La digitalisation des processus métier est un élément clé pour mener à bien la transformation numérique de votre entreprise. Vous savez déjà que cela peut être une solution efficace, mais êtes-vous prêt à franchir le pas ? Devriez-vous opter pour une solution sur mesure ? Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils basés sur notre expérience pour vous aider à réussir la digitalisation de vos processus métier.
Se donner une définition claire et cerner les vrais enjeux
La digitalisation des processus métier consiste à optimiser de manière fiable et sécurisée une série de tâches récurrentes au sein de votre organisation. L’objectif global est d’améliorer l’efficacité collective. Voici quelques enjeux de la digitalisation des processus :
- Se libérer de tout verrou susceptible d’entraver la croissance,
- Anticiper les obstacles à venir,
- Accroître l’efficacité et la productivité,
- Éliminer les tâches chronophages et sans valeur ajoutée,
- Motiver vos équipes,
- Améliorer la satisfaction client et la fidélisation,
- Valoriser votre image de marque.
Les nouvelles technologies numériques, la maîtrise des données, l’automatisation, les workflows et la conduite du changement permettent cette transformation numérique.
Savoir pourquoi digitaliser vos processus métier
Il n’est pas rationnel de digitaliser vos processus sans définir d’objectif précis. Demandez-vous ce qui crée de la valeur au sein de votre activité. La digitalisation des métiers doit se concentrer sur les processus les plus importants pour votre organisation, notamment ceux qui impliquent le plus de personnes, ceux qui ont un impact direct sur vos livrables, ceux qui affectent l’expérience client ou vos relations avec vos parties prenantes. Selon McKinsey, 54% des entreprises automatisent leurs processus pour améliorer leur efficacité opérationnelle et 49% pour accroître leur productivité.
Considérer vos données dès la modélisation
Intégrez les données dès la modélisation de vos processus métier. Identifiez les données importantes qui doivent être exploitées en sortie d’un processus précis. Cela vous évite de ressaisir les données, rend l’accès à l’information plus pertinent, facilite l’exploitation des données par chaque métier et permet de modéliser des processus dont les données sont également utilisées dans d’autres processus. Selon Accenture, les entreprises axées sur les données connaissent une croissance annuelle de plus de 30%.
Jauger le potentiel d’automatisation des processus
Commencez par modéliser votre workflow opérationnel et identifiez les conditions qui déclenchent chaque étape liée à une action. Automatisez les actions ou les conditions qui ne nécessitent pas d’intervention humaine. Nous vous recommandons d’adopter une approche globale de la digitalisation des processus opérationnels pour optimiser les performances de votre organisation. Notez que les fonctionnalités des solutions que vous choisirez conditionnent l’efficacité de vos processus.
Veiller aux 4 éléments fédérateurs
Une véritable stratégie de digitalisation des processus repose sur 4 piliers interrogatifs :
- Quelles actions et quelles données concernent les entrées de processus ?
- Quelles tâches et quelles données sont impliquées en sortie de processus ?
- Quelles actions de contrôle automatisées enregistrent votre activité conformément à votre référentiel métier ?
- Quels sont les indicateurs pertinents capables de mesurer l’activité ?
Éviter les voies sans issue
Pour réussir la digitalisation d’un processus, il est important de se prémunir des pratiques obscures. Le choix entre la souplesse et la rigidité du processus dépend de sa structure. Certains processus doivent apporter de la souplesse, tandis que d’autres nécessitent une extrême rigueur. Un processus digital doit être capable de détecter de mauvaises habitudes ou des pratiques dangereuses afin de les éviter.
Choisir la méthode de gestion de projet optimale
La réussite d’un projet de digitalisation des processus dépend également de son organisation. Vous avez le choix entre la méthode classique du cycle en V, qui fige les étapes du projet, et la méthode agile, qui vise à procéder par itérations en impliquant les collaborateurs dès le départ. Nous préconisons la méthode agile, associée à de la pédagogie et de la bienveillance, pour mener la conduite du changement avec l’implication et l’adhésion des utilisateurs.
Envisager une solution sur mesure
Certaines solutions sont plus appropriées que d’autres en fonction des spécificités de votre organisation, de vos processus documentaires, des données à maîtriser et des spécialités concernées. Vous pouvez choisir entre des solutions standardisées, qui peuvent être limitées en termes de personnalisation et d’adaptabilité, ou le développement d’un logiciel métier sur mesure en collaboration avec un fournisseur-partenaire de confiance. Ce dernier vous permettra d’obtenir une solution adaptée à vos besoins et d’évoluer dans le temps tout en constatant des bénéfices métier en hausse constante.
Grâce à ces conseils, vous êtes désormais mieux armé pour réussir la digitalisation de vos processus métier. N’hésitez pas à consulter nos autres articles complémentaires pour approfondir votre réflexion et mener à bien votre transformation numérique.
