Le meilleur planning du personnel vous permet d’optimiser votre temps et votre budget. Il répond également aux besoins de vos salariés en leur offrant un meilleur équilibre entre travail et vie personnelle. De plus, il vous permet de prévoir plus efficacement vos besoins en main-d’œuvre, ce dont vos clients bénéficient également.
Cependant, allier performance, rentabilité, flexibilité et bien-être humain est un défi de taille. Sans une réelle méthode d’organisation pour gérer les horaires, cela peut même sembler mission impossible. Dans cet article, je vais vous donner des conseils pour créer le meilleur planning du personnel possible.
1. Établissez un planning de référence solide
Créez un planning de référence facile à reproduire en fonction des besoins en main-d’œuvre de votre entreprise. Ces besoins varient en fonction de plusieurs facteurs, tels que :
- La période de l’année : les fêtes de fin d’année sont une période très particulière pour les commerces de détail et les grandes surfaces, tandis que l’été est exigeant pour les complexes hôteliers. Chaque industrie a ses propres particularités, il est donc important de les prendre en compte.
- Le jour de la semaine : un restaurant est souvent plus fréquenté certains jours de la semaine, généralement vers le week-end.
- Les heures de pointe quotidiennes : dans le domaine de la restauration, l’après-midi est généralement plus calme, tandis que les heures de pointe comme le déjeuner et le dîner nécessitent un effectif plus important.
Un planning du personnel facile à reproduire vous permet de gagner en cohérence et de vous ajuster à tout moment sans avoir à tout recommencer depuis le début.
Cette simple stratégie vous fera gagner du temps. De plus, un planning de référence est un atout pour vos salariés, qui sauront ainsi quand ils sont libres pour organiser des sorties ou prendre des rendez-vous, par exemple.
2. Accordez de l’importance aux disponibilités de vos salariés
Les disponibilités et les indisponibilités de vos salariés doivent être prises en compte lors de la création et de la gestion des plannings. Si vous commencez à manquer de disponibilités de la part de vos salariés, il est peut-être temps d’embaucher. À l’inverse, si trop de vos employés prétendent manquer d’heures, vous avez peut-être trop embauché.
J’ai déjà travaillé dans un restaurant où le fait d’indiquer son indisponibilité n’était pas pris en compte par le gestionnaire, sauf en cas d’urgence évidente. C’était un problème partagé par tous les employés. Tenir compte des disponibilités et même des préférences de vos employés montre que vous les considérez comme importants. C’est d’ailleurs un élément essentiel du bonheur au travail. Plus vous tenez compte de leurs préférences tout en respectant vos propres besoins, plus vous avez de chances de fidéliser vos salariés.
3. Optez pour des plannings en rotation
Avoir des plannings flexibles est devenu essentiel ces dernières années, surtout depuis que la pénurie de main-d’œuvre a donné aux employés une plus grande marge de manœuvre lors des négociations des conditions de travail.
Je comprends déjà que la flexibilité des plannings n’est pas toujours possible dans certaines industries. Il peut être difficile de permettre à votre équipe de travailler quand elle le souhaite dans un restaurant, une pharmacie ou un commerce de détail, par exemple.
Même dans ce genre de contexte, il existe cependant une solution : les plannings en rotation. Un planning en rotation est un planning dans lequel les plages horaires varient ou alternent selon un calendrier prédéterminé. Voici un exemple de planning en rotation sur trois semaines :
- Semaine 1 : 4 plages horaires de jour, suivies de 3 jours de congé.
- Semaine 2 : 4 plages horaires de nuit, suivies de 3 jours de congé.
- Semaine 3 : 4 plages horaires du soir, suivies de 3 jours de congé.
Cette séquence se répète ensuite.
Les rotations permettent de créer un planning constant, prévu longtemps à l’avance, et offrent à votre équipe une certaine flexibilité par rapport aux jours de congé.
C’est également un excellent moyen d’éviter d’épuiser vos meilleurs employés en leur attribuant systématiquement les plages horaires les plus fréquentées, comme les vendredis et samedis soirs dans un restaurant. À l’inverse, la rotation évite également que les mêmes personnes se retrouvent toujours avec les plages les moins prisées.
4. Impliquez vos salariés dans l’élaboration du planning de travail
Gérer les demandes de congé et les remplacements qui en découlent est une tâche courante pour toute personne chargée de créer les plannings.
Permettez à vos salariés d’échanger des plages horaires
Si cela est possible, partagez une partie de la gestion des remplacements avec vos employés en leur permettant d’échanger des plages horaires entre eux. Cela renforce leur autonomie et montre que vous avez pleinement confiance en eux.
Avec un logiciel de gestion de planning comme Agendrix, l’employeur peut autoriser les échanges de plages horaires avec certaines restrictions. Par exemple, il peut être convenu que les employés peuvent uniquement échanger leurs plages horaires avec un collègue occupant le même poste qu’eux. Ou encore, que chaque échange doit être approuvé par un responsable avant d’être validé.
Donnez l’opportunité à vos employés de postuler pour des plages horaires disponibles
Les remplacements de dernière minute posent souvent problème aux managers. Ils créent du stress, de l’irritation et de la pression sur le reste de l’équipe, et la situation est encore pire lorsqu’aucun remplaçant n’est trouvé.
Plutôt que de contacter vos employés un par un à la recherche d’un remplaçant, lancez un appel à tous et voyez qui se porte volontaire pour cette tâche.
Un avantage des logiciels de gestion de planning est de faciliter la résolution de ce type d’imprévus.
Dans Agendrix, la fonction “quart à combler” vous permet d’annoncer aux personnes disponibles qu’une plage horaire est libre. Cette fonctionnalité peut être utilisée lors de la conception du planning ou encore si un employé vous informe au dernier moment de son absence. Une fois un remplaçant trouvé, vous pouvez lui attribuer la plage horaire en question, et le tour est joué.
5. Soyez équitable dans votre planning de travail
J’ai travaillé dans un endroit où les plus anciens bénéficiaient de tous les avantages. Résultat ? Quelques employés avec 10 ou 20 ans d’ancienneté travaillaient tous les jours avec une équipe de nouveaux employés qui ne restaient en moyenne que quelques mois dans l’entreprise.
Un soir, je suis arrivée au travail pour découvrir qu’une collègue plus ancienne avait pris mon quart de travail, ce qui était son droit, mais seulement 24 heures à l’avance. Si ce genre de fonctionnement favorise l’ancienneté, il ne donne pas envie aux nouveaux employés de rester dans une telle entreprise.
N’oubliez pas que si vous souhaitez améliorer votre taux de rotation, il est important de traiter équitablement tous les employés. Lors de la conception de vos plannings, pensez à la satisfaction de toute l’équipe.
6. Programmez les pauses à l’avance
Si votre entreprise permet des pauses et qu’elles doivent être prises de manière alternée, planifiez-les dans l’horaire pour éviter les chevauchements. Ainsi, vous vous assurez qu’il y a toujours suffisamment d’employés sur le terrain et que chacun peut bénéficier de ses pauses.
La plupart des logiciels de gestion de planning permettent également de programmer automatiquement les pauses, ce qui facilite la gestion.
7. Essayez d’éviter les plages horaires fractionnées
Dans certaines industries, il peut sembler impossible d’éviter les plages horaires fractionnées. Ces journées où un employé travaille de 11h à 13h, puis de 16h à 21h, sont cependant un obstacle à concilier travail et vie personnelle. Les plages horaires fractionnées empêchent les salariés de planifier des activités plus longues, car leur journée et leur soirée sont monopolisées.
Si cela est possible, proposez à vos salariés des journées complètes de travail. Lorsque l’affluence est moindre, attribuez-leur des tâches connexes à accomplir plutôt que de les renvoyer chez eux pour seulement quelques heures.
8. Accordez l’importance nécessaire à votre coût du travail
Une erreur courante commise par de nombreux managers est de ne pas tenir compte du coût du travail. Pour assurer la pérennité de votre entreprise, il est essentiel de gérer vos plannings en fonction de votre budget. Bien que ces calculs puissent sembler lourds ou complexes, ils en valent largement la peine.
Prenons par exemple une plage horaire qui commence théoriquement à 12h. Si les conditions le permettent, envisagez de décaler l’heure d’arrivée de certains salariés d’une quinzaine de minutes, soit 12h15. À court terme, la différence peut sembler insignifiante, mais sur un mois ou une année, ce changement pourrait avoir une valeur financière significative.
Calculez le coût du travail vous permet donc de rentabiliser au mieux vos plages horaires. De nombreux logiciels de gestion de planning proposent également des fonctionnalités complémentaires liées au suivi des coûts pour faciliter cette tâche lors de la création des plannings.
Le meilleur planning de travail prend en compte à la fois l’employeur et les salariés
Si vous ne deviez retenir qu’une seule chose de cet article, c’est que le meilleur planning est celui qui vous permet de gagner du temps pour vous consacrer à d’autres tâches, d’économiser et de montrer à vos employés que leur bien-être compte. Pour y parvenir sans perdre la tête, pensez à vous équiper d’un bon logiciel de gestion de planning.
