Pour développer votre entreprise, vous serez amené à rencontrer des clients et des prospects qui vous enverront un appel d’offres transport. Cette méthode de plus en plus répandue pour acheter des services de transport a des règles strictes à respecter. Dans cet article, nous vous donnerons les clés pour rédiger des réponses qui vous permettront de remporter de nouveaux contrats en décomposant les étapes d’un appel d’offres.
Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?
Les appels d’offres sont des méthodes d’achat utilisées par les entreprises pour consulter de nombreux partenaires potentiels et les comparer facilement. Ils sont également appelés “AO”, consultations ou tender (en anglais). Un appel d’offres est un processus par lequel une entreprise appelle des offres. Elle exprime un besoin et lance un appel d’offres afin de recevoir des réponses de la part de partenaires potentiels. Ces partenaires seront ensuite évalués en fonction de la qualité de leur réponse. Chaque appel d’offres a ses propres règles et critères de sélection, mais en général, la qualité de votre réponse sera évaluée selon trois critères principaux : la qualité de votre entreprise, votre compréhension des besoins du client et votre manière d’y répondre, ainsi que le prix. D’autres critères peuvent également être pris en compte, comme l’écologie, le respect de normes spécifiques ou la possession de certificats ou d’autorisations.
Les étapes d’une consultation transport
Un appel d’offres se décompose généralement en trois phases importantes. Certains acheteurs réduisent le nombre de phases, d’autres en ajoutent. Voici le cas le plus courant. Tout d’abord, l’appel d’offres commence par une demande d’informations (RFI). Ensuite, il se poursuit avec une demande de proposition (RFP), qui peut elle-même être décomposée en différentes phases. Enfin, vient la partie des soutenances. Le but est de réussir chaque étape afin de passer à la suivante jusqu’à la signature d’un contrat.
RFI – Présentation de l’entreprise de transport
La première étape d’une réponse à un appel d’offres est généralement la partie appelée RFI (Request for Information). Le RFI est une requête d’informations où vous devrez répondre à une série de questions sur votre entreprise. Il est important de bien remplir ces questions et de fournir une présentation claire de votre entreprise. Certains des éléments couramment demandés dans un RFI comprennent le statut juridique de votre société, son capital social, son adresse du siège social, son chiffre d’affaires des trois dernières années, ses principaux clients, etc. Une fois que vous avez rempli les questions et envoyé votre présentation d’entreprise, vous passerez à la phase suivante de l’appel d’offres, le RFP.
RFP – Demande de proposition de consultation transport
Le RFP (Request For Proposal) est la phase où le client présente clairement ses besoins et vous invite à faire des propositions tarifaires. Vous devrez remettre vos prix dans la grille ou le système fourni par le client. Celui-ci analysera ensuite les offres et vous renverra un retour. Cette phase peut être composée de plusieurs “rounds” ou tours de cotation, où vous aurez la possibilité de réajuster vos prix pour augmenter vos chances d’être sélectionné. Chaque cycle est appelé un “round”, et il y en a généralement 2 ou 3. Après avoir passé ces étapes, vous arriverez à la dernière phase de l’appel d’offres transport.
Les soutenances d’offres transport
Si votre offre est suffisamment qualitative, l’acheteur vous invitera à une soutenance. Celle-ci permettra de valider le sérieux de votre entreprise et de discuter des aspects financiers. Il est crucial de sortir de chaque rendez-vous de négociation avec un périmètre de business potentiel et une indication sur les prix nécessaires pour obtenir le contrat. Réussir cette étape vous permettra de vous positionner efficacement lors du second tour de cotation et de signer le contrat.
Pourquoi répondre à des appels d’offres transports ?
Les appels d’offres sont devenus incontournables pour développer son business. Ils offrent aux chargeurs un processus clair pour traiter avec les transporteurs et garantir la qualité des réponses et la compétitivité des tarifs. Pour les transporteurs, répondre à des appels d’offres permet de recevoir des réponses de la concurrence sur une même base, de comprendre le marché et d’obtenir des informations précieuses sur les prix des différents trafics. C’est également l’occasion de rencontrer des acheteurs, d’obtenir des retours sur la qualité de votre offre et d’améliorer votre taux de conversion.
Comment améliorer la qualité de vos réponses à un appel d’offres ?
Pour améliorer la qualité de vos réponses à un appel d’offres, il est essentiel de présenter votre entreprise de manière claire et professionnelle. Vous devez également mettre en avant votre engagement en matière de responsabilité sociale des entreprises et d’écologie. Enfin, il est primordial de maîtriser vos coûts de revient et de calculer les bons prix de vente pour proposer des offres compétitives. Si vous souhaitez obtenir une présentation détaillée de votre entreprise ainsi que des conseils personnalisés pour améliorer vos réponses à un appel d’offres, n’hésitez pas à nous contacter.
En conclusion, répondre à un appel d’offres n’est pas à prendre à la légère. Vous devez présenter la meilleure offre possible et montrer que votre entreprise est capable de répondre aux besoins du client. Transporteur-rentable.fr est là pour vous accompagner dans ce processus et vous aider à décrocher plus de contrats. Contactez-nous dès maintenant pour obtenir une analyse approfondie de vos besoins et mettre en place votre plan d’action détaillé.
