Ah le rapport d’activité ! On le redoute souvent, mais savez-vous réellement ce qu’est un rapport d’activité ? Sans entrer dans les détails, il s’agit d’un document qui fait le bilan de votre activité, de vos performances et de votre situation financière sur une période donnée.
Le rapport d’activité est généralement rédigé une fois par an (on l’appelle également le rapport annuel) afin de synthétiser l’année passée et de se projeter vers l’avenir. Il ne s’agit donc pas d’une tâche inutile : capitaliser sur ce qui fonctionne et dégager des axes d’amélioration sont les deux grands enseignements de cet exercice. De plus, c’est une occasion idéale pour fédérer les équipes autour d’objectifs communs. Vous en conviendrez, cela vaut déjà beaucoup !
Depuis peu, le rapport d’activité inclut également les valeurs et l’ADN de l’entreprise ainsi que ses engagements en matière de responsabilité sociale des entreprises (RSE).
De quoi est composé un rapport d’activité ?
Un rapport d’activité se présente sous différentes formes, en fonction de la taille de votre organisation : cela peut aller de quelques pages à beaucoup plus. Cependant, son contenu doit toujours être le même :
- Un résumé global de votre travail.
- Une introduction.
- Un sommaire.
- Un corps de texte structuré en différentes parties.
- Un plan d’action pour d’éventuels ajustements ou axes d’amélioration.
- Une conclusion.
Nos 7 conseils pour rédiger un rapport d’activité
Conseil n°1 : Déterminez l’objectif du rapport
Pour rédiger un rapport efficace, vous devez d’abord vous poser quelques questions. Quels sont les éléments que vous souhaitez mettre en avant dans votre rapport d’activité ? À qui allez-vous le présenter ? Quelle en sera l’utilité pour vous ? Votre sujet est-il adapté ? Serez-vous amené à le rédiger dans une ou plusieurs langues ?
Il est essentiel de répondre à ces questions pour obtenir le meilleur compte-rendu possible. Cette étape peut sembler anodine, mais elle est cruciale. Rien de pire que de se rendre compte, après plusieurs heures de travail, que les éléments abordés ne sont pas pertinents et que vous vous êtes fourvoyé. Alors, réfléchissez-y, c’est très important.
Conseil n°2 : Rassemblez les informations
La rédaction d’un rapport d’activité ne doit pas être perçue comme une corvée. Cependant, si vous ne savez pas quoi inclure, cela peut rapidement devenir laborieux et stressant. Pour éviter ces désagréments, rassemblez toutes les informations dont vous aurez besoin afin d’être le plus pertinent possible. Que peut contenir un rapport d’activité ?
- Votre charte graphique. Votre rapport d’activité doit refléter l’identité visuelle de votre entreprise, avec le logo, le nom et tous les autres éléments graphiques qui vous caractérisent.
- Du texte, des schémas, des tableaux, des photos ou même des dessins.
- Les noms des parties prenantes et des personnes ayant rédigé le rapport.
- Les résultats de votre entreprise, les objectifs futurs, le bilan comptable, le rapport financier, votre stratégie, etc.
Conseil n°3 : Définissez le plan avant de rédiger
Dans votre rapport d’activité, il est essentiel d’avoir un plan bien structuré ! Travaillez autour de trois parties principales : l’introduction, le corps du rapport et la conclusion. Pour vous assurer de la cohérence générale de votre rapport, commencez par établir un plan détaillé. Cela vous permettra de vérifier si les informations s’enchaînent de manière logique et pertinente. Cela peut prendre un peu de temps, mais cela vous fera gagner du temps par la suite. Une fois le plan établi, il sera plus facile de rédiger les différentes parties correspondantes.
Conseil n°4 : Rédigez votre rapport d’activité
Il n’est pas question de vous donner une méthode précise, mais voici quelques conseils pour orienter votre rédaction.
L’introduction
Petit conseil d’ami, il vaut mieux rédiger l’introduction de votre rapport d’activité à la fin. Cela vaut d’ailleurs pour de nombreux types d’écrits. Pourquoi ? Parce qu’en rédigeant les autres parties en premier, vous pourrez plus facilement écrire une brève introduction. Ces quelques lignes doivent en dire juste assez sans tout révéler, tout en présentant brièvement l’objet du rapport.
Le corps du rapport
Tout dépend du sujet ! Le corps du texte doit comporter des chiffres clés et pertinents. Il doit analyser les résultats et déterminer si la stratégie mise en place est efficace. Ces parties sont généralement argumentées et contiennent vos recommandations. Elles constituent le cœur de votre document.
La conclusion
La conclusion permet de clore votre sujet. Elle n’apporte pas d’éléments inédits, mais répond à la problématique (si possible) ou propose des pistes pour des projets innovants, afin d’insuffler une nouvelle dynamique.
Conseil n°5 : Soignez l’apparence de votre rapport d’activité
Certes, le fond est primordial, mais cela ne signifie pas que vous devez négliger la forme ! Un rapport agréable à l’œil est toujours plus apprécié qu’un rapport peu soigné. Pensez donc à intégrer des images et à travailler la mise en page pour faciliter la lecture.
Conseil n°6 : Prenez du recul sur votre rapport d’activité
Avant d’imprimer votre rapport annuel, prévoyez du temps pour le relire et ainsi avoir un regard neuf sur votre travail. Si vous ne pouvez pas le faire relire par quelqu’un d’autre, nous vous recommandons de le relire vous-même, mais plusieurs heures voire plusieurs jours après avoir terminé la rédaction. Cela vous permettra d’apporter les modifications nécessaires. Pensez également à vérifier l’orthographe, la syntaxe et à vous assurer que vos titres sont suffisamment accrocheurs et structurés. Pour le texte, privilégiez les phrases courtes afin de faciliter la compréhension. Ce temps, bien que difficile à trouver, est bénéfique pour éviter les erreurs !
Conseil n°7 : Faites appel à un imprimeur !
Idéalement, tournez-vous vers un professionnel pour imprimer votre rapport d’activité et obtenir un rendu de qualité. De cette façon, vous pourrez personnaliser la couverture, choisir le papier, la reliure et les finitions (dorure, vernis sélectif, etc.). Vous aurez également le choix entre une reliure dos carré collé ou une brochure. Faire appel à un imprimeur en ligne, c’est choisir la qualité et l’esthétique. Votre rapport sera largement diffusé auprès de votre direction et de vos actionnaires, alors autant profiter de cette expertise !
Voilà, vous avez maintenant tous les éléments pour rédiger un rapport d’activité efficace et convaincant. Suivez ces conseils et n’oubliez pas d’ajouter votre touche personnelle pour rendre votre rapport unique et captivant. Bonne rédaction !
