L’approbation des comptes annuels est une étape cruciale pour les sociétés. Elle permet de valider les documents comptables et financiers de l’année écoulée, tout en garantissant la transparence financière envers les actionnaires et les tiers.
Les dispositions légales applicables
L’approbation des comptes annuels est régie par les articles L.232-1 à L232-25 du Code de commerce. Ces dispositions définissent les obligations des sociétés en matière de comptabilité et de présentation des comptes annuels. Cependant, certaines règles spécifiques s’appliquent en fonction de la forme juridique de la société, comme les sociétés anonymes (SA ou SAS) ou les sociétés à responsabilité limitée (SARL).
Étapes de l’approbation des comptes annuels
Préparation des comptes annuels
Avant d’approuver les comptes annuels, la société doit préparer les documents comptables tels que le bilan, le compte de résultat et l’annexe. Ces documents doivent être établis conformément au Code de commerce et aux règles comptables en vigueur. Il revient au dirigeant de les établir et de les transmettre aux associés pour qu’ils puissent en approuver la gestion.
Convocation de l’assemblée générale
L’approbation des comptes annuels doit se faire lors d’une assemblée générale ordinaire (AGO) des associés ou actionnaires. Le dirigeant est chargé de convoquer les associés à cette assemblée au moins 15 jours avant sa tenue.
L’approbation des comptes annuels lors de l’assemblée générale
Lors de l’assemblée générale, les associés ou actionnaires votent pour approuver ou refuser les comptes annuels. La majorité requise pour cette approbation varie en fonction de la forme juridique de la société. Par exemple, pour les SA, les comptes annuels sont approuvés à la majorité des voix des actionnaires présents ou représentés, tandis que pour les SARL, la majorité des parts sociales représentées à l’assemblée est requise.
L’approbation des comptes se matérialise par un procès-verbal dans lequel sont retranscrites plusieurs résolutions, notamment celle de l’approbation des comptes. Cette approbation a plusieurs conséquences pour la société et ses dirigeants.
Responsabilité du dirigeant
En approuvant les comptes annuels, les associés donnent « quitus » au dirigeant, ce qui signifie qu’ils approuvent sa bonne gestion de la société. Ainsi, une fois les comptes approuvés, les dirigeants sont déchargés de leur responsabilité pour l’exercice écoulé, sauf en cas de faute de gestion ou de fraude. Toutefois, cette approbation ne couvre pas les irrégularités ou les inexactitudes qui pourraient être découvertes ultérieurement.
Répartition des bénéfices (affectation du résultat)
L’approbation des comptes annuels permet également de déterminer le montant des bénéfices réalisés au cours de l’exercice et d’en décider la répartition entre les associés ou actionnaires, sous forme de dividendes, de mise en réserve ou de report à nouveau. Cette répartition, appelée affectation du résultat, fait l’objet d’une résolution distincte de la résolution d’approbation des comptes. Il est important de noter qu’il peut également y avoir une affectation des pertes, où les associés ou actionnaires décident de les imputer sur les réserves disponibles, de les reporter à nouveau ou de les laisser en instance en attendant une meilleure situation financière de la société.
Publication des comptes annuels
Après leur approbation, les comptes annuels doivent être déposés auprès du greffe du tribunal de commerce dans le mois qui suit l’assemblée générale, conformément à l’article R.123-111 du Code de commerce. Ils sont ensuite publiés au Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC) pour assurer la transparence envers les tiers. Dans certaines conditions, les comptes annuels peuvent faire l’objet d’une déclaration de confidentialité.
Sanctions en cas de non-respect des obligations relatives à l’approbation des comptes annuels
Le non-respect des obligations en matière d’approbation des comptes annuels peut entraîner des sanctions civiles et pénales pour la société et ses dirigeants.
Les sanctions civiles
En cas de non-respect des obligations relatives à l’approbation des comptes annuels, les associés ou actionnaires peuvent demander la désignation d’un administrateur provisoire pour assurer la gestion de la société et convoquer une assemblée générale afin d’approuver les comptes. De plus, en cas de non-convocation des associés, il est possible d’enjoindre le dirigeant à communiquer les comptes sous astreintes par voie d’une action en référé. Enfin, le non-respect de ces obligations peut également engager la responsabilité personnelle du dirigeant.
Les sanctions pénales
Le défaut de dépôt des comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce est passible d’une amende pénale pouvant aller jusqu’à 7 500 euros, selon l’article L.820-1 du Code de commerce. De plus, les dirigeants peuvent être poursuivis pour abus de biens sociaux si leur gestion a causé un préjudice à la société en raison du défaut d’approbation des comptes annuels.
Conclusion
L’approbation des comptes annuels est une étape importante pour les sociétés. Elle permet de valider les résultats financiers de l’exercice écoulé et de prendre les décisions nécessaires pour assurer la pérennité de l’entreprise. Les dirigeants doivent donc veiller au respect des dispositions légales et des modalités pratiques pour procéder à l’approbation des comptes annuels, sous peine de sanctions civiles et pénales.
