Pourquoi écrire un rapport d’activité ?
Ah, le rapport d’activité ! Il est si souvent redouté ! Mais qu’est-ce qu’un rapport d’activité exactement ? Sans entrer dans les détails, c’est un document qui fait le bilan de votre activité, de vos performances et de votre situation financière sur une période donnée. Il est généralement rédigé une fois par an (aussi appelé rapport annuel) pour synthétiser l’année écoulée et donner des indications pour l’année à venir. Rédiger un rapport d’activité est donc loin d’être inutile : capitaliser sur ce qui fonctionne et identifier les axes d’amélioration sont les deux grands enseignements de cet exercice. Et en plus, cela permet de rassembler les équipes autour d’objectifs communs. C’est déjà énorme !
Depuis peu, le rapport aborde également les valeurs, l’ADN de l’entreprise et ses engagements en matière de RSE.
Qu’est-ce qu’un rapport d’activité contient ?
Il prend différentes formes, selon la taille de votre organisation : cela peut aller de quelques pages à beaucoup plus. Mais son contenu doit être le même :
- Un résumé global de votre travail
- Une introduction
- Une table des matières
- Un corps de texte avec des titres
- Un plan d’action pour d’éventuels ajustements ou axes d’amélioration
- Une conclusion
Nos 7 astuces pour rédiger un rapport d’activité
Astuce n°1 : Déterminez l’objectif du rapport
Pour rédiger un rapport efficace, vous devez tout d’abord vous poser les questions suivantes :
- Quels éléments souhaitez-vous mettre en avant dans votre rapport d’activité ?
- À qui allez-vous le présenter ?
- Quel sera son utilité pour vous ?
- Votre sujet est-il adapté ?
- Rédigerez-vous votre rapport en une ou plusieurs langues ?
Prenez le temps de répondre à toutes ces questions pour obtenir le meilleur compte-rendu d’activité possible. Même si cette étape semble anodine, croyez-moi, elle est essentielle. Il n’y a rien de pire que de se rendre compte après plusieurs heures de travail que vous vous êtes trompé de direction. Donc, pensez-y, c’est très important.
Astuce n°2 : Rassemblez les informations
Élaborer un compte-rendu d’activité ne devrait pas être perçu comme une corvée. Cependant, si vous ne savez pas quelles informations inclure, cela peut rapidement devenir laborieux et stressant. Pour éviter ce genre de désagrément, rassemblez toutes les informations dont vous aurez besoin afin d’être le plus pertinent possible. Que pouvez-vous inclure dans un rapport d’activité ?
- Votre charte graphique. Votre rapport d’activité doit refléter les couleurs de votre entreprise. On y retrouvera le logo, le nom ainsi que tous les autres éléments visuels et graphiques qui constituent votre signature et votre identité.
- Du texte, des schémas, des tableaux, des photos ou encore des dessins.
- Le nom des parties prenantes et des personnes ayant rédigé le rapport.
- Les résultats de l’entreprise, les objectifs futurs, le bilan comptable, le rapport financier, votre stratégie…
Astuce n°3 : Définissez un plan avant de rédiger
L’idéal pour votre rapport d’activité professionnelle est d’avoir un plan bien structuré ! Travaillez autour de trois parties principales : l’introduction, le corps et la conclusion. Afin de vous assurer de la cohérence générale de votre rapport, commencez par créer un plan détaillé. Cela vous permettra de vérifier si les informations s’enchaînent de manière logique et pertinente. Il peut vous prendre un peu de temps pour définir votre plan, mais cela vous fera gagner du temps par la suite. Une fois que votre plan est établi, il est plus facile de savoir quoi rédiger dans les différentes sections.
Astuce n°4 : Rédigez votre rapport d’activité
L’idée n’est pas de vous donner une méthode précise, mais quelques conseils pour orienter votre rédaction.
Introduction
Petit conseil d’ami, il vaut mieux rédiger l’introduction de votre rapport d’activité professionnelle à la fin. Cela vaut d’ailleurs pour de nombreux types d’écrits. Pourquoi ? Parce que si vous rédigez les autres parties en premier, vous pourrez plus facilement rédiger une brève introduction par la suite. Ces quelques lignes doivent en dire juste assez sans tout révéler et présenter brièvement le sujet du rapport.
Corps du rapport
Tout dépend du sujet ! Mais le corps du texte doit comporter des chiffres clés et pertinents. Il doit analyser les résultats et déterminer si la stratégie mise en place est efficace. Ces parties sont généralement argumentées et contiennent vos recommandations. Elles constituent le cœur de votre document.
Conclusion
La conclusion sert à clore votre sujet. Elle n’apporte pas d’éléments nouveaux, elle répond simplement à la problématique (si possible) ou propose des pistes pour des projets innovants, afin de dynamiser votre activité.
Astuce n°5 : Soignez l’apparence de votre rapport d’activité
Certes, le fond prime sur la forme, mais cela ne signifie pas que vous devez négliger l’aspect visuel ! Un rapport agréable à lire est toujours apprécié davantage qu’un rapport peu soigné. Pensez donc à intégrer des images et à travailler la mise en page afin de rendre la lecture plus fluide.
Astuce n°6 : Prenez du recul sur votre rapport d’activité
Avant d’imprimer votre rapport annuel, prévoyez un moment pour le relire et l’améliorer. Si vous n’avez pas la possibilité de le faire relire par quelqu’un d’autre, nous vous recommandons de le relire vous-même, mais plusieurs heures voire plusieurs jours après avoir terminé la rédaction, afin d’y apporter les modifications nécessaires. Pensez également à vérifier l’orthographe, la syntaxe et assurez-vous que vos titres soient suffisamment accrocheurs et structurés. Privilégiez les phrases courtes pour faciliter la compréhension. Ce temps, souvent difficile à trouver, est bénéfique pour éviter les erreurs typographiques !
Astuce n°7 : Faites appel à un imprimeur !
L’idéal est de faire appel à un professionnel pour envisager l’impression de votre rapport d’activité, afin d’obtenir un rendu de qualité. De cette manière, vous pouvez personnaliser votre couverture, choisir votre papier, votre reliure, vos finitions (dorure, vernis sélectif, etc.). Vous aurez même le choix entre un rapport imprimé avec une reliure dos carré collé ou sous la forme d’une brochure. Faire appel à un imprimeur en ligne signifie opter pour la qualité et l’esthétique. Après tout, un rapport est destiné à être largement diffusé auprès de votre direction et de vos actionnaires. Autant profiter de cette expertise !
