Avec la montée en puissance de la dématérialisation des démarches administratives et le recours croissant au télétravail, la gestion des fichiers numériques devient un véritable enjeu. Bien que ces documents semblent moins encombrants et plus accessibles du fait de leur nature immatérielle, il est important d’organiser un espace de travail virtuel pour votre archivage numérique afin d’améliorer votre efficacité.
Pour ce faire, différentes solutions d’archivage numérique existent. Elles vous aident non seulement à libérer de l’espace sur votre ordinateur, mais aussi à classer vos documents de manière efficace.
Qu’est-ce que l’archivage numérique ?
L’archivage numérique est une pratique qui se développe de plus en plus, notamment depuis la dématérialisation des démarches administratives. Il consiste à conserver durablement et en toute sécurité ses fichiers numériques, en s’appuyant sur quatre principes fondamentaux :
- Pérennité : Vous devez vous assurer que vos documents sont conservés dans un format pérenne, capable de résister à l’obsolescence des logiciels et de rester consultables dans leur intégralité.
- Intégrité : L’intégrité des données archivées numériquement garantit leur lisibilité, leur stabilité et leur traçabilité. Cela implique la récupération de métadonnées, l’horodatage et l’émission d’un numéro d’identifiant.
- Confidentialité : En fonction de la nature et de l’utilité des documents archivés, il est crucial que seules les personnes autorisées puissent y accéder. L’archivage électronique doit donc garantir la confidentialité des informations.
- Accessibilité : Un bon archivage numérique doit permettre l’accessibilité aux archives. Il doit répondre aux besoins spécifiques liés à la raison pour laquelle le document a été archivé numériquement. De plus, il doit faciliter la recherche d’informations grâce à un système de localisation simplifiée.
Quelles sont les solutions d’archivage électronique pour vos documents ?
Pour un archivage numérique pratique et efficace, plusieurs solutions s’offrent à vous. Vous pouvez tester différentes techniques et choisir celle qui convient le mieux à vos besoins. De la méthode “desktop zéro” à l’archivage électronique dans un coffre-fort électronique sécurisé, plusieurs options sont disponibles.
Faire du tri grâce à la méthode “desktop zéro”
La méthode du “desktop zéro” consiste à évaluer l’importance d’un fichier enregistré sur votre appareil numérique. Rassemblez dans un dossier intitulé “Archives” tous les documents que vous n’avez pas encore classés, faute de temps ou parce que vous ne savez pas où les ranger.
Pendant une période d’expérimentation définie, surveillez l’utilisation de ces documents. Dès que vous en avez besoin, retirez-les du dossier “Archives” et replacez-les sur le bureau virtuel de votre appareil.
À la fin de cette période, réorganisez les documents restants dans votre archivage électronique. Par définition, ces fichiers ne sont pas utiles au quotidien, vous pouvez donc les archiver sans perdre de temps dans vos tâches hebdomadaires.
Externaliser votre archivage électronique
Si vous n’êtes pas à l’aise avec l’organisation de vos fichiers ou si vous manquez de temps, vous pouvez confier la gestion de vos documents à des spécialistes.
Par exemple, Digiposte propose un coffre-fort électronique qui réceptionne, classe et partage automatiquement vos documents numériques. Grâce à cet outil, vous pouvez regrouper tous vos papiers administratifs dans un seul endroit sécurisé et bénéficier d’un espace de stockage illimité. De plus, vous pouvez ajouter d’autres documents reçus au format papier en utilisant le scanner intégré.
Comment classer vos documents numériques ?
Selon vos préférences, vous pouvez organiser vos documents numériques de différentes manières.
- Par type de fichier : Si vous n’êtes pas adepte de l’organisation complexe, vous pouvez simplement réunir les images, les vidéos et les documents textuels.
- Par nom d’entreprise : Si vous archivez des documents provenant de différentes entreprises – liés à votre domicile, votre voiture et votre travail, par exemple – regroupez-les en fonction de l’entreprise qui vous les a envoyés pour retrouver facilement vos fichiers.
- Par thème : Pour une organisation plus poussée, vous pouvez classer vos documents numériques par thème. Créez des dossiers distincts pour les devis, les factures, les attestations, les relevés, etc.
- Par date : Pour simplifier encore vos recherches, classez vos documents par date. Vous pouvez les afficher par ordre chronologique d’enregistrement ou du plus récent au plus ancien.
Pensez également à la durée de conservation de vos documents administratifs, tout comme pour les documents physiques. En supprimant ceux dont vous n’avez plus besoin, vous libérez de l’espace de stockage sur vos appareils tout en conservant vos fichiers numériques en toute tranquillité.
