La digitalisation des processus métier est indéniablement la clé d’une transformation numérique réussie au sein de votre organisation. Vous avez déjà franchi une étape importante ! Cependant, il est essentiel de vous assurer que votre entreprise, qu’elle soit publique ou privée, est prête à embrasser cette révolution digitale. Vous vous demandez peut-être s’il est nécessaire de développer une solution sur mesure ? Voici quelques conseils basés sur notre expertise pour vous guider dans cette démarche !
1. Définissez clairement vos objectifs et identifiez les véritables enjeux
La digitalisation des processus métier consiste à utiliser des outils, des méthodes, des techniques et des bonnes pratiques pour optimiser de manière fiable et sécurisée une série de tâches récurrentes au sein de votre organisation. L’objectif principal est d’améliorer l’efficacité collective, que vous soyez une entreprise publique ou privée. Voici une liste des enjeux de la digitalisation des processus :
- Libérer votre entreprise des barrières qui entravent sa croissance.
- Anticiper les obstacles futurs.
- Accroître l’efficacité et la productivité.
- Éliminer les tâches chronophages et sans valeur ajoutée.
- Motiver vos équipes.
- Améliorer la satisfaction et la fidélisation de vos clients.
- Valoriser votre image de marque.
La maîtrise des nouvelles technologies numériques, des données, de l’automatisation, des workflows et du changement vous permettra de réussir cette transformation numérique.
2. Comprenez pourquoi vous devez digitaliser vos processus métier
Il est essentiel de définir clairement vos objectifs avant de vous lancer dans la digitalisation sans but précis. Posez-vous la question suivante : qu’est-ce qui crée de la valeur au sein de votre activité ? La digitalisation des métiers nécessite de se concentrer sur les processus qui apportent le plus de valeur à votre organisation, notamment :
- Ceux qui impliquent le plus de personnes.
- Ceux qui sont au cœur de votre métier.
- Ceux qui ont un impact direct sur vos résultats.
- Ceux qui affectent l’expérience client et les relations avec vos parties prenantes.
Selon McKinsey, 54% des entreprises automatisent leurs processus pour améliorer leur efficacité opérationnelle et 49% pour augmenter leur productivité. Rationnalisez votre réflexion grâce à ces informations.
3. Intégrez vos données dès la modélisation
Pourquoi intégrer les données dès la modélisation de vos processus métier ? Tout simplement parce que les données doivent être renseignées au moment de leur création, lorsqu’elles sont précises, fiables et exploitables. Cette approche ne vous empêche évidemment pas de mettre à jour ces données par la suite.
L’objectif est d’identifier les données importantes qui doivent être extraites à la fin d’un processus spécifique. Cela présente plusieurs avantages :
- Éviter la ressaisie des données et gagner du temps.
- Rendre l’accès à l’information plus pertinent.
- Permettre à chaque métier d’exploiter les données.
- Modéliser des processus dans lesquels les données jouent un rôle clé.
Selon Accenture, les entreprises axées sur les données connaissent une croissance annuelle de plus de 30%. Ainsi, n’oubliez pas de mettre en avant cette notion cruciale lorsqu’on parle de gestion électronique des documents.
Maintenant, vous observez la digitalisation des processus documentaires sous un autre angle, n’est-ce pas ?
4. Évaluez le potentiel d’automatisation des processus
Tout commence par le flux opérationnel de votre processus métier. En le modélisant et en le découpant en actions et étapes successives, vous identifiez les conditions qui déclenchent la prochaine étape liée à une action.
Si une action ou une condition ne nécessite aucune intervention humaine, elle doit être automatisée. Pour optimiser vos performances (Gestion des cas), nous vous recommandons d’adopter une approche globale de digitalisation des processus opérationnels, que ce soit dans les RH, la banque, la comptabilité, la finance, l’industrie ou la qualité.
La mise en place d’une automatisation efficace des processus métier sera ainsi optimale au sein de votre organisation. N’oubliez pas que le choix de solutions adaptées à vos différents métiers est important, car leurs fonctionnalités conditionnent l’efficacité des processus.
5. Veillez aux 4 éléments essentiels
Une véritable stratégie de digitalisation des processus repose sur 4 piliers essentiels :
- Quelles actions et quelles données concernent les entrées de processus ?
- Quelles tâches et quelles données sont impliquées en sortie de processus ?
- Quelles actions de contrôle automatisées enregistrent votre activité conformément à votre référentiel métier ?
- Quels sont les indicateurs pertinents pour mesurer l’activité ?
Prêtez une attention particulière à ces éléments pour garantir une digitalisation réussie de vos processus.
6. Évitez les impasses
Pour réussir la digitalisation d’un processus, il est crucial d’éviter les pratiques obscures. Par exemple, oublier les données dès la modélisation peut doubler les coûts. Mais pour considérer la digitalisation comme un levier de performance, il est essentiel de se poser une autre question : vos processus doivent-ils être figés ou souples ?
La réponse n’est pas unique, cela dépend de chaque situation :
- Dans le cas d’un processus nécessitant de nombreuses interventions humaines, une trop grande rigidité risque de le bloquer régulièrement.
- En revanche, dans le domaine de l’assemblage d’avions, un processus rigoureux et étape par étape est nécessaire pour respecter les normes de sécurité mondiales en matière de transport de passagers.
Un processus digital est avant tout un processus capable de détecter les mauvaises habitudes et les pratiques dangereuses pour les éviter.
7. Choisissez la méthode de gestion de projet adaptée
La réussite d’un projet de digitalisation des processus dépend également d’une organisation efficace. En matière de gestion de projet, deux méthodes s’opposent :
- La méthode classique du cycle en V : cette méthode fige les étapes d’un projet et rend difficile tout retour en arrière. Sa rigidité peut entraîner l’immobilisme et la difficulté à s’adapter à un changement de contexte ou à de nouveaux besoins.
- La méthode agile : basée sur l’adaptation permanente, elle implique les collaborateurs dès le départ et se concentre sur l’utilisateur. Elle offre une grande souplesse d’adaptation aux changements.
Pour ces raisons, nous préconisons la méthode agile associée à une dose de pédagogie et de bienveillance pour mener la conduite du changement avec l’implication et l’adhésion des utilisateurs.
8. Envisagez une solution sur mesure
Certains outils sont plus adaptés que d’autres aux spécificités de votre organisation, de vos processus documentaires, des données à maîtriser, etc. Pour certaines activités de services, l’intégration de la signature électronique est primordiale. D’autres entités se concentrent sur la simplification des processus facilitée par une plateforme.
En fonction de vos attentes et de votre marché, deux choix s’offrent à vous :
- Mise en place de solutions standardisées : ces solutions existent et peuvent être rapidement paramétrées, mais elles peuvent être limitées en termes de fonctionnalités ou de flexibilité. Vous risquez de plafonner rapidement en termes de gains.
- Développement d’un logiciel métier sur mesure : en travaillant en mode agile avec Anakeen, votre partenaire fournisseur, vous obtenez une solution qui prend en compte la complexité de vos processus métier et les spécificités propres à vos parties prenantes. Votre solution ne sera pas livrable du jour au lendemain, mais vous disposerez d’un environnement pérenne qui répondra à vos impératifs et qui pourra évoluer avec vos besoins, tout en garantissant une augmentation constante des bénéfices métier.
En suivant ces 8 astuces pratiques, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour réussir la digitalisation de vos processus métier. N’hésitez pas à consulter nos articles complémentaires pour approfondir votre réflexion et maximiser les bénéfices de cette transformation digitale.
