Chaque entreprise exécute des milliers de processus, allant du classement des documents à la fabrication des produits. Cependant, la majorité de ces processus ne sont pas documentés. Les nouveaux employés apprennent les processus des employés permanents par le bouche-à-oreille. Bien que cela puisse sembler être une méthode efficace de gestion des processus, cela a un coût d’opportunité. Sans enregistrement officiel des étapes du processus, il est impossible d’évaluer objectivement leur efficacité. Cela limite la capacité d’une organisation à améliorer son efficacité. Découvrez comment la cartographie des processus peut vous aider à optimiser votre entreprise.
Les bases de la cartographie des processus
Comme le dit l’adage, “On ne peut pas gérer ce que l’on ne mesure pas”. Il est difficile de déterminer quoi et comment mesurer si les attentes ne sont pas documentées. La cartographie des processus d’entreprise consiste à représenter visuellement les processus de travail résultant de la conception des processus d’entreprise. Elle définit précisément ce que fait une entreprise, comment elle le fait et qui est responsable de chaque étape du processus. Ces cartes définissent les mesures de qualité et décrivent les attentes en termes de succès. Par exemple, la cartographie des processus d’entreprise énumère les résultats attendus ainsi que les caractéristiques du produit de travail qui répondent aux attentes en termes de qualité.
De nombreuses organisations commencent par une carte générale qui définit les processus d’entreprise à un niveau élevé. Les utilisateurs documentent ensuite les sous-processus dans leurs propres cartes, en détaillant les processus plus importants. L’objectif final est de créer des guides étape par étape pour chaque activité réalisée par l’entreprise.
Les avantages de la cartographie des processus
La documentation complète permet de gérer avec précision les processus d’entreprise, en commençant par la capacité à identifier quand une opération se déroule sans problème. Connaître le fonctionnement optimal d’un processus permet aux utilisateurs d’identifier les exceptions. Les gestionnaires peuvent ensuite analyser pourquoi ces exceptions se produisent et mettre en place des mesures pour les éviter à l’avenir.
La cartographie des processus répertorie également les rôles au sein de l’entreprise responsables de chaque étape, facilitant ainsi les transferts et évitant les goulots d’étranglement lorsque les tâches s’accumulent sur le mauvais bureau.
La nature visuelle de la cartographie des processus d’entreprise facilite les initiatives d’efficacité. Elle permet aux dirigeants de reconnaître les étapes qui doivent être rationalisées. Grâce à l’illustration, les redondances et les retouches sont plus faciles à détecter. Les dirigeants peuvent également identifier les domaines précis du processus responsables des problèmes de qualité. Des améliorations sont alors mises en place pour prévenir les erreurs, et les cartes assurent la mise en œuvre de changements cohérents.
Techniques et outils de cartographie des processus d’entreprise
Il existe plusieurs techniques de cartographie des processus efficaces à utiliser dans les outils de cartographie BPM. Le meilleur choix pour votre projet dépend du type de processus que vous souhaitez illustrer avec votre carte. Voici quelques-unes des techniques les plus populaires :
Diagrammes du SIPOC
Beaucoup d’organisations choisissent de commencer leur cartographie des processus par des diagrammes du SIPOC. Ces diagrammes organisent le brainstorming initial en catégories : fournisseurs, intrants, processus, résultats et clients. Les propriétaires de processus et les autres parties prenantes énumèrent les informations de haut niveau pertinentes pour le processus, depuis les fournisseurs jusqu’à la distribution des produits et services aux clients.
Cartes du processus BPMN
Les professionnels de la gestion de processus préfèrent utiliser BPMN car il est étroitement lié aux organigrammes. Les cartes du processus BPMN sont idéales pour décomposer les processus de traitement des erreurs et des exceptions, car elles offrent des possibilités de forage pour obtenir plus d’informations. Les utilisateurs de BPMN commencent généralement par identifier le “chemin heureux” d’un processus d’entreprise, puis incluent les exceptions dans la deuxième étape du processus d’élaboration des diagrammes.
Diagrammes UML
Les industries spécialisées ont besoin d’outils cartographiques spécialisés, tels que les diagrammes UML (Unified Modeling Language). Ces diagrammes sont idéaux pour cartographier la construction de logiciels, mais ils ne sont pas aussi utiles pour la cartographie des processus. Les diagrammes UML se divisent en deux grandes catégories : les diagrammes de comportement et les diagrammes de structure.
VSM (Value Stream Mapping)
Si vous souhaitez rationaliser un processus inefficace, la technique VSM est un excellent choix. En travaillant avec les personnes impliquées dans un processus donné, vous créez une carte étape par étape qui montre comment les choses sont faites actuellement. Une fois que vous avez une représentation visuelle du processus en cours, vous pouvez identifier les retards, les goulots d’étranglement et autres inefficacités. Enfin, vous créez une carte du processus pour l’état futur qui élimine ces problèmes, ainsi qu’un plan de transition pour passer de l’état actuel à l’état futur.
Modèle IPO (Input-Process-Output)
L’analyse des systèmes et le génie logiciel utilisent généralement la technique IPO, qui divise essentiellement les processus en trois étapes : les intrants (informations ou données provenant de l’environnement), le processus (les tâches effectuées sur les intrants pour produire des extrants) et les résultats (les données et les matériels résultant du processus).
Les 5 Pourquoi
La technique des 5 Pourquoi offre une solution simple pour découvrir la cause première d’un problème. En posant cinq fois la question “pourquoi”, on peut remonter jusqu’à la raison fondamentale des défauts de qualité. Cela permet de mettre en place des cartes de processus plus efficaces.
Matrice des priorités du GUT
Souvent, les entreprises consacrent des ressources à la résolution de problèmes à faible impact, au détriment des problèmes plus importants. La matrice des priorités du GUT (Gravité, Urgence, Tendance) fournit une orientation claire sur les problèmes à aborder en premier lieu. Elle évalue les dommages potentiels, le délai avant que les dégâts se produisent et les conséquences d’un retard dans la résolution du problème.
Le succès de votre initiative de cartographie des processus d’entreprise dépend de l’engagement des parties prenantes. Faites participer tous les membres du personnel qui utilisent le processus. Lors du choix des outils à utiliser, tenez compte de ce que vous devez représenter précisément. Les techniques varient en fonction du processus que vous cartographiez.
La cartographie des processus d’entreprise peut vous aider à améliorer l’efficacité de votre entreprise, à réduire les erreurs et les redondances, et à rationaliser vos opérations. Pour en savoir plus sur les avantages de la cartographie des processus d’entreprise, essayez gratuitement ProcessMaker, un outil avancé de cartographie des processus qui garantit le bon fonctionnement et l’efficacité de votre entreprise.
