La digitalisation des processus métier est sans conteste l’un des moyens les plus efficaces pour mener à bien la transformation numérique au sein de votre organisation. Vous avez déjà fait le premier pas ! Mais êtes-vous prêt à franchir cette étape cruciale de la digitalisation des processus d’entreprise ? Doit-on envisager une solution sur mesure ? Dans cet article, nous vous livrons quelques conseils précieux, fruit de notre expérience en la matière.
1. Définissez clairement les enjeux
La digitalisation des processus métier consiste à utiliser des outils, des techniques, des méthodes et des bonnes pratiques afin d’optimiser les tâches récurrentes au sein de votre organisation. L’objectif général pour une entreprise, qu’elle soit publique ou privée, est d’améliorer l’efficacité collective. Mais quels sont les véritables enjeux de cette digitalisation des processus ? Dressons une liste :
- Se libérer de tous les verrous susceptibles d’entraver la croissance,
- Anticiper les obstacles à venir,
- Accroître l’efficacité et la productivité,
- Éliminer les tâches chronophages et rébarbatives sans valeur ajoutée,
- Générer un regain de motivation auprès des équipes,
- Augmenter la satisfaction client et la fidélisation,
- Valoriser l’image de marque de l’entreprise.
Les nouvelles technologies numériques, la maîtrise des données, l’automatisation, les workflows et la conduite du changement sont les clés de cette transformation numérique.
2. Identifiez les raisons de la digitalisation des processus métier
La digitalisation ne doit pas être motivée par la simple volonté de transposer les usages dans le monde numérique sans objectif précis. La question à se poser lors de toute dématérialisation est la suivante : Qu’est-ce qui crée de la valeur dans nos activités professionnelles ? La digitalisation des métiers implique de se concentrer sur les processus ayant le plus de valeur pour l’organisation, tels que ceux qui impliquent de nombreuses personnes, ceux qui sont au cœur de l’activité, ceux qui ont un impact direct sur les livrables, ou encore ceux qui affectent l’expérience client. Selon McKinsey, 54 % des entreprises automatisent principalement pour améliorer leur efficacité opérationnelle et 49 % pour augmenter leur productivité.
3. Considérez les données dès la modélisation
Pourquoi intégrer les données dès la modélisation des processus métier ? Parce que la donnée doit être renseignée au moment où elle est produite, c’est-à-dire lorsqu’elle est pertinente, fiable et exploitable dans le cadre d’un processus de travail. Identifier les données importantes qui doivent être restituées en sortie d’un processus précis présente plusieurs avantages, tels que l’évitement de la ressaisie des données et des pertes de temps, la pertinence de l’accès à l’information, la mise à disposition de données exploitables pour chaque métier, et la possibilité de modéliser des processus dont les données sont également utilisées dans d’autres processus. Selon Accenture, les entreprises véritablement axées sur les données connaissent une croissance annuelle de plus de 30 %.
4. Évaluez le potentiel d’automatisation des processus
Tout commence par le workflow opérationnel de votre processus métier. En le modélisant et en le découpant en actions et en étapes successives, vous identifierez les conditions nécessaires pour déclencher la prochaine étape liée à une action. Si une action ou une condition ne nécessite pas d’intervention humaine, elle doit être automatisée. Pour optimiser les performances (Case Management), nous vous recommandons d’adopter une approche globale de digitalisation des processus opérationnels, que vos processus concernent les ressources humaines, la finance, la comptabilité, l’industrie ou la qualité. La mise en place d’une automatisation des processus métier sera ainsi plus efficace au sein de votre organisation. Il est important de choisir des solutions adaptées à chaque métier, car leurs fonctionnalités conditionneront l’efficacité des processus.
5. Gardez à l’esprit les 4 éléments clés
Une véritable stratégie de digitalisation des processus repose sur 4 piliers :
- Quelles actions et quelles données sont concernées par les entrées des processus ?
- Quelles tâches et quelles données sont impliquées dans les sorties des processus ?
- Quelles actions de contrôle automatisées enregistrent l’activité, conformément aux référentiels métiers ?
- Quels sont les indicateurs pertinents capables de mesurer l’activité ?
6. Évitez les impasses
Pour réussir la digitalisation d’un processus, il est essentiel de se prémunir des pratiques obscures. Ne pas prendre en compte les données dès la modélisation peut par exemple doubler les coûts. Il est également important de se poser une question cruciale : les processus doivent-ils être figés ou souples ? La réponse dépend du contexte. Dans certains cas, un processus flexible est nécessaire pour éviter les blocages fréquents, tandis que dans d’autres domaines, une rigueur extrême est indispensable pour respecter des normes de sécurité strictes. Un processus digital est finalement capable de détecter de mauvaises habitudes ou des pratiques dangereuses, afin de les éviter.
7. Choisissez la méthode de gestion de projet optimale
La réussite d’un projet de digitalisation des processus repose également sur une organisation efficace. Deux méthodes s’opposent en matière de gestion de projet :
- La méthode classique du cycle en V : basée sur un principe d’actions en cascade, cette méthode fige les étapes de déroulement d’un projet, rendant difficile toute marche arrière.
- La méthode agile : basée sur le principe d’adaptation permanente, cette méthode implique les collaborateurs dès le départ, avec une approche centrée sur l’utilisateur. Elle offre une souplesse d’adaptation aux changements de tout ordre.
Nous préconisons la méthode agile, associée à une dose de pédagogie et de bienveillance, pour mener la conduite du changement en impliquant et en obtenant l’adhésion des utilisateurs.
8. Envisagez une solution sur mesure
Certaines solutions sont plus adaptées que d’autres aux spécificités d’une organisation, des processus documentaires, des données à maîtriser, des spécialités concernées, etc. Pour certaines activités de services, une solution intégrant la signature électronique sera primordiale, tandis que d’autres entités se concentreront sur la simplification des processus rendue possible par une plateforme. Selon vos attentes et votre marché, deux choix s’offrent à vous :
- La mise en place de solutions standardisées : ces solutions existent déjà et peuvent être rapidement paramétrées, mais manquent parfois de fonctionnalités et de flexibilité.
- Le développement d’un logiciel métier sur mesure : en travaillant en mode agile avec votre partenaire Anakeen, vous obtenez une plateforme qui prend en compte la complexité de vos processus métier et les spécificités de vos parties prenantes. Bien que cette solution ne soit pas livrable du jour au lendemain, elle offre un environnement pérenne qui répond à vos impératifs, ainsi qu’une évolutivité constante avec des avantages métier en hausse.
Pour en savoir plus sur la digitalisation des processus métier, consultez notre article complémentaire “Modélisation de processus métier : guide pour réussir”.
N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations sur comment réussir la digitalisation de vos processus métier.
