Le partage d’informations en entreprise est un enjeu stratégique majeur pour faciliter la communication interne et favoriser la collaboration entre les employés. Cependant, de nombreuses entreprises peinent encore à mettre en place un système efficace. Selon une étude récente de Forrester, 36 % des salariés ont des difficultés à échanger des informations avec différentes équipes et 47 % estiment que l’information est dispersée dans trop d’endroits. C’est pourquoi il est essentiel d’adopter des bonnes pratiques pour améliorer le partage d’informations au sein de votre entreprise.
1. Faire évoluer les mentalités
La première étape pour fluidifier le partage d’informations au sein de votre entreprise est de faire évoluer les mentalités, en commençant par la Direction et les managers. En créant une culture du partage, vous incitez l’ensemble de vos collaborateurs à changer leurs habitudes et à partager leurs connaissances. Pour y parvenir, vous pouvez identifier des ambassadeurs, clarifier le processus de partage d’informations, organiser des ateliers dédiés aux bonnes pratiques et encourager les collaborateurs à partager eux-mêmes des informations.
2. Partager la bonne information avec les bonnes personnes
Il est essentiel de faire en sorte que tous les collaborateurs puissent accéder aux informations partagées, où qu’ils se trouvent. Pour cela, vous devez mettre en place un outil de communication interne accessible sur mobile et sans adresse mail professionnelle. Cependant, veillez à ne pas noyer vos collaborateurs dans un flux d’informations trop important. Partagez la bonne information avec les bonnes personnes en créant des groupes organisés par thématique, métier ou projet.
3. Centraliser les connaissances au même endroit
Pour faciliter le quotidien de vos salariés, centralisez vos informations et connaissances sur une plateforme unique. Au lieu d’utiliser plusieurs outils collaboratifs, mettez en place une plateforme tout-en-un qui intègre toutes les fonctionnalités nécessaires. Les outils tout-en-un sont la solution idéale pour lutter contre la dispersion de l’information, réduire les emails internes et faciliter l’accès aux données de votre entreprise.
4. Formaliser votre processus de partage d’informations
Déployer le bon outil ne suffit pas, il est également nécessaire de créer un processus clair et connu de tous. Ce processus doit expliciter où partager l’information, comment la partager, avec qui la partager et comment hiérarchiser l’information. Consulter la Direction et les collaborateurs des différentes équipes est essentiel pour élaborer un processus adapté aux besoins de chacun et facilement applicable au quotidien.
5. Favoriser les échanges transverses
Encouragez le partage de connaissances entre les différentes équipes pour faciliter la circulation de l’information au sein de votre entreprise. Vous pouvez créer des rituels pour favoriser le partage de connaissances, lancer un groupe sur votre réseau social interne dédié à l’entraide, demander aux collaborateurs de renseigner leurs compétences et coordonnées sur leur profil utilisateur, et adapter l’aménagement de vos bureaux pour favoriser les échanges entre les équipes.
6. Faire preuve de créativité
Proposez des initiatives innovantes pour encourager le partage d’informations. Vous pouvez utiliser la gamification en classant les utilisateurs de votre réseau social d’entreprise par profil, créer un système de récompenses pour les “bons élèves”, organiser un quiz pour tester les connaissances des collaborateurs, ou lancer des défis pour motiver les salariés et les managers.
7. Demander du feedback
Pour améliorer en continu vos outils et processus, sollicitez régulièrement les collaborateurs pour obtenir leur feedback. Posez-leur des questions sur le processus de partage d’information, le gain de temps, l’efficacité des outils de communication interne, l’inclusivité et la transparence de la communication interne, et l’implication de la Direction et du management.
Il est important de faire évoluer les mentalités, mettre en place les bons outils et processus, et impliquer activement les employés pour favoriser le partage d’informations en entreprise. Ne perdez pas espoir si vos initiatives ne portent pas leurs fruits immédiatement, la culture du partage prend du temps à s’installer. Soyez patient et sollicitez régulièrement les retours de vos collaborateurs pour faire évoluer votre approche.
