Deux tiers des responsables des ressources humaines affirment que leur département est en train de subir une transformation numérique et une automatisation des processus RH. Pourtant, seulement 40 % d’entre eux ont un plan pour naviguer dans ce nouveau territoire.
Les ressources humaines sont responsables de la gestion des offres d’emploi, de la présélection des candidats, de l’intégration, des avantages sociaux, du suivi des performances, de l’externalisation, etc. Lorsqu’une entreprise se développe, possède plusieurs sites ou travaille à distance, il est impossible de survivre sans automatisation.
Les anciens logiciels RH peuvent nécessiter une programmation personnalisée en plus d’être assez coûteux et complexes. Heureusement, l’automatisation des ressources humaines est désormais abordable et facile à mettre en place. Les solutions sont disponibles dans le cloud, et il existe des options de code faible ou nul comme ProcessMaker.
Qu’est-ce que l’automatisation des ressources humaines ?
L’automatisation des ressources humaines est une technologie qui automatise les processus récurrents des ressources humaines et simplifie les tâches documentaires lourdes. Sans compromettre la qualité, elle réduit considérablement le temps nécessaire pour mener à bien les processus RH.
Elle peut prendre en charge de nombreuses tâches administratives essentielles telles que la saisie de données, la création de dossiers, le partage de documents, la sélection de candidats avec des compétences spécifiques, le pré-remplissage de formulaires, etc. Lorsqu’elles sont traitées manuellement, ce type de tâches peut prendre des heures.
Pourquoi votre entreprise devrait-elle s’intéresser à l’automatisation des ressources humaines ?
L’automatisation des ressources humaines présente de nombreux avantages, notamment la réduction des coûts d’impression et de stockage physique, tout en offrant un accès pratique aux fichiers en ligne, à tout moment et de n’importe où.
Lorsque les données sur les employés peuvent être localisées dans un seul endroit, cela améliore l’efficacité de la sélection, de l’embauche et de la formation. De plus, les employés se sentent plus engagés lorsqu’ils ont du temps pour se concentrer sur les tâches stratégiques qui contribuent à la réalisation des objectifs de l’entreprise.
L’automatisation de l’embarquement des nouveaux employés leur permet de commencer à travailler directement, au lieu de passer leur première semaine à fouiller dans des piles de papiers et de formulaires. De plus, elle permet de réduire les erreurs de saisie de données.
Le gain de temps se traduit également par une réduction des coûts, surtout lorsque l’équipe des ressources humaines devient plus productive.
Concentrez-vous sur ce qui compte le plus : vos collaborateurs
En moyenne, le département des ressources humaines passe 40 % de son temps à effectuer des tâches administratives lourdes telles que la récupération de données d’un système et la saisie d’informations dans un autre. Si les processus étaient optimisés, les ressources humaines pourraient consacrer plus de temps à la recherche et à la fidélisation des meilleurs talents.
Avec l’automatisation des ressources humaines, vous pouvez créer un environnement qui élimine les biais involontaires et vous permet de vous concentrer sur l’aspect le plus important : les compétences. De plus, il est courant que les nouveaux employés perdent de leur enthousiasme après avoir été submergés par la paperasse et la gestion des courriels.
Cependant, lorsque vous automatisez vos processus RH, les nouveaux employés et les employés de longue date ne se sentent pas aussi dépassés. Presque tous les processus RH peuvent être accélérés, améliorant instantanément la charge de travail du département des ressources humaines tout en renforçant l’engagement des employés qui interagissent avec les RH.
8 exemples courants d’automatisation des ressources humaines
1. Intégration des employés
L’intégration d’un employé est l’une des tâches les plus fastidieuses du département des ressources humaines. De la publication des offres d’emploi à la collecte des CV, en passant par les entretiens et l’accès au réseau pour les nouveaux employés, tous ces processus peuvent être automatisés. L’automatisation des ressources humaines accélère le processus d’intégration tout en réduisant les coûts associés.
De plus, le suivi, l’analyse et la mesure des performances ne sont pas des processus faciles. Il existe de nombreux cas où les biais et les inefficacités peuvent faire partie du cycle. En revanche, l’automatisation des ressources humaines permettra de suivre avec précision les KPI les plus significatifs afin d’assurer que la contribution de chaque employé est en adéquation avec les objectifs de l’entreprise.
2. Départ
Le départ d’un employé n’est pas un processus agréable, ni pour l’employé ni pour l’employeur. Les dossiers de départ doivent être collectés et traités. De plus, le matériel de l’entreprise doit être récupéré, vérifié et retour. Ensuite, des mesures doivent être prises pour retirer l’employé licencié de la liste de paie et des avantages sociaux.
Au lieu de cela, utilisez l’automatisation pour traiter chacune de ces tâches de manière rapide, fiable et cohérente afin de rendre le processus de départ plus gérable et d’éviter tout problème juridique potentiel.
3. Demandes de congé
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles un membre de l’équipe peut déposer une demande de congé – que ce soit pour un rendez-vous médical, un congé sabbatique, une formation, etc. Le traitement de chaque demande de congé est à la fois fastidieux et long. De plus, le temps qu’il faut pour traiter une demande de congé rend plus difficile pour les ressources humaines de répondre et d’approuver les demandes en temps voulu.
D’un autre côté, l’automatisation intelligente peut fournir instantanément des approbations fiables tout en mettant immédiatement à jour les fiches de congé de l’employé. Ainsi, les ressources humaines peuvent contrôler et approuver toutes les demandes de congé de manière rapide et efficace, ce qui permet à tout le monde d’être plus satisfait de la commodité du processus.
4. Notes de frais
Avant l’automatisation des ressources humaines, les administrateurs devaient parcourir diverses feuilles de calcul Excel et des piles de dossiers papier pour trier les notes de frais d’un employé. Même avec un processus manuel axé sur les détails, les dépenses pouvaient comporter des erreurs et des inexactitudes. Les ressources humaines devaient traiter chaque poste de dépenses dans le système de l’entreprise, et ces dépenses devaient également être examinées et approuvées par le supérieur hiérarchique de l’employé, puis par le service de la comptabilité. C’était ainsi pour chaque demande, quelle que soit sa taille.
Il n’est pas surprenant que cette tâche soit source de frustration et de fatigue. Cependant, grâce à l’automatisation des ressources humaines, les processus manuels fastidieux sont éliminés, ce qui réduit les erreurs comptables et libère l’équipe des ressources humaines de la participation à des processus obsolètes.
5. Paie
Dans un environnement réglementé, le traitement manuel de la paie augmente le risque d’erreur de manière exponentielle. Au lieu de traiter manuellement, l’automatisation des ressources humaines peut offrir des calculs précis, tenir à jour les dossiers de paie pour répondre aux exigences de l’IRS et du ministère du Travail, et garantir que les employés sont payés infailliblement et à temps.
6. Gestion du temps
Si vous utilisez toujours un système manuel de suivi des heures de travail des employés, il est fort probable que les employés saisissent leurs heures de travail après la fin de la semaine. Souvent, ce type de suivi du temps entraîne des erreurs, car tout le monde ne peut pas se souvenir de tout ce qui s’est passé pendant la journée de travail. Cela ne signifie pas une intention malveillante, mais il est difficile pour les gens de se souvenir d’événements inhabituels tels que les rendez-vous médicaux, les embouteillages, les congés pour aller chercher les enfants à l’école, et autres activités imprévues. Sans automatisation, cela peut devenir un casse-tête considérable lorsqu’il s’agit de la paie.
7. Avantages sociaux
Les avantages sociaux peuvent évoluer au fil du temps pour chaque employé en raison de changements dans sa vie, tels que des modifications d’état civil, des déménagements, des naissances, des problèmes de santé, etc. Il est extrêmement difficile de suivre manuellement les avantages sociaux des employés en utilisant du papier ou des processus manuels. Il est temps de réduire les coûts liés à l’administration des avantages sociaux grâce à l’automatisation des ressources humaines. Par exemple, vous pouvez automatiser les éléments suivants :
- Admissibilité aux prestations
- Accès à l’éducation et à la formation
- Modification des prestations en cas d’événements modifiant la vie de l’employé
- Périodes d’inscription
- Avantages à l’embauche
8. Déclaration d’impôt
Le temps passé sur les obligations fiscales est souvent épuisant pour de nombreuses entreprises. Heureusement, l’automatisation des ressources humaines peut vous aider à évoluer rapidement. En utilisant une plateforme cloud, vous pouvez facturer les taxes appropriées pour vos produits et services, ainsi que les taxes d’utilisation. De plus, vous pouvez automatiser les charges sociales conformément aux lois en vigueur dans chaque État.
En conclusion
Avant de dépenser des sommes considérables pour embaucher du personnel supplémentaire afin de gérer vos tâches RH, pensez à automatiser vos processus RH. Alors que les organisations continuent d’évoluer à une vitesse fulgurante, il n’y a aucune raison de rivaliser à un rythme lent en utilisant des processus manuels. Grâce à la plateforme visuelle de Processmaker, à son interface conviviale et à son support inégalé, vous pourriez être sur la voie d’un service des ressources humaines rationalisé et optimisé.
