La digitalisation des processus métier est un élément clé pour une transformation numérique réussie au sein de votre organisation. Vous vous demandez sûrement si votre entreprise, qu’elle soit publique ou privée, est prête pour cette transition et si vous devriez envisager une solution sur mesure. Nous sommes là pour vous guider avec nos conseils basés sur notre expérience !
1. Définissez clairement les enjeux
La digitalisation des processus métier consiste à utiliser des outils, des méthodes, des techniques et des bonnes pratiques pour optimiser de manière fiable et sécurisée une série de tâches récurrentes au sein d’une organisation de travail. L’objectif global est d’améliorer l’efficacité collective. Voici quelques enjeux majeurs de la digitalisation des processus :
- La libération de tout verrou qui pourrait entraver la croissance
- L’anticipation des futurs obstacles
- L’augmentation de l’efficacité et de la productivité
- L’élimination des tâches chronophages et sans valeur ajoutée
- La motivation accrue de vos équipes
- La satisfaction client et la fidélisation accrues
- La valorisation de votre image de marque
La maîtrise des nouvelles technologies numériques, des données, de l’automatisation, des workflows et de la conduite du changement sont autant de leviers pour réaliser cette transformation numérique.
2. Identifiez les raisons de la digitalisation de vos processus métier
Digitaliser pour le simple plaisir de transposer une utilisation sur le numérique sans objectif précis n’est pas rationnel. La question essentielle à se poser lors de la dématérialisation est : qu’est-ce qui crée de la valeur au sein de votre activité ? La digitalisation des métiers implique de se concentrer sur les processus qui ont le plus de valeur pour votre organisation, notamment ceux qui touchent un grand nombre de personnes, ceux qui sont essentiels à votre activité principale, ceux qui impactent directement vos livrables, ceux qui affectent l’expérience client ou les relations avec vos parties prenantes.
Selon McKinsey, 54% des entreprises automatisent en priorité pour améliorer leur efficacité opérationnelle et 49% afin d’améliorer leur productivité. Il est donc primordial de rationaliser votre réflexion autour de ces points.
3. Intégrez vos données dès la modélisation
Pourquoi intégrer les données dès la modélisation des processus métier ? Parce que les données doivent être renseignées dès leur production, c’est-à-dire lorsqu’elles sont justes, fiables et exploitables dans votre processus de travail. L’objectif est d’identifier les données importantes qui doivent être utilisées en sortie d’un processus spécifique.
Cela présente plusieurs avantages :
- Vous évitez de ressaisir les données et de perdre du temps
- Vous rendez l’accès à l’information pertinent
- Vous rendez la donnée exploitable par chaque métier
- Vous modélisez des processus dont les données sont également utilisées dans d’autres processus
Selon Accenture, les entreprises véritablement axées sur les données connaissent une croissance annuelle de plus de 30 %. Il est donc essentiel de ne pas négliger cette notion cruciale des données, même si nous entendons souvent parler de gestion électronique de documents.
Avez-vous désormais une vision plus avisée et enrichie de la digitalisation des processus documentaires ?
4. Évaluez le potentiel d’automatisation de vos processus
Tout commence par le workflow opérationnel de vos processus métier. En le modélisant et en le découpant en actions et étapes successives, vous pouvez identifier les conditions qui déclenchent la prochaine étape liée à une action.
Si une action ou une condition ne nécessite pas d’intervention humaine, elle doit être automatisée. Dans une perspective d’optimisation des performances, nous vous conseillons d’adopter une approche globale de la digitalisation des processus opérationnels, que ce soit pour des processus RH, bancaires, comptables, financiers, industriels ou liés à la qualité.
La mise en place d’automatisation des processus métier sera ainsi plus efficace au sein de votre organisation. Il est important de choisir des solutions adaptées aux différents métiers, car leurs fonctionnalités conditionnent l’efficacité des processus.
5. Gardez un œil sur les 4 éléments fédérateurs
Une stratégie de digitalisation des processus repose sur 4 piliers interrogatifs :
- Quelles actions et quelles données concernent les entrées de processus ?
- Quelles tâches et quelles données sont impliquées en sortie de processus ?
- Quelles actions de contrôle automatisées enregistrent mon activité, conformément à mon référentiel métier ?
- Quels sont les indicateurs pertinents capables de mesurer l’activité ?
Cette approche vous permettra de mieux structurer vos processus et d’obtenir des résultats concrets.
6. Évitez les impasses
Pour digitaliser un processus avec succès, il est essentiel d’éviter certaines pratiques obscures. Par exemple, oublier les données dès la modélisation peut multiplier les coûts par deux. Il est également important de se poser la question suivante : est-ce que mes processus doivent être figés ou souples afin de penser la digitalisation comme un levier de performance ?
La réponse dépendra du contexte. Certains processus nécessitent de la souplesse, notamment lorsqu’ils impliquent de nombreuses interventions humaines. D’autres processus doivent respecter des normes strictes et exiger une extrême rigueur, comme l’assemblage d’avions pour le transport de passagers.
Un processus digital est finalement un processus capable de détecter de mauvaises habitudes ou des pratiques dangereuses, afin de les éviter.
7. Choisissez la méthode de gestion de projet optimale
La réussite d’un projet de digitalisation des processus repose également sur une organisation efficace. Deux méthodes s’opposent en matière de gestion de projet :
- La méthode classique du cycle en V, qui fige les étapes de déroulement d’un projet. Cette méthode peut provoquer l’immobilisme et la tétanie lorsqu’il s’agit de s’adapter à un changement de contexte ou à un nouveau besoin émergent.
- La méthode agile, qui vise à procéder par itérations et à impliquer les collaborateurs dès le départ. Elle offre une souplesse d’adaptation aux changements.
Nous préconisons la méthode agile, associée à une dose de pédagogie et de bienveillance, afin de mener la conduite du changement en impliquant et en obtenant l’adhésion des utilisateurs.
8. Envisagez une solution sur mesure
Certaines solutions sont plus appropriées que d’autres en fonction des spécificités de votre organisation, de vos processus documentaires, des données à maîtriser et des spécialités concernées. Selon vos attentes et votre marché, deux choix s’offrent à vous :
- La mise en place de solutions standardisées, rapides à paramétrer mais souvent limitées en termes de fonctionnalités et de flexibilité.
- Le développement d’un logiciel métier sur mesure, en collaboration avec Anakeen, qui tient compte de la complexité de vos processus métier et qui offre une faculté d’évolution constante.
Nous espérons que ces astuces pratiques vous aideront à réussir la digitalisation de vos processus métier. N’hésitez pas à consulter nos articles complémentaires pour approfondir le sujet !
👉 Article complémentaire : Modélisation de processus métier : guide pour réussir
👉 Article complémentaire : Automatiser ses processus métier et réduire ses coûts opérationnels de 30 %
👉 Article complémentaire : Un logiciel métier sur mesure pour une entreprise plus performante
👉 Article complémentaire : Modèle à suivre et conseils pour rédiger son cahier des charges logiciel
