Aucun projet n’est complet sans un calendrier prévisionnel. Ces éléments temporels fournissent une vue d’ensemble visuelle et contribuent à optimiser le travail de vos équipes. Grâce à un calendrier prévisionnel, vous pouvez estimer la durée d’un projet et communiquer une échéance approximative à vos clients. Bien que les calendriers prévisionnels puissent sembler simples sur le papier, ils peuvent être intimidants pour les chefs de projet novices. Que vous créiez votre premier calendrier ou que vous en soyez déjà à votre 563e, ces huit étapes simples vous aideront à perfectionner votre prochaine chronologie de projet.
Rédigez une déclaration de portée du projet
Avant de créer votre calendrier prévisionnel, il est essentiel de définir la portée de votre projet. La déclaration de portée du projet décrit les résultats que vous souhaitez atteindre avant la fin du projet.
Prenons un exemple simple : imaginons que vous et vos amis souhaitiez aménager un jardin. Dans ce cas, votre déclaration de portée pourrait être la suivante : “Nous allons créer un potager de 10 m2 dans lequel nous cultiverons des tomates, des poivrons, du chou vert, des pommes de terre, des petits pois, des haricots verts et du maïs.”
Créez un organigramme de projet
Pour créer un organigramme de projet, prenez votre déclaration de portée du projet et divisez vos objectifs en sous-objectifs. Il s’agit de découper votre projet en parties plus petites, sans encore parler de tâches spécifiques. Cette section est également appelée “baseline de périmètre” et chaque sous-objectif est appelé “lot de travail”.
Revenons à notre exemple de jardin. Vous pourriez définir votre organigramme de projet comme suit :
- 1 m2 de tomates
- 1 m2 de poivrons
- 1,5 m2 de chou vert
- 2 m2 de pommes de terre
- 1,5 m2 de petits pois
- 1 m2 de haricots verts
- 2 m2 de maïs
Divisez les lots de travail en tâches pour obtenir un calendrier prévisionnel efficace
Ensuite, vous pouvez établir une liste de tâches pour chaque lot de travail. Réfléchissez aux étapes nécessaires pour passer de l’état initial à l’objectif final. Notez les tâches similaires qui se retrouvent dans différents lots de travail. Cela vous aidera à déterminer les dépendances à l’étape suivante de votre chronologie de projet.
Créez maintenant une liste de tâches pour deux des lots de travail de votre jardin et organisez-les dans un tableau.
Déterminez les dépendances du projet
Les dépendances sont des tâches qui ne peuvent pas être démarrées tant qu’une autre tâche n’est pas terminée. Par exemple, vous ne pouvez pas planter vos tomates tant que le sol n’a pas été retourné. Dans certains cas, il est relativement facile de déterminer les dépendances, mais pour des processus plus complexes, cela peut devenir un vrai casse-tête.
Pour visualiser et identifier ces dépendances, vous pouvez utiliser un organigramme ou un autre type de diagramme. Il peut être utile d’utiliser des codes de couleur ou de définir des responsabilités pour chaque tâche.
Déterminez la durée estimée de chaque tâche
Revenez à votre liste de tâches ou à votre tableau et estimez la durée de chaque tâche. Imaginez que la personne ou l’équipe chargée de la tâche travaillera de manière continue et efficace. Si vous n’êtes pas en mesure de donner une estimation précise, consultez un expert pour obtenir des conseils.
Déterminez la disponibilité des ressources
Dans la plupart des cas, la ressource la plus limitée est la disponibilité des membres de votre équipe ou de vos collaborateurs. Vous devez donc tenir compte de leurs disponibilités pour accomplir les tâches qui leur sont assignées. Parfois, une tâche peut prendre une journée de travail, mais si vous avez d’autres projets en cours, vous devrez peut-être prévoir quelques jours, voire quelques semaines de marge.
Dans notre projet de jardin, le travail en lui-même ne prend que quatre heures, mais compte tenu des autres engagements de votre équipe, il faudra deux week-ends pour tout terminer. C’est pourquoi vous devez allouer plusieurs jours à chaque tâche lorsque vous établissez votre calendrier de gestion de projet.
Déterminez les jalons importants
Les jalons du projet vous permettent de suivre l’avancement de votre projet. Ils vous aident à rester sur la bonne voie et à prendre des mesures correctives si nécessaire avant même d’atteindre la date limite.
Créez votre calendrier prévisionnel de gestion de projet
Voici le moment amusant ! Il est temps de créer votre calendrier prévisionnel de projet. Organisez vos tâches dans l’ordre, ajustez leur durée en fonction des périodes prévues et ajoutez des jalons pour finaliser le tout. Et voilà ! Vous venez de créer un magnifique calendrier prévisionnel.
Conseils de pro pour un calendrier prévisionnel plus fluide
Avant de commencer, définissez la date de début et de fin de votre projet et adaptez les étiquettes en conséquence.
Ensuite, choisissez entre une chronologie linéaire ou en bloc. Utilisez la structure qui convient le mieux à votre projet. Une chronologie linéaire simple vous aide à identifier les étapes importantes, tandis qu’une chronologie en bloc facilite la visualisation des équipes et de l’avancement des tâches spécifiques.
Déterminez les unités de temps de votre projet en fonction de la chronologie. Vous pouvez utiliser des secondes, des heures, des jours, des semaines ou même des années.
Superposez plusieurs axes temporels de projet pour afficher les étiquettes uniquement sur l’axe le plus bas.
Utilisez des codes couleur pour organiser et aligner les différentes équipes ou étapes du projet.
Ajustez les intervalles, mais uniquement par incréments complets.
Avantages de la planification dans la gestion de projet
La planification du projet présente plusieurs avantages :
- Elle facilite le suivi, les rapports et la communication des progrès réalisés.
- Elle permet de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les tâches, les dépendances et les délais.
- Elle met en évidence les problèmes potentiels, tels que les ressources insuffisantes.
- Elle permet d’identifier les relations entre les tâches.
- Elle facilite le suivi de la progression et permet de repérer rapidement les problèmes.
Choisissez un logiciel de planification de projet
De nombreux projets peuvent bénéficier de l’utilisation d’outils de planification de projet ou de logiciels spécifiques. Ces outils facilitent la visualisation du processus de planification pour toutes les parties prenantes. Le choix d’un logiciel dépend de vos méthodes de planification, mais il est essentiel de choisir un outil capable de produire des diagrammes de Gantt de manière facile et efficace.
Une bonne planification de projet vous permet de vous concentrer sur les tâches individuelles tout en gardant un œil sur les jalons importants.
Pour une planification efficace, il est essentiel de garder votre calendrier à jour et de le mettre à jour régulièrement. En utilisant un logiciel qui permet de synchroniser les calendriers de votre équipe et de suivre les mises à jour en temps réel, vous pouvez réagir rapidement aux changements.
Dans un projet, les risques non anticipés peuvent avoir un impact majeur sur le calendrier. Les chefs de projet doivent être en mesure d’identifier, de suivre et de résoudre les risques dès qu’ils surviennent, surtout lorsque les délais sont serrés. Choisissez un logiciel de planification de projet doté d’outils solides de gestion des risques pour que tous les acteurs puissent les suivre et les résoudre rapidement.
Conclusion
Les avantages d’une bonne planification prévisionnelle sont nombreux et s’appliquent à tous les domaines et toutes les parties impliquées dans un projet. Grâce à une planification précise, vous pouvez atteindre vos objectifs de manière plus fiable, être plus rentable et faire des projets une réussite pour votre organisation. C’est ce que font la plupart des grandes entreprises et des agences qui rendent des comptes à leurs clients.
La meilleure façon de planifier est d’utiliser un outil de gestion de projet adapté. Avec un tel outil, vous pouvez suivre les progrès, les dépendances, les délais et les étapes du projet, tout en restant flexible.
