Le projet d’archivage électronique est essentiel pour une meilleure gestion de vos documents. Pour mener à bien ce projet, il est nécessaire de suivre un plan en plusieurs étapes. De la numérisation à l’archivage, en passant par le choix de la meilleure solution de GED, voici les 5 étapes pour réussir pleinement votre projet d’archivage électronique, en collaboration avec le spécialiste de l’archivage CD-DOC.
Etape 1 : L’étude préalable ou audit
Dans un premier temps, il est primordial de procéder à un audit interne afin d’évaluer l’état de vos archives et la situation documentaire de votre entreprise. Cette réflexion vous permettra d’identifier les interlocuteurs et de comprendre les différentes contraintes légales, techniques et organisationnelles de votre projet.
Etape 2 : La définition des besoins et la rédaction d’un cahier des charges
Ensuite, il est important de définir clairement vos besoins et de rédiger un cahier des charges complet. Vous devrez décider si ce projet sera géré en interne ou si vous ferez appel à un prestataire spécialisé dans la dématérialisation des factures. La meilleure façon de définir vos besoins réels et immédiats est de mener des entretiens et de consulter un spécialiste du secteur.
Etape 3 : Choix de la solution de GED
Une fois vos besoins définis, vous pourrez choisir la solution de GED la plus adaptée. L’archivage électronique ne se limite pas à la simple conservation des documents, il permet également un accès plus facile aux informations internes, ce qui vous fera gagner du temps dans la gestion de votre système d’information global. Optez pour un logiciel ou une application de gestion électronique des documents qui répondra à vos besoins et à votre budget.
Etape 4 : Définition des responsabilités et des processus
Il est essentiel de définir clairement les responsabilités liées à la gestion documentaire et de mettre en place de nouveaux processus dédiés. Une politique d’archivage claire, avec des interlocuteurs identifiés, est la clé de voûte de la réussite de ce projet.
Etape 5 : La numérisation et le suivi
Enfin, passez à la mise en œuvre concrète de votre projet d’archivage électronique. Il est temps de numériser vos documents en construisant un nouveau référentiel documentaire, tout en réfléchissant à l’hébergement le plus adapté (interne ou externe).
Cette démarche d’archivage électronique vous permettra d’optimiser la gestion de vos documents, de simplifier l’accès aux informations et de garantir leur sécurité. Ne négligez pas les différentes étapes de ce processus, car elles sont essentielles pour la réussite de votre projet d’archivage électronique.
