Comment automatiser sa comptabilité avec Libeo ?
Dans le domaine de l’automatisation, le défi majeur est de passer à l’action. Une fois les processus en place, votre entreprise peut progresser sereinement vers la transformation numérique.
1/ Automatiser la saisie comptable
Pour automatiser vos opérations comptables, commencez par automatiser la saisie des factures clients et fournisseurs. Ces documents représentent 90% des écritures comptables, donc la saisie automatique vous fera économiser beaucoup de temps tout en réduisant les risques d’erreur.
Utilisez une solution de collecte et de centralisation des factures qui soit compatible avec votre logiciel de comptabilité. C’est la meilleure façon de transformer la collecte manuelle des factures en une routine rapide et automatisée. Les solutions de collecte vous permettront de :
- Réaliser des imports en masse depuis votre ordinateur, smartphone ou tablette grâce à un simple “glisser-déposer”.
- Extraire les données de vos factures à l’aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et les centraliser au format électronique.
- Automatiser la centralisation et le classement de vos factures depuis vos espaces clients.
- Remplacer votre adresse de facturation actuelle par une adresse dédiée qui centralisera vos factures dans un espace sécurisé.
Importer vos factures fournisseurs
Une fois que les factures sont rassemblées au même endroit, elles sont vérifiées avant d’être validées. Pendant la phase de vérification, les informations sont saisies pour un pré-traitement comptable. Vous pouvez choisir entre une comptabilité simple ou analytique.
Cette étape vise à saisir les données des factures dans la pré-comptabilité tout en détectant d’éventuels doublons. Il ne vous reste plus qu’à programmer les paiements de vos factures fournisseurs pour ne plus y penser et payer à temps, afin de maintenir un équilibre avec vos créanciers et de maintenir un délai de paiement optimal. Vous avez plusieurs options de paiement au choix :
- Paiement immédiat
- Paiement à échéance
- Paiement à une autre date
- Paiement d’acompte
2/ Établir des règles d’automatisation
Les règles d’automatisation sont un ensemble d’instructions qui indiquent au système comment réagir dans des situations spécifiques. Vous pouvez également utiliser ces règles pour définir comment votre logiciel de pré-comptabilité doit se comporter lors de la réception des factures en fonction :
- Du fournisseur
- Du montant TTC
- De la catégorie
Ces règles doivent être suffisamment précises pour déclencher des actions automatiques, mais suffisamment générales pour s’appliquer à tous les domaines sans nécessiter une intervention manuelle excessive. Voici quelques exemples de règles d’automatisation :
- Si la facture provient d’un certain fournisseur, alors la date d’échéance sera fixée à un certain nombre de jours après la fin de la décennie.
- Si la facture provient d’un certain fournisseur, alors le compte comptable à débiter/créditer sera le compte correspondant.
- Si la facture provient d’un certain fournisseur, alors les catégories seront définies comme suit.
- Si la facture a un montant TTC supérieur à un certain montant, alors l’approbateur sera la personne responsable.
Voici un ensemble de règles d’automatisation telles qu’elles sont définies dans Libeo :
La clé de l’automatisation de votre comptabilité réside dans la flexibilité: permettre au logiciel de trouver la meilleure solution pour gérer chaque situation sans nécessiter d’intervention supplémentaire de votre part.
3/ Créer un tableau de bord comptable
Pour automatiser vos opérations comptables, créez un tableau de bord comptable qui vous permettra de visualiser vos indicateurs clés de performance (ICP). Votre tableau de bord doit inclure les flux de trésorerie (encaissements et décaissements), les transactions bancaires et le solde de vos différents comptes comptables.
Accélérez le traitement de vos factures en utilisant des tableaux de bord personnalisés et des indicateurs clés sur vos échéances de paiement. Sur la plateforme Libeo, retrouvez :
- Vos principaux fournisseurs/débiteurs
- Vos soldes bancaires
- Votre balance âgée
- Vos prévisionnels de trésorerie
- Le délai de paiement moyen des fournisseurs et des clients
4/ Automatiser les rapprochements
Le rapprochement bancaire et la réconciliation comptable sont deux étapes incontournables de la clôture des comptes. Pour automatiser ces processus, vous pouvez utiliser une solution comptable qui se connecte à votre compte bancaire et effectue directement le rapprochement. Cette solution vérifiera les soldes et effectuera les ajustements nécessaires.
Libeo offre aux entreprises et aux cabinets d’experts-comptables une solution simple et intuitive pour automatiser leur comptabilité : collecte des factures, dématérialisation, saisie et exportation comptable, paiement des fournisseurs.
