Le planning du personnel parfait optimise votre temps et votre budget. Il répond également aux besoins de vos salariés en leur offrant un meilleur équilibre entre travail et vie personnelle. Et en vous permettant de mieux prévoir vos besoins en main-d’œuvre, vos clients en profitent également.
Disons-le, combiner performance et rentabilité avec flexibilité et bien-être humain n’est pas une tâche simple.
Dans cet article, je vais vous donner quelques conseils pour créer le meilleur planning pour votre personnel.
1. Établissez un planning de référence solide
Créez un planning de référence facile à copier en fonction des besoins de main-d’œuvre de votre entreprise. Ces besoins peuvent varier selon plusieurs facteurs, tels que :
- La période de l’année : Noël est une période particulière pour les commerces de détail et les grandes surfaces, tandis que l’été est exigeant pour les complexes hôteliers. Chaque industrie a ses particularités, il est donc important de les prendre en compte.
- Le moment de la semaine : Un restaurant peut avoir des journées plus chargées que d’autres, généralement vers le week-end.
- Les heures de pointe quotidiennes : Dans le secteur de la restauration par exemple, l’après-midi est souvent calme, tandis que les heures de pointe comme le déjeuner et le dîner nécessitent plus de personnel.
Un planning de référence facile à copier vous permet d’avoir une certaine cohérence et de vous adapter sans avoir à tout recommencer à chaque fois.
Cette stratégie simple vous fera gagner du temps. De plus, un planning de référence est également un atout pour vos salariés, qui sauront quand ils sont libres pour organiser des sorties ou prendre des rendez-vous.
2. Prenez en compte les disponibilités de vos salariés
Les disponibilités et les indisponibilités de vos salariés doivent être prises en compte lors de la création et de la gestion des plannings.
Si vous constatez un manque de disponibilités de la part de vos salariés, il est peut-être temps d’embaucher. Si trop de vos employés prétendent manquer d’heures, vous avez probablement trop embauché.
J’ai déjà travaillé dans un restaurant où indiquer que l’on était indisponible n’était pas pris en compte par le gestionnaire, sauf en cas d’urgence évidente. C’était un problème partagé par tous les employés.
Prendre en compte les disponibilités et même les préférences de vos salariés leur montre qu’ils sont importants à vos yeux. C’est d’ailleurs une composante essentielle du bonheur au travail. Plus vous tenez compte de leurs préférences tout en respectant vos propres besoins, plus vous avez de chances de fidéliser vos salariés.
3. Optez pour des plannings rotatifs
Avoir des plannings flexibles est devenu essentiel ces dernières années, notamment en raison de la pénurie de main-d’œuvre qui donne aux employés le pouvoir lors des négociations sur les conditions de travail.
Vous pourriez penser que des plannings flexibles ne sont pas vraiment possibles dans votre secteur d’activité. Nous comprenons parfaitement que dans un restaurant, une pharmacie ou un commerce de détail, il est difficile de permettre à votre équipe de travailler quand elle le souhaite.
Cependant, une solution existe : les plannings en rotation. Un planning en rotation est un planning dans lequel les plages horaires varient selon un calendrier préétabli. Voici un exemple de planning en rotation sur trois semaines :
- Semaine 1 : 4 plages horaires de jour, suivies de 3 jours de congé ;
- Semaine 2 : 4 plages horaires de nuit, suivies de 3 jours de congé ;
- Semaine 3 : 4 plages horaires de soir, suivies de 3 jours de congé.
Cette séquence se répète ensuite.
Les rotations permettent de créer un planning à long terme et d’offrir à votre équipe une certaine flexibilité en ce qui concerne les jours de congé. De plus, cela évite d’épuiser vos meilleurs employés en leur attribuant toujours les plages horaires les plus occupées, comme les vendredis et samedis soirs dans un restaurant. À l’inverse, la rotation fait en sorte que les mêmes personnes ne se retrouvent pas systématiquement avec les plages horaires les moins demandées.
4. Impliquez votre personnel dans l’élaboration du planning de travail
Gérer les demandes de congé et les remplacements qui en découlent fait partie du quotidien de ceux qui créent des plannings.
Permettez à vos salariés d’échanger leurs plages horaires
Si possible, partagez une partie de la gestion des remplacements avec vos salariés en leur permettant d’échanger leurs plages horaires. Cela leur donne plus d’autonomie et leur montre que vous avez confiance en eux.
Avec le logiciel de gestion de planning Agendrix, l’employeur peut autoriser les échanges de plages horaires avec certaines restrictions. Par exemple, il peut être établi que les employés ne peuvent échanger leurs plages horaires qu’avec un collègue occupant le même poste qu’eux. Ou encore, que chaque échange doit être approuvé par un manager avant d’être validé.
Donnez à vos employés la possibilité de postuler pour des plages horaires disponibles
Les remplacements de dernière minute posent souvent problème aux managers. Ils créent du stress, de l’agacement et de la pression sur le reste de l’équipe, surtout lorsqu’il n’y a pas de remplaçant disponible.
Au lieu de contacter chaque employé individuellement à la recherche d’un remplaçant, lancez un appel général et voyez qui se porte volontaire pour faire le remplacement.
Les logiciels de gestion de planning facilitent la résolution de ce type de problème. Dans Agendrix par exemple, la fonction “quart à combler” vous permet d’annoncer aux personnes disponibles qu’une plage horaire est libre. Cette fonctionnalité peut être utilisée lors de la conception du planning ou si un employé vous informe au dernier moment qu’il doit s’absenter. Une fois un remplaçant trouvé, vous pouvez lui attribuer la plage horaire en question.
5. Soyez équitable dans votre planning de travail
J’ai travaillé dans un endroit où les employés les plus anciens bénéficiaient de tous les privilèges.
Résultat ? Certains employés avec 10 ou 20 ans d’ancienneté travaillaient chaque jour avec une équipe de nouveaux employés qui ne restaient en moyenne que quelques mois.
Un soir, je suis arrivée au travail pour découvrir qu’une collègue avec plus d’ancienneté avait pris mon quart de travail, ce qui était permis avec un préavis maximum de 24 heures. Bien que cette pratique valorise l’ancienneté, elle ne motive pas les nouvelles recrues à rester dans une entreprise de ce type.
Il est donc essentiel de traiter tous les employés de manière équitable si vous souhaitez améliorer votre taux de rétention. Lors de la conception de vos plannings, prenez en compte la satisfaction de toute l’équipe.
6. Planifiez les pauses à l’avance
Si votre organisation permet les pauses et qu’elles doivent être prises alternativement, programmez-les dans le planning afin d’éviter les chevauchements. Ainsi, vous vous assurez d’avoir suffisamment d’employés en service et que chacun puisse bénéficier de ses pauses.
La plupart des logiciels de gestion de planning permettent de programmer automatiquement les pauses, ce qui facilite la gestion.
7. Essayez d’éviter les plages horaires coupées
Dans certaines industries, les plages horaires coupées semblent inévitables.
Cependant, ces journées où un employé travaille de 11h à 13h et de 16h à 21h sont un véritable obstacle à la conciliation entre travail et vie personnelle. Ces plages horaires coupées empêchent les salariés de participer à de nombreuses activités plus longues, car ils monopolisent leur journée et leur soirée.
Si possible, offrez des journées continues à vos salariés. Lorsque l’affluence est moindre, donnez-leur des tâches connexes à accomplir au lieu de les renvoyer chez eux pour quelques heures seulement.
8. Accordez de l’importance à votre coût du travail
Une erreur courante de nombreux managers est de ne pas tenir compte du coût du travail. Pour assurer la pérennité de votre entreprise, il est essentiel de gérer vos plannings en fonction de votre budget. Même si ces calculs peuvent sembler complexes, ils en valent la peine.
Prenons par exemple une plage horaire qui commence normalement à 12h. Si les conditions le permettent, envisagez de décaler l’heure d’arrivée de certains salariés d’une quinzaine de minutes, par exemple à 12h15. Au premier abord, la différence peut sembler minime, mais sur un mois ou une année, cela peut avoir une valeur financière significative.
Calculer le coût du travail vous permet donc d’optimiser vos plages horaires. De nombreux logiciels de gestion de planning offrent des fonctionnalités liées au suivi des coûts pour faciliter cette tâche lors de la création des plannings.
Le meilleur planning tient compte de l’employeur et des salariés
Si vous retenez une chose de cet article, c’est que le meilleur planning est celui qui vous permet de gagner du temps, d’économiser de l’argent et de montrer à vos employés que leur bien-être compte. Pour y parvenir sans vous arracher les cheveux, pensez à utiliser un bon logiciel de gestion de planning.
