La digitalisation des processus métier est aujourd’hui essentielle pour mener à bien la transformation numérique de votre entreprise. Mais comment savoir si votre organisation est prête à franchir ce cap ? Et quelles sont les étapes clés pour y parvenir ? Nous vous donnons ici quelques conseils concrets basés sur notre expérience pour vous guider dans cette démarche.
1. Définissez clairement vos enjeux
La digitalisation des processus métier consiste à optimiser efficacement et en toute sécurité les tâches récurrentes au sein de votre organisation. Cela permet d’améliorer l’efficacité collective de votre entreprise, qu’elle soit publique ou privée. Les enjeux de la digitalisation sont nombreux :
- Libérer votre entreprise de tous les verrous susceptibles de freiner sa croissance
- Anticiper les problèmes futurs
- Accroître l’efficacité et la productivité
- Éliminer les tâches chronophages et sans valeur ajoutée
- Motiver vos équipes
- Augmenter la satisfaction client et la fidélisation
- Valoriser l’image de marque de votre entreprise
La transformation numérique est rendue possible grâce aux nouvelles technologies, à la maîtrise des données, à l’automatisation des processus et à la capacité à gérer le changement.
2. Identifiez les objectifs de votre digitalisation
Il est important de donner un sens concret à la digitalisation des processus métier. Ne cherchez pas à numériser vos activités sans avoir défini des objectifs précis. Posez-vous la question : quelles sont les activités qui créent de la valeur au sein de mon entreprise ? Concentrez-vous sur les processus qui ont le plus d’impact sur votre organisation, notamment ceux qui impliquent beaucoup de personnes, ceux qui sont au cœur de votre métier, ceux qui influencent directement vos livrables et ceux qui affectent l’expérience client.
Selon McKinsey, 54% des entreprises automatisent en priorité pour améliorer leur efficacité opérationnelle et 49% pour augmenter leur productivité.
3. Prenez en compte vos données dès la modélisation
Intégrez vos données dès la phase de modélisation de vos processus métier. Les données doivent être renseignées dès qu’elles sont produites, c’est-à-dire au moment où elles sont justes, fiables et exploitables. Identifiez les données importantes qui doivent être utilisées en sortie d’un processus spécifique.
Cette approche présente de nombreux avantages :
- Évitez de ressaisir les données et gagnez du temps
- Rendez l’accès à l’information pertinent
- Rendez la donnée exploitable pour chaque métier
- Utilisez les données dans plusieurs processus
Selon Accenture, les entreprises axées sur les données connaissent une croissance annuelle de plus de 30%. N’oubliez pas cette notion cruciale des données lors de votre réflexion sur la digitalisation des processus.
4. Automatisez vos processus judicieusement
Démarrez par analyser le workflow opérationnel de vos processus métier. Identifiez les actions et les étapes successives qui composent chaque processus. Automatisez les actions et les conditions qui ne nécessitent pas d’intervention humaine.
Pour optimiser les performances de votre entreprise, adoptez une approche globale de la digitalisation des processus opérationnels, qu’ils soient RH, bancaires, comptables, financiers, industriels ou liés à la qualité. La mise en place d’une automatisation des processus métier sera ainsi plus optimale.
Sachez que le choix des outils appropriés à chaque métier est crucial pour garantir l’efficacité des processus.
5. Prenez en compte les 4 éléments essentiels
Une véritable stratégie de digitalisation des processus repose sur 4 piliers interrogatifs :
- Quelles sont les actions et les données qui concernent les entrées des processus ?
- Quelles sont les tâches et les données impliquées en sortie des processus ?
- Quelles sont les actions de contrôle automatisées qui enregistrent votre activité conformément à votre référentiel métier ?
- Quels sont les indicateurs pertinents capables de mesurer votre activité ?
6. Évitez les impasses
Pour réussir la digitalisation d’un processus, il est essentiel d’éviter certaines pratiques douteuses. Par exemple, ne négligez pas les données dès la phase de modélisation, car cela peut multiplier les coûts par deux.
Selon le contexte de votre entreprise, certains processus doivent être souples, tandis que d’autres doivent suivre des règles strictes. Le but est d’avoir un processus capable de détecter les mauvaises habitudes ou les pratiques dangereuses afin de les éviter.
7. Choisissez la méthode de gestion de projet adaptée
La réussite d’un projet de digitalisation des processus dépend également d’une organisation efficace. Deux méthodes s’opposent dans la gestion de projet :
- La méthode classique du cycle en V : fige les étapes de déroulement d’un projet et peut être peu flexible face aux changements contextuels ou aux nouveaux besoins.
- La méthode agile : basée sur l’adaptation permanente, elle permet d’impliquer les collaborateurs dès le départ et offre une souplesse d’adaptation aux changements.
Privilégiez la méthode agile pour mener à bien votre projet de digitalisation en obtenant l’implication et l’adhésion des utilisateurs.
8. Envisagez une solution sur mesure
Certaines solutions sont plus adaptées que d’autres aux spécificités de votre organisation, de vos processus documentaires et des données à maîtriser. En fonction de vos attentes et de votre marché, vous avez deux choix :
- Les solutions “sur étagère” : elles offrent des fonctionnalités standardisées, mais peuvent être limitées en termes de personnalisation et d’évolutivité.
- Les logiciels métiers sur mesure : en travaillant avec un partenaire comme Anakeen, vous pouvez obtenir une plateforme qui répond spécifiquement à vos besoins et qui évolue avec votre entreprise.
En suivant ces 8 conseils pratiques, vous serez en mesure de réussir la digitalisation de vos processus métier et d’optimiser les performances de votre entreprise. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur notre approche et nos solutions en matière de digitalisation des processus.
