Une fois que vous avez rédigé votre communiqué de presse selon les règles en vigueur, il est temps de le diffuser. Mais comment choisir les journalistes à qui l’envoyer et quelle méthodologie suivre pour la diffusion d’un CP ? Notre pôle Relations Presse vous dévoile une méthode qui a fait ses preuves.
L’email, un outil de choix pour la diffusion de votre CP
De nos jours, l’envoi d’un communiqué de presse se fait à 99,9% du temps par email. Un journaliste peut potentiellement en recevoir des dizaines, voire des centaines par jour ! Il n’est pas facile de sortir du lot, surtout lorsque l’on diffuse son communiqué de presse en direct, sans passer par une agence de relations presse. Mais ce n’est pas impossible !
Afin d’être performant, votre email doit comporter :
- un objet clair et impactant
- un corps de mail personnalisé
- un communiqué de presse en pièce jointe, en format Word et PDF
- une ou plusieurs images de bonne qualité, avec les crédits photos précisés
- un total de pièces jointes n’excédant pas 10 Mo
L’objet et le corps de votre email de diffusion sont à soigner !
Tout d’abord, il convient de soigner son objet de mail. Dans le milieu des Relations Presse, il est de coutume de mentionner une abréviation en début d’objet, qui est très utile pour le journaliste : CP pour communiqué de presse, IP pour invitation presse, DP pour dossier de presse… Cela permet au journaliste ou au rédacteur en chef de tout de suite savoir de quoi il s’agit. Débutez donc votre objet par “CP” puis résumez votre sujet en quelques mots, si possible de façon synthétique et impactante. En un coup d’œil, le journaliste doit comprendre de qui ou de quoi parle le communiqué de presse.
Ensuite, votre corps de mail est tout aussi important. Votre email doit être concis et expliquer pourquoi vous contactez le journaliste : précisez lui que vous pensiez intéressant de lui transmettre votre communiqué de presse, qui parle de -précisez votre sujet-.
Indiquez-lui les pièces-jointes que vous incluez, et les crédits photos éventuels, et terminez toujours en l’information du fait que vous êtes à disposition pour en parler plus en détails. En veillant à être vraiment disponible. Inutile d’envoyer un communiqué de presse le vendredi à 18h00, juste avant votre départ en week-end !
Sélectionnez bien les journalistes à cibler
Le plus important dans une diffusion, est d’avoir préalablement bien ciblé les journalistes destinataires du communiqué de presse ! Chaque journaliste a potentiellement son domaine de prédilection : économie, politique, finance, faits de société, environnement… il est donc très important, lors de la constitution du fichier presse, regroupant les contacts des journalistes à qui vous enverrez votre communiqué de presse, de sélectionner ceux qui s’intéressent au domaine dont vous allez parler. Mieux vaut un seul email envoyé au bon journaliste, qu’une diffusion massive et tous azimuts à tous les journalistes de la rédaction, qui risqueront de vous coller une étiquette de SPAM qui vous desservirait.
Envoi massif ou envoi personnalisé de votre communiqué de presse ?
Il existe deux manières de diffuser un communiqué de presse, lorsque votre email est prêt et vos pièces jointes incluses.
La diffusion massive à tous les journalistes
La méthode la plus rapide, et aussi la plus utilisée, consiste à copier l’email de tous les journalistes cibles, et de les coller dans la partie CCI (copie cachée) – vous aurez préalablement inscrit votre propre email en destinataire principal. Cela vous permet de transmettre l’information à tous les journalistes (pour autant que la liste soit limitée à un nombre raisonnable de destinataires), en un seul clic, et sans faire de différence entre eux. Ce traitement est notamment conseillé pour les communications réglementaires, par exemple pour annoncer le report de date d’un événement. Ce type de traitement résulte la majorité du temps en une reprise factuelle de l’information – le journaliste, s’il est intéressé, reprendra une partie de votre communiqué de presse en un article, une brève ou un entrefilet.
La diffusion personnalisée
La solution alternative prend beaucoup plus de temps et requiert plus de travail au préalable, mais elle porte ses fruits sur le long terme. Dans cette approche, si vous avez 30 journalistes dans votre liste de diffusion, alors vous envoyez 30 emails personnalisés, soit un par personne, en ajoutant, si possible, une précision relative au journaliste à chaque fois. Mentionnez par exemple le fait que vous savez qu’il s’intéresse à tel ou tel sujet ou que vous avez remarqué qu’il avait abordé la même question dans un article récent.
Les journalistes apprécient de n’être pas seulement un nom et un email au milieu d’une liste de diffusion ! Ce genre d’emails personnalisé est propice à un contact plus précis ; n’hésitez pas à suggérer une discussion téléphonique ou une interview pour en parler plus en détails par exemple. Ce genre de diffusion peut plus facilement découler sur une interview qu’une diffusion massive ; et surtout, vous construisez une véritable relation en one-to-one avec chaque journaliste… ce qui est la clé du succès, à long terme.
En résumé, voici les 7 astuces pour réussir la diffusion d’un communiqué de presse
- Rédiger un communiqué de presse efficace, précis et neutre
- Cibler les journalistes à qui vous allez envoyer votre CP : mieux vaut moins de personnes, mais des personnes qui auront un vrai intérêt à lire votre CP !
- Bien préparer votre email d’envoi : objet, corps de mail, chaque détail a son importance !
- Indiquer le contact presse et ses coordonnées complètes pour d’éventuelles questions
- Mettre votre CP et vos images en pièce jointe, sans dépasser 10 Mo
- Choisir entre envoi massif ou envoi personnalisé, en fonction de votre objectif final
- Faire le suivi, une fois votre email envoyé ! Vous n’aurez probablement pas de réponse, et il sera rare de voir des articles fleurir dès votre diffusion… il faut faire preuve de pugnacité ! Une semaine après votre envoi, n’hésitez pas à renvoyer un email de rappel, ou à passer un coup de téléphone, afin de vous assurer qu’il a été bien reçu. Une étape bien plus simple à réaliser lorsque l’on a opté pour la diffusion personnalisée !
