez de nombreuses transactions tout au long de votre journée de travail.
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