![[Archivage de documents] 4 étapes clés + Enjeux en entreprise](https://frtips.com/wp-content/uploads/2024/02/comment-faire-l-archivage-des-documents.png)
L’archivage des documents au sein d’une entreprise est une obligation légale. Les entreprises sont tenues de conserver leurs documents pendant une période déterminée par la loi. Durant cette période, l’administration peut effectuer des contrôles pour s’assurer que les documents papier nécessaires sont correctement archivés, conformément aux obligations légales correspondantes.
Les étapes clés de l’archivage des documents en entreprise
Pour archiver efficacement les documents d’une entreprise, il est essentiel de suivre ces trois étapes principales :
- Identification des documents : Identifiez les documents à archiver.
- Stockage des documents archivés : Choisissez un système de stockage approprié pour les documents archivés.
- Classement définitif des archives : Classez les archives de manière à préserver le patrimoine économique et social de l’entreprise.
En respectant ces bonnes pratiques, une organisation efficace des flux documentaires, qu’ils soient papiers ou électroniques, présente de nombreux avantages administratifs. En plus de permettre de gagner du temps dans la recherche des documents, l’archivage raisonné facilite la prise de décision. En effet, pouvoir retrouver rapidement les documents est essentiel au bon fonctionnement de toute organisation. De plus, cela garantit la conformité aux règles de communication et de conservation des documents à valeur probante.
Si vous n’êtes pas encore convaincu de l’importance de l’archivage, laissez-moi vous expliquer davantage.
Qu’est-ce que l’archivage des documents dans une entreprise ?
L’archivage des documents papier fait référence aux documents produits ou reçus par une entreprise au format papier tout au long de son activité. Ces documents doivent être conservés afin de préserver la mémoire de l’activité économique et sociale de l’entreprise.
Archiver des documents en entreprise répond à trois besoins essentiels :
- Centraliser les informations relatives à l’entreprise.
- Assurer la conservation des dossiers clos dans un endroit sécurisé pour les présenter en bon état en cas de contrôle ou de litige.
- Conserver l’histoire de l’entreprise grâce à des documents à valeur historique.
L’archivage des documents électroniques quant à lui englobe plusieurs types de contenus, tels que les documents de bureautique, les bases de données, les documents numérisés, les messages électroniques, les systèmes de gestion électronique des documents (GED), ainsi que les sites internet et intranet.
Dans le cadre de l’archivage des documents, il est important de distinguer la nature d’origine du document, qu’il soit d’origine papier ou électronique. L’archivage des documents électroniques consiste à rassembler, identifier, classer et conserver les contenus électroniques de manière sécurisée, afin de les rendre accessibles à des fins probatoires ou informatives.
[VIDÉO] 1 min pour tout savoir sur l’archivage de documents en entreprise
Pourquoi l’archivage des documents est-il essentiel en entreprise ?
Vous vous demandez peut-être pourquoi il est si important d’archiver les documents administratifs que personne ne consulte. Tout d’abord, il s’agit d’une obligation légale encadrée par de nombreux textes. La conservation des documents est essentielle pour une gestion efficace, rationnelle et rigoureuse. Chaque entreprise est tenue de se conformer à ces exigences légales. Avez-vous déjà vécu l’une de ces situations ?
- Les étagères débordent de dossiers administratifs, menaçant de s’écrouler sur un employé déséquilibré.
- Lors d’un litige, retrouver les éléments nécessaires s’est avéré complexe car certains documents étaient introuvables ou en mauvais état.
- Les différents services de l’entreprise ne savent pas où sont rangés certains types de documents, ce qui entraîne une perte de temps considérable lors de recherches fastidieuses.
Il est donc essentiel de mettre en place une politique d’archivage ou de revoir celle existante.
Pourquoi archiver ses mails ?
De plus en plus de documents sont échangés sous forme électronique via les boîtes mail. L’archivage des mails revêt un intérêt multiple. Il permet de conserver la valeur des informations échangées, garantit leur pérennité, leur intégrité, leur sécurité et leur traçabilité au sein de l’entreprise. Alors que la question de la suppression ou de l’archivage des mails professionnels fait débat, le traitement rigoureux des mails et leur archivage facilite le suivi documentaire et électronique. Vous êtes confrontés aux défis suivants au quotidien ?
- Les serveurs de messagerie de votre entreprise sont surchargés et la sauvegarde et la restauration des données deviennent trop complexes.
- L’entreprise perd fréquemment des données importantes en raison de problèmes techniques ou de suppressions accidentelles de mails.
- Il est difficile d’accéder facilement et rapidement aux mails importants reçus ou envoyés par le passé.
Vous comprenez maintenant qu’il est temps de mettre en place de bonnes pratiques d’archivage des mails dans votre entreprise.
Les 4 étapes principales de l’archivage des documents en entreprise
1 – L’identification et l’authentification des archives
L’entreprise doit archiver tous les documents qu’elle produit dès que leur fonction a été remplie. Chaque document est donc identifié afin de déterminer son authenticité et les conditions liées à sa conservation.
2 – Le stockage des archives
En général, les entreprises ne disposent pas des conditions idéales de stockage pour leurs archives. Il est donc nécessaire d’adopter une organisation stricte afin de retrouver facilement les documents archivés. Il est recommandé de stocker les archives dans des conditions optimales en termes de luminosité, de protection contre la poussière et les incendies, etc.
3 – La conservation et la consultation des archives
Les assistants Officéo, experts en archivage, fournissent un service irréprochable pour la gestion et la sécurité des archives, ainsi que leur consultation. Lorsque vous faites appel à un professionnel de l’archivage, un système d’autorisations est mis en place avec votre collaboration. Il est nécessaire d’inscrire sur un registre les personnes autorisées à consulter les archives. De plus, il est possible de limiter l’accès à certains types de documents confidentiels.
4 – La destruction ou le classement final des documents archivés
Les entreprises sont tenues de conserver leurs archives pendant une durée pouvant varier de 2 à 10 ans, voire à vie pour certains types de documents. Cette obligation permet à l’entreprise de disposer de tous les documents nécessaires en cas de contrôle administratif, par exemple. Une fois la durée de conservation passée, le département des archives effectue le classement final ou la destruction des archives.
Quels sont les enjeux de l’archivage des documents en entreprise ?
Les enjeux juridiques
L’archivage des documents, qu’ils soient administratifs, financiers ou commerciaux, est une obligation légale pour toutes les entreprises. Le Code du travail, le Code général des impôts et le Code de commerce imposent la conservation des documents. La durée de conservation varie en fonction de la nature des documents :
- Deux ans pour les biens ou services fournis au client.
- 5 ans pour les procès-verbaux d’assemblées générales après la dissolution de la société.
- 10 ans pour les pièces comptables à partir de la clôture de l’exercice.
Les enjeux économiques
L’archivage des documents constitue également un enjeu économique pour l’entreprise. Le non-respect de cette obligation légale entraîne des sanctions financières. De plus, un archivage régulier permet à l’entreprise de bénéficier d’une meilleure organisation et d’un gain de temps dans la recherche des documents. Il est primordial de pouvoir accéder facilement et rapidement aux documents nécessaires en cas de litige.
Les enjeux de sécurité
Pour réussir l’archivage des documents en entreprise, il est essentiel de mettre en place des dispositifs de sécurité adaptés. Les documents papier doivent être conservés dans un espace sécurisé, à l’abri des risques et des sinistres. Quant aux documents numériques, il existe plusieurs solutions de cybersécurité telles que les pare-feu ou les coffres-forts numériques. La sécurité revêt une importance particulière lorsqu’il s’agit de numériser des documents comportant des données personnelles, en conformité avec le RGPD.
Comment archiver ses documents administratifs ?
Comment archiver des documents papier
Rappel des règles de classement des documents papier
- Identifiez clairement les documents à classer et déterminez si le classement sera alphabétique, numérique ou thématique pour faciliter leur recherche.
- Créez différentes catégories de dossiers pour une meilleure organisation : dossiers administratifs, commandes, factures, courriers, notes, compte-rendus de réunions, veille technique, dossiers fournisseurs, dossiers du personnel, etc.
- Utilisez un tableau Excel pour indiquer les intitulés des documents selon le code utilisé dans le système documentaire de l’entreprise. Vous pouvez également utiliser un code couleur sur les dossiers pour une meilleure visibilité.
- Formalisez le système d’archivage en veillant à ce qu’il soit accessible à tous, à tout moment. Définissez les délais de mise en archive et de destruction des documents dans ce système. Par exemple, les livres de paie doivent être conservés pendant 5 ans, les devis et les factures pendant 10 ans, les justificatifs de TVA pendant 10 ans, etc.
Matériel nécessaire pour l’archivage papier
- Boîtes d’archives de 10 ou 15 cm de largeur.
- Étiquettes correspondant aux dimensions des boîtes.
- Chemises sans élastique et sous-chemises pour les dossiers.
Rappelez-vous de bannir les classeurs, les agrafes, les trombones, le scotch et les élastiques !
Mise en place d’un système d’archivage physique efficace
Pour garantir l’efficacité de votre archivage documentaire quotidien, il est crucial d’adopter une organisation appropriée. La création d’une politique d’archivage, comprenant une politique de conservation, permet de clarifier les procédures. Les informations sont répertoriées sous forme de fiches claires et un plan de classement est établi pour prendre en charge tous les documents, de leur création à leur archivage ou leur suppression.
Comment archiver des documents numériques
Rappel des règles de classement informatique
- À partir d’un document informatique donné (format Word, PDF, etc.), identifiez sa nature et nommez le fichier de manière à être proche de la classification sur papier.
- Créez des sous-répertoires cohérents en leur donnant des titres simples et compréhensibles par tous au sein de l’entreprise.
- Si possible, indiquez sur le document papier le chemin complet d’accès à sa version numérique (exemple : C:/DOSSIER/FACTURES/Doc.pdf).
- Réalisez régulièrement un état des lieux de votre classement électronique des documents. Définissez des délais d’archivage et de destruction en fonction des ordonnances courantes propres à chaque catégorie de documents administratifs.
Pourquoi confier son archivage de documents à Officéo ?
L’archivage de documents est une tâche fastidieuse mais indispensable pour assurer l’organisation administrative d’une entreprise. Gérer cette tâche demande un investissement considérable en termes de temps et de ressources.
Confier l’archivage de vos documents à Officéo, un prestataire de services spécialisé, vous permettra de gagner du temps, de l’argent et de la productivité. Vous pourrez vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier et le développement de votre entreprise, tandis que nos experts administratifs s’occuperont de l’archivage de vos documents, en maîtrisant parfaitement vos outils et votre secteur d’activité.
Les avantages Officéo
Chez Officéo, nous proposons une solution d’externalisation administrative flexible, experte et rapidement mise en place. Si vous avez besoin d’aide pour gérer vos recrutements ou votre personnel en entreprise, nous sommes là pour répondre à toutes vos questions. N’hésitez pas à nous contacter du lundi au vendredi de 9h à 19h au 01 49 70 98 63.
Conclusion
L’archivage des documents en entreprise est un processus essentiel pour garantir une gestion efficace, rationnelle et rigoureuse des documents. Respecter les obligations légales en matière d’archivage permet de se prémunir contre toute sanction financière et de bénéficier d’une meilleure organisation et d’un gain de temps précieux. Confier son archivage à des professionnels tels que ceux d’Officéo permet de se libérer de cette tâche fastidieuse et de se concentrer sur les tâches principales de l’entreprise.
