La digitalisation des processus métier est aujourd’hui une solution incontournable pour mener à bien la transformation numérique au sein de votre entreprise. Mais êtes-vous prêt à embrasser cette révolution ? Devriez-vous envisager le développement d’une solution sur mesure ? Dans cet article, nous vous proposons 8 conseils basés sur notre expérience pour vous aider à réussir la digitalisation de vos processus métier.
1. Définissez clairement vos objectifs et les enjeux réels
La digitalisation des processus métier consiste à utiliser des outils, des méthodes, des techniques et des bonnes pratiques pour optimiser de manière fiable et sécurisée une série de tâches récurrentes au sein de votre organisation. L’objectif global est d’améliorer l’efficacité collective. Pour cela, il est essentiel de définir clairement les enjeux de la digitalisation des processus, tels que se libérer des freins à la croissance, anticiper les problèmes futurs, accroître l’efficacité et la productivité, éliminer les tâches sans valeur ajoutée, motiver vos équipes, satisfaire vos clients et valoriser votre image de marque.
2. Comprenez pourquoi vous devez digitaliser vos processus métier
La digitalisation ne doit pas être une fin en soi, mais plutôt une démarche rationnelle avec des objectifs précis. Posez-vous la question : qu’est-ce qui crée de la valeur au sein de votre activité ? Pour réussir la digitalisation de vos processus métier, concentrez vos efforts sur les processus les plus importants pour votre organisation, ceux qui impliquent le plus de personnes, ceux qui sont au cœur de votre métier, ceux qui ont un impact direct sur vos livrables et ceux qui affectent l’expérience client.
3. Intégrez vos données dès la modélisation des processus
La donnée est essentielle dans la digitalisation des processus métier. Elle doit être renseignée au moment où elle est produite, afin qu’elle soit juste, fiable et exploitable. L’objectif est d’identifier les données importantes qui doivent être restituées en sortie de processus. Cela vous permet d’éviter de ressaisir les données, de rendre l’accès à l’information pertinent, de rendre la donnée exploitable par chaque métier et de modéliser des processus dont les données servent dans d’autres processus.
4. Évaluez le potentiel d’automatisation de vos processus
La modélisation de vos processus métier vous permet d’identifier les actions et les étapes qui peuvent être automatisées. Si une action ou une condition ne nécessite pas d’intervention humaine, elle doit être automatisée. Pour optimiser les performances de votre organisation, nous vous recommandons d’adopter une approche globale de digitalisation des processus opérationnels, qu’ils concernent les ressources humaines, la finance, la comptabilité, l’industrie ou la qualité.
5. Prenez en compte les 4 éléments clés de la digitalisation
Une stratégie de digitalisation des processus repose sur 4 piliers interrogatifs : quelles actions et quelles données concernent les entrées de processus ? Quelles tâches et quelles données sont impliquées en sortie de processus ? Quelles actions de contrôle automatisées enregistrent votre activité ? Quels sont les indicateurs pertinents capables de mesurer l’activité ?
6. Évitez les erreurs courantes
Pour réussir votre digitalisation, évitez certaines pratiques obscures qui peuvent augmenter les coûts et nuire à l’efficacité de vos processus. Posez-vous la question : vos processus doivent-ils être figés ou souples ? La réponse dépend de vos besoins. Certains processus nécessitent de la souplesse pour éviter les blocages, tandis que d’autres doivent être rigoureusement respectés pour des raisons de sécurité ou de conformité.
7. Choisissez une méthode de gestion de projet adaptée
La réussite d’un projet de digitalisation des processus dépend également de l’organisation de votre entreprise. Deux méthodes s’opposent : la méthode classique du cycle en V et la méthode agile. Nous vous recommandons d’adopter une approche agile, en impliquant les collaborateurs dès le départ et en vous adaptant aux changements de manière flexible.
8. Envisagez une solution sur mesure
Il existe de nombreux outils de digitalisation des processus, mais certains sont plus adaptés que d’autres à votre organisation et à vos spécificités. Selon vos besoins et votre marché, vous pouvez choisir entre des solutions standardisées et des logiciels métier sur mesure. Le développement d’un logiciel métier sur mesure avec un partenaire tel que Anakeen vous permet d’obtenir une plateforme qui répond à toutes vos exigences et qui évolue avec votre entreprise.
En conclusion, la digitalisation des processus métier est une étape essentielle pour réussir votre transformation numérique. En suivant ces conseils, vous serez en mesure d’optimiser vos processus, d’améliorer votre efficacité et d’assurer la pérennité de votre entreprise dans un monde de plus en plus digitalisé.
