Entrepreneurs et directeurs de PME, vous avez certainement déjà souhaité que les journées durent plus de 24 heures afin de pouvoir terminer votre travail ! Mais avez-vous déjà envisagé de changer vos méthodes de travail ou votre organisation quotidienne pour être plus efficace ? Découvrez nos 9 conseils et astuces pour gagner du temps, faire plus, profiter et réduire votre stress !
1 – Faites des listes ! Gagnez un temps précieux.
Comment gagner du temps ? La première chose à faire chaque jour est de noter toutes les tâches que vous devez accomplir. Cela vous permettra d’avoir une meilleure vision de la charge de travail qui vous attend. Pour les listes, choisissez la méthode qui vous convient le mieux : sur papier, sur votre ordinateur, avec un outil simple, etc.
Avec l’aide du logiciel Kiwili, vous pouvez créer vos propres listes. Grâce à la vision Kanban, vous pouvez déplacer toutes les tâches que vous souhaitez réaliser vers la catégorie “En cours”. Ainsi, vous aurez une planification claire de vos tâches pour la journée. Vous gagnerez du temps et pourrez vous concentrer uniquement sur les tâches urgentes à accomplir.
2 – Déterminez les priorités et les urgences
Une fois votre liste établie, il est important de définir l’ordre dans lequel vous allez procéder. Vous devez donc déterminer les tâches prioritaires en identifiant leur urgence (fixez des dates limites) et leur importance.
Comment améliorer la gestion du temps ? Le logiciel Kiwili vous permet de définir la priorité de chaque tâche. Vous pouvez choisir entre “très urgent”, “moyennement urgent” ou “pas urgent”. Vous pouvez ensuite les trier par ordre d’urgence (vue liste) ou les visualiser directement avec des couleurs sur votre tableau (rouge, orange, vert). Vous gagnerez ainsi du temps et pourrez accomplir en priorité les tâches urgentes.
3 – Regroupez des tâches similaires
Comment rentabiliser son temps au travail ? Vous serez plus efficace si vous regroupez les tâches de même nature au même moment. Prévoyez un certain nombre d’heures pour passer vos appels, un autre bloc d’heures pour traiter vos e-mails, un autre pour trier les documents, etc. Cela permettra à votre cerveau de se concentrer sur un type de travail spécifique et vous fera gagner du temps.
4 – Déléguez !
Comme nous l’avons expliqué dans des articles précédents, déléguer certaines tâches peut s’avérer très utile. Vous gagnerez du temps, en efficacité et améliorerez la qualité du travail. Pour cela, il existe par exemple des assistants virtuels.
5 – Utilisez les bons outils, gagnez du temps
Il existe de plus en plus d’outils et d’applications gratuits pour vous aider à travailler de manière plus efficace au quotidien. Vous pourrez ainsi mieux gérer votre entreprise. Découvrez ces outils dans notre aide-mémoire.
6 – Restez concentré !
Quels sont les voleurs de temps ? Nous le savons, il est très facile de se laisser distraire, surtout si vous travaillez depuis chez vous. Que ce soit en passant trop de temps sur Internet, les réseaux sociaux ou au téléphone, en ayant des discussions trop longues avec vos collègues, en regardant la télévision ou même en ayant des tâches ménagères à effectuer… Les sources de distraction sont nombreuses.
Pour y faire face et rester concentré, créez-vous un rituel. Concentrez-vous d’abord sur une tâche à la fois et ne faites que cela. Ensuite, coupez votre téléphone si nécessaire, désactivez les notifications qui vous annoncent l’arrivée d’un message. Enfin, ne vérifiez pas votre boîte e-mail trop souvent. Fixez-vous également une limite de temps et prévoyez quelques pauses dans la journée pendant lesquelles vous pourrez surfer sur Internet !
7 – Prenez des pauses
Oui, les pauses sont importantes pour être plus efficace ! Pour maintenir un haut niveau de productivité, n’hésitez pas à planifier quelques moments où vous ferez autre chose que travailler. Vous pouvez par exemple faire une micro-sieste, faire quelques pas pour vous dégourdir les jambes, faire des étirements, passer quelques minutes sur Internet ou les réseaux sociaux. À vous de choisir ce qui vous convient le mieux !
8 – Ne procrastinez pas !
Tout est dit dans le titre, respectez les délais que vous vous êtes fixés. Ne remettez pas à plus tard ce que vous avez prévu de faire.
9 – Dites non !
Peut-être serez-vous tenté d’accepter tous les contrats proposés par vos clients. Mais apprenez à dire non si vous sentez que cela vous surcharge et que la charge de travail devient trop lourde. Vous risquez de saturer et de ne pas bien faire votre travail. Mieux vaut prendre moins de mandats, mais les accomplir correctement pour que vos clients fassent de nouveau appel à vous.
N’oubliez pas d’utiliser le logiciel de gestion du temps de Kiwili pour bien organiser votre emploi du temps et économiser un temps précieux ! Découvrez dès maintenant notre article qui vous donnera quelques astuces pour mieux gérer votre temps au travail avec Kiwili ! Découvrez pourquoi Kiwili est le meilleur logiciel de gestion.
