Qu’est-ce qu’un DAM ?
Une solution DAM, ou Digital Asset Management, est une plateforme permettant de centraliser, organiser et diffuser tous les médias d’un service ou d’une organisation. Aussi connues sous les noms de photothèque, médiathèque ou media center, les solutions DAM facilitent la recherche et la consultation de médias parmi un vaste volume d’images, de vidéos et de documents de toutes sortes. De nos jours, ces plateformes sont souvent dotées de fonctionnalités avancées, telles que l’intégration avec d’autres outils comme les sites eCommerce ou les PIM, ainsi que des fonctionnalités de retouche d’image, de montage vidéo et de collaboration.
Qui utilise les solutions DAM ?
Les solutions DAM sont nécessaires pour les entreprises et les institutions qui produisent ou utilisent un grand nombre de médias. Les services marketing et communication, qui consomment énormément de médias, sont généralement les premiers à ressentir le besoin d’organiser leurs ressources médiatiques. Ils doivent pouvoir les retrouver facilement et les partager avec leurs prestataires, filiales et clients. Les DAM sont utilisés par des organisations de toutes sortes, des associations aux grandes institutions, en passant par des entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité. Les collectivités locales et les organisations internationales disposent également souvent d’une solution DAM.
Qui gère le DAM dans une organisation ?
Les responsables de DAM sont souvent des documentalistes, également appelés media managers. Les chargés de communication peuvent également s’occuper de cette tâche, souvent en complément de leurs missions principales. Le travail d’un responsable de DAM consiste notamment à identifier les sources de production de médias, à les collecter avec toutes les informations utiles (notamment les droits) et à organiser ces contenus. L’indexation est une tâche essentielle, qui consiste à ajouter les bonnes informations permettant aux utilisateurs de retrouver immédiatement les médias dont ils ont besoin en tapant quelques mots-clés. Il est souvent nécessaire pour ces profils d’avoir des notions de droits d’auteur et du droit à l’image.
A quoi sert un DAM ?
La mise en place d’une solution de Digital Asset Management dans une organisation permet de répondre à plusieurs problématiques :
Problématiques de base
- Centraliser tous les médias au même endroit pour faciliter l’accès aux personnes qui en ont besoin.
- Partager les médias en interne et en externe avec les bonnes personnes, en générant des formats adaptés à chaque usage.
- Décrire les médias pour créditer les auteurs, fournir le contexte, préciser les restrictions d’utilisation, ajouter des mots-clés ou les noms des personnes représentées. Cela permet de retrouver facilement les médias et de les utiliser à bon escient.
- Tracer l’utilisation des médias et garder le contrôle de leur utilisation, notamment en gérant les droits de diffusion sélective à des groupes d’utilisateurs identifiés, en archivant automatiquement les médias dont les droits ont expiré et en gérant les contrats.
Problématiques avancées
- Fournir des statistiques sur les médias, telles que le nombre de vues, de téléchargements et de partages.
- Proposer des fonctionnalités de traitement sur les médias eux-mêmes, comme le floutage, le recadrage et le montage.
- Être disponible sous forme d’application mobile, permettant aux personnes sur le terrain d’envoyer leurs photos ou vidéos en temps réel.
Problématiques expertes
- Intégrer un brand center regroupant toutes les ressources d’image de marque, tels que les logos, les chartes graphiques, les modèles de documents et les pictogrammes.
- S’intégrer avec d’autres solutions, telles que les PIM, les sites web, les plateformes eCommerce et les solutions Web to Print.
- Proposer les médias dans d’autres applications sous forme de plugins, tels que Microsoft Office, Google Suite, les logiciels Adobe, les CMS et YouTube.
Que peut-on mettre dans un DAM ?
Un DAM permet de contenir et d’organiser tous types de médias :
Images
Toutes les images produites par ou pour votre organisation, telles que les photos de produits, les photos corporate, les illustrations et les infographies, peuvent être intégrées à la plateforme.
Vidéos
Le DAM permet de consulter directement dans l’outil des productions publicitaires, des vidéos destinées à la presse ou aux réseaux sociaux, des webinaires, des interviews, des événements filmés, etc. Cela élimine la problématique du partage de fichiers volumineux.
Fichiers audio
Les podcasts, les interviews, les signatures sonores et les spots radio peuvent être intégrés au DAM et accompagnés de métadonnées pour faciliter leur recherche.
Les annonces presse et les affiches peuvent être intégrées au DAM sous forme de fichiers PDF. Vous pouvez également y inclure les sources (InDesign ou autres) pour permettre le téléchargement et l’adaptation (déclinaison par langue ou pays, mise à jour, etc.) ou les relier à vos outils Web to Print.
Documents
Les documents bureautiques tels que les communiqués de presse, les dossiers de presse, les magazines internes, les dépliants, les livres blancs, etc., peuvent également être stockés et diffusés. Le DAM permet généralement une recherche plein texte pour retrouver et lire facilement les fichiers PDF ainsi que les documents Microsoft Word ou PowerPoint.
Digital
Le DAM peut également intégrer tous les contenus digitaux tels que les bannières, les emailings, les mini-sites, les configurateurs 3D et les contenus pour les réseaux sociaux. Tous ces médias peuvent être regroupés et diffusés depuis le DAM sur les canaux numériques.
Contenus d’image de marque
Le DAM peut également intégrer un brand center regroupant les logos, les chartes graphiques, les modèles de documents, les pictogrammes, les signatures, etc. Cela permet de garantir le respect de votre marque.
Combien coûte un DAM et comment convaincre sa direction ?
Vous êtes convaincu de l’intérêt d’adopter un DAM dans votre organisation ? Voici des éléments concrets pour le vendre en interne, y compris en ce qui concerne les coûts et la rentabilité. N’hésitez pas à utiliser ces arguments auprès de vos décideurs pour les convaincre.
Combien de temps et de ressources faut-il pour gérer efficacement un DAM ?
Le temps nécessaire pour gérer un DAM dépend du volume de médias que vous produisez ou collectez. Une structure qui produit peu de contenu n’aura besoin que de quelques jours par mois pour gérer son DAM. En revanche, les structures qui produisent de nombreux contenus auront besoin de plusieurs personnes dédiées à temps plein pour l’indexation, la publication des médias et la gestion des utilisateurs.
La gestion d’un DAM doit également s’adapter aux pics d’activité. Par exemple, il peut y avoir peu de contenu pendant des semaines, puis une campagne de lancement de produit ou un événement clé peut générer une charge de travail importante. C’est pourquoi de nombreuses organisations choisissent de déléguer ces tâches à des prestataires spécialisés. Ces prestataires proposent des services d’indexation à distance ou en régie, en fonction des besoins. Les grands éditeurs de DAM proposent également ce type de service, avec des équipes dédiées.
Puis-je tester gratuitement un DAM ?
Rien ne vaut la pratique ! Keepeek peut vous mettre à disposition un espace de test en quelques minutes pour vous permettre de découvrir concrètement le fonctionnement de notre solution. Si vous préférez une visite guidée, notre équipe commerciale est également disponible pour vous faire une démonstration du DAM Keepeek !
