Publié le Mardi 26 mars 2019
Bienvenue dans ce premier cours dédié à l’apprentissage du tableur Excel. Nous allons découvrir ensemble les bases indispensables pour créer nos propres fichiers de travail, même sans aucune connaissance préalable. Nous aborderons l’interface d’Excel, puis apprendrons à construire notre premier tableau avec des données et une mise en forme basique.
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1. Présentation de l’interface d’Excel
Pour commencer, nous allons passer en revue les différents termes du jargon d’Excel qu’il est important de maîtriser avant de l’utiliser.
Lorsque nous lançons Excel pour la première fois, en double cliquant sur l’icône du raccourci (sur le bureau, ou dans la barre des tâches), un classeur vierge s’ouvre avec une ou plusieurs feuilles de calcul, sans aucune donnée insérée à l’intérieur.
Si plusieurs feuilles de calculs sont déjà insérées, nous pouvons passer de l’une à l’autre en cliquant sur les onglets de feuilles.
Une feuille de calcul est constituée de nombreuses cellules, classées dans le classeur en colonnes (identifiées par une lettre) et en lignes (identifiées par un numéro).
Chaque cellule est ainsi identifiée par ses coordonnées, par exemple A1 est la première cellule du classeur, A2 se situe juste en dessous, B2 à droite, etc.
Dans la partie supérieure de la fenêtre d’Excel, nous retrouvons les différents menus, organisés sous la forme d’un Ruban depuis la version 2007. Ces menus vous permettent d’accéder facilement aux différentes fonctionnalités.
Le Ruban lui-même est divisé en plusieurs menus (Fichier, Accueil, Insertion…) avec des groupes de boutons correspondants à chaque menu (Presse-papiers, Police, Alignement, …).
Pour la suite de ce cours, nous nous concentrerons sur les bases de l’interface d’Excel. Les détails des menus et des fonctionnalités feront l’objet de cours spécifiques à venir.
Enfin, la barre d’accès rapide est située juste au-dessus ou en-dessous du Ruban selon les réglages d’Excel. Elle permet d’insérer des raccourcis vers les fonctionnalités les plus utilisées.
La barre des formules, quant à elle, est la zone de saisie des informations. C’est ici que nous allons pouvoir saisir des formules, du texte, des chiffres ou des dates. Par défaut, Excel est configuré avec l’option “Modification directe” activée, ce qui signifie que vous pouvez entrer les informations directement dans la cellule sans utiliser la barre des formules.
2. Saisir des informations dans Excel
Maintenant que nous avons vu rapidement à quoi ressemble une fenêtre Excel, passons à la saisie des premières informations. Pour suivre au mieux ce tutoriel, je vous invite à télécharger le pack de classeur (en complétant le formulaire disponible au début de ce cours) et à réaliser les opérations en même temps que moi.
Pour commencer, sélectionnons la première cellule de notre feuille de calcul (cellule A1) en cliquant dessus.
Ensuite, saisissons simplement le titre de notre tableau “Ventes par région :” dans cette cellule.
Pour valider la saisie, appuyons sur la touche Entrée du clavier.
Lorsque nous appuyons sur Entrée, Excel valide la saisie de la cellule et sélectionne automatiquement la cellule située juste en dessous.
Maintenant, saisissons les noms des différentes régions, en validant chaque saisie avec la touche Entrée.
Ensuite, saisissons les montants des ventes par région en euros. Pour cela, sélectionnons la cellule B2 et saisissons les données. Le passage à la cellule du dessous se fait automatiquement en validant la cellule actuelle.
3. Saisie de notre première formule
Maintenant que nous avons saisi nos données de ventes, nous aimerions connaître le montant total de ces ventes.
Pour cela, nous allons utiliser une formule d’Excel. Il est important de respecter certaines règles pour qu’une formule soit correctement interprétée par Excel :
- Une formule commence toujours par le signe égal (=). C’est ce signe qui indique à Excel de réaliser le calcul suivant.
- Il ne peut y avoir d’espace dans les formules (sauf dans une chaîne de caractères entre guillemets).
Pour effectuer notre calcul, sélectionnons la cellule dans laquelle nous voulons insérer notre formule (cellule B6) et saisissons le signe égal (=). Ensuite, nous pouvons saisir notre formule. Validez la formule en appuyant sur Entrée.
Excel remplacera automatiquement la formule par le résultat de celle-ci.
Imaginons maintenant que les ventes dans la région Est soient de 13000 au lieu de 6587. Pour modifier la valeur d’une cellule, cliquez dessus et saisissez le nouveau montant, puis validez la modification.
Vous constaterez que les ventes totales seront également modifiées.
Maintenant que notre formule totale utilise les références des cellules de chaque région, nous pouvons modifier les ventes de la région Nord et constater que le résultat sera automatiquement mis à jour.
Ce premier cours avait pour objectif de présenter le fonctionnement d’Excel. Nous aborderons en détail les formules dans un prochain cours.
4. Mise en forme des données
Le tableau que nous avons saisi nécessite une mise en forme pour être présentable. Pour commencer, mettons en forme le texte :
Sélectionnons la cellule contenant le titre, puis dans le menu Accueil du Ruban, cliquons sur le bouton Gras du groupe Police pour mettre en gras le contenu de la cellule. Ensuite, cliquons sur le bouton Souligner du même groupe pour souligner le contenu.
Ensuite, insérons des titres pour nos colonnes. Sélectionnons la ligne “2” en cliquant sur le numéro de la ligne, puis avec le menu contextuel qui apparaît, choisissons l’option Insérer pour ajouter une nouvelle ligne juste au-dessus de la ligne sélectionnée. Répétons cette opération une fois de plus pour intercaler une seconde ligne.
Maintenant, nous pouvons insérer nos en-têtes juste au-dessus des données (cellules A3 et B3). Comme vous pouvez le constater, le contenu de la cellule B3 dépasse de la largeur de celle-ci. Pour l’élargir, placez le curseur entre l’en-tête de la colonne B et celui de la colonne C, puis faites glisser le curseur pour ajuster la largeur.
Enfin, mettons un peu de couleur à notre tableau. Sélectionnons les cellules titres (A3 et B3), puis dans le menu Accueil du Ruban, choisissons une couleur de remplissage pour les titres de colonnes. Répétons cette opération pour la cellule totale (B8) et les noms de régions (A4 à A7).
Enfin, formatez les données numériques en choisissant le format Monétaire dans le menu Format de nombre. Pour supprimer les centimes, cliquez deux fois sur le bouton Réduire les décimales du groupe Nombre.
Félicitations ! Nous avons maintenant un tableau présentable. Ce premier cours sur la mise en forme d’Excel est maintenant terminé. Nous reviendrons en détail sur les fonctionnalités d’Excel dans les prochains cours.
Merci de votre attention et à bientôt !
