Vous êtes confronté à des procédures administratives et on vous demande de faire authentifier un document ? Vous vous demandez comment procéder ? Dans cet article, nous vous expliquons les étapes essentielles pour l’authentification d’un document au Canada.
Qu’est-ce que l’authentification d’un document ?
L’authentification consiste à faire certifier la conformité d’un document. Elle peut être requise pour l’utilisation d’un document canadien à l’étranger. Pour être authentifié, le document doit être original, signé et porter le sceau de l’administration qui l’a émis. L’authentification permet de prouver que la signature et le sceau sont authentiques et qu’il n’y a pas eu de falsification du document. Dans certains pays, d’autres termes tels que “procédure de légalisation” ou “procédure d’apostille” sont utilisés pour désigner l’authentification.
Lors de vos démarches à l’étranger, il est possible que l’on vous demande d’authentifier votre document canadien. Nous vous expliquons comment procéder.
Les démarches pour l’authentification d’un document au Canada
La première étape consiste à vérifier si votre document doit être authentifié. Pour cela, vous devez contacter le consulat, l’ambassade ou le haut-commissariat du pays où vous utiliserez ce document.
La deuxième étape est la traduction du document, s’il est rédigé dans une autre langue que le français ou l’anglais. La traduction doit obligatoirement être certifiée conforme. Vous avez deux possibilités pour cela :
- Une traduction réalisée par un traducteur certifié, c’est-à-dire par un membre du conseil des traducteurs, terminologues et interprètes du Canada ou par une association de traduction reconnue. Notez que certains pays exigent un affidavit du traducteur, signé et scellé par un notaire canadien.
- Une attestation notariée par un notaire canadien. Le notaire devra alors attester qu’il maîtrise les deux langues et certifier la conformité de la traduction.
Quels documents peuvent être authentifiés ?
L’authentification concerne de nombreux documents tels que les certificats de naissance, de divorce, de mariage, les documents médicaux, etc. Vous pouvez vérifier si votre document figure sur la liste des documents authentifiables par le gouvernement canadien. S’il n’y figure pas, contactez les services compétents pour savoir s’ils pourront l’authentifier. Généralement, si le document ne figure pas dans la liste, vous devrez le faire certifier par un notaire avant de le soumettre aux services d’authentification.
Où faire la demande d’authentification ?
La demande doit être faite auprès des services d’authentification du gouvernement canadien, soit par courrier, soit en déposant votre demande au bureau du ministère à Ottawa. Vous devrez envoyer vos documents à authentifier, accompagnés du formulaire de demande d’authentification dûment rempli et de tous les documents nécessaires à l’authentification (traduction, attestation du notaire, etc.). N’oubliez pas de joindre une enveloppe affranchie ou une étiquette d’expédition prépayée pour recevoir l’authentification.
Le bureau des services d’authentification ne vous informera pas de la réception de vos documents. Pour vous assurer qu’ils ont bien été reçus, nous vous conseillons de les envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception. Voici l’adresse à laquelle envoyer vos documents :
Affaires mondiales Canada
Section des services d’authentification (JLAC)
125, promenade Sussex
Ottawa (Ontario) K1A 0G2
Canada
Certaines provinces sont également en mesure d’authentifier des documents délivrés sur leur territoire :
- Alberta
- Colombie-Britannique
- Manitoba
- Nouvelle-Écosse
- Ontario
- Île-du-Prince-Édouard
- Saskatchewan
- Yukon
Coût et délais de l’authentification
L’authentification d’un document par le gouvernement canadien est gratuite. En revanche, vous devrez vous acquitter des frais d’envoi, de traduction et du notaire.
Les délais de traitement varient, mais vous pouvez les vérifier en ligne car ils sont régulièrement mis à jour. Aucune demande en urgence n’est autorisée, il est donc conseillé d’anticiper votre demande. Si des circonstances exceptionnelles vous empêchent de procéder par la voie normale, vous pouvez tenter de faire une demande d’urgence en contactant les services d’authentification.
Si vous n’avez pas de réponse dans les 55 jours ouvrables suivant l’envoi de votre demande, vous pouvez remplir le formulaire de vérification du statut de votre demande.
Maintenant que vous connaissez les démarches pour l’authentification d’un document au Canada, vous pouvez avancer sereinement dans vos procédures administratives. N’hésitez pas à partager ces informations précieuses autour de vous !
