Nous avons déjà exploré l’importance d’un devis dans la relation commerciale que vous entretenez avec vos clients. Aujourd’hui, nous abordons quelque chose de similaire mais différent : la facture proforma.
Quelle est la valeur d’une facture proforma dans votre facturation ?
Avant de répondre à cette question, clarifions les choses : une facture proforma n’est pas une facture.
Bien que les modèles de facture et de facture proforma soient presque impossibles à distinguer, leur valeur et leur utilisation diffèrent beaucoup.
La facture proforma n’a pas de valeur fiscale ou comptable. Elle ne sert pas de justificatif de paiement ni de substitut à une véritable facture auprès des autorités fiscales. Pour cette raison, une facture proforma ne doit pas être comptabilisée et n’a pas besoin d’être numérotée avec la même rigueur qu’une facture « classique ».
Cependant, ne pensez pas que la facture proforma ne vaut rien du tout. Elle a une valeur : elle représente la relation commerciale que vous entretenez avec votre client.
En d’autres termes, son intérêt est purement commercial et concerne uniquement votre client et vous-même.
Quand utiliser une facture proforma ?
En principe, une facture proforma peut toujours être utilisée comme un brouillon de facture que vous pouvez présenter à votre client avant de formaliser l’opération sur le plan fiscal et comptable.
Certains entrepreneurs et travailleurs indépendants utilisent les factures proforma comme des devis.
Cependant, c’est dans le commerce international que l’utilisation de factures proforma est la plus courante. Voici quelques situations où elles sont utilisées :
- Comme preuve ou justificatif d’une opération qui n’a pas encore été réalisée. Cela signifie que votre client n’a pas encore reçu le bien ou le service et que vous n’avez pas encore été payé.
- Pour finaliser les conditions d’une opération.
- En remplacement d’une proposition commerciale, comme un devis, lorsque le vendeur et l’acheteur entretiennent une relation commerciale régulière.
- Pour documenter l’envoi d’échantillons au potentiel acheteur.
Comme vous pouvez le constater, la facture proforma a toujours une finalité essentiellement commerciale.
Lorsqu’il est temps de concrétiser la transaction, vous devrez utiliser une facture formelle, car la facture proforma ne constitue pas une preuve fiscale ou comptable.
Que contient une facture proforma ?
Le modèle d’une facture proforma est semblable à celui d’une facture traditionnelle. La différence réside dans le libellé « facture proforma », qui lui enlève toute valeur fiscale et comptable. Et c’est plutôt important.
En ce qui concerne le contenu et les mentions obligatoires, ils sont identiques : les coordonnées complètes du client et du vendeur, la description des produits ou des services (plus vous serez précis, moins il y aura de malentendus), le prix unitaire et le montant total, les types de taxes (n’oubliez pas de prendre en compte les règles applicables à la TVA lors de transactions internationales) et les conditions de paiement.
Vous pouvez constater qu’il s’agit du même contenu que celui d’une facture traditionnelle.
Comment établir une facture proforma avec un logiciel de facturation ?
Comme toujours, un logiciel de facturation, tel que SumUp Factures, est extrêmement utile lorsque vous souhaitez gérer tous les aspects de votre facturation.
Avec SumUp Factures, établir une facture proforma nécessite la même procédure et les mêmes efforts qu’une facture ordinaire, c’est-à-dire presque rien !
La seule différence est de ne pas cliquer sur “Finaliser la facture” pour que le brouillon de la facture soit sauvegardé en tant que facture proforma. Vous pouvez ainsi la télécharger et l’envoyer à votre client.
Alors, n’attendez plus et commencez à utiliser une facture proforma pour faciliter vos transactions commerciales !
