Êtes-vous prêt à découvrir une astuce incroyable pour automatiser l’envoi d’email avec Excel et Word ? Ne vous inquiétez pas, vous n’avez pas besoin d’être un expert en informatique pour y parvenir. Suivez simplement ces 7 étapes simples et vous pourrez envoyer des emails personnalisés en un rien de temps !
Avant de commencer…
Avant de plonger dans les détails, vous devez savoir que cette astuce utilise l’application de messagerie associée par défaut à votre ordinateur. Si vous avez Excel et Word, il y a de fortes chances qu’il s’agisse d’Outlook. Si vous souhaitez utiliser une autre application de messagerie, vous pouvez le modifier dans les paramètres de votre ordinateur.
7 étapes pour automatiser l’envoi d’un email avec Excel
1. Créez votre fichier Excel
Tout d’abord, ouvrez Excel et créez un nouveau fichier. Vous pouvez le nommer comme vous le souhaitez, par exemple “ma_base_client”.
2. Ajoutez les mentions suivantes sur une même ligne :
- Prénom
- Nom
3. Remplissez les colonnes avec vos données
Dans les colonnes correspondantes, indiquez les prénoms, noms et adresses email des destinataires auxquels vous souhaitez envoyer vos emails. Vous pouvez ajouter autant de destinataires que vous le souhaitez. Plus vous en ajoutez, plus l’automatisation sera intéressante !
4. Préparez votre document Word
Maintenant, ouvrez Word et créez un nouveau document. Allez dans l’onglet “Publipostage” et cliquez sur le bouton “Sélectionner des destinataires”. Choisissez “Utiliser une liste existante” et sélectionnez votre fichier Excel.
5. Rédigez votre email dans Word
Dans votre document Word, rédigez votre email comme vous le feriez normalement. Vous pouvez mettre en forme le texte en gras, en italique ou souligné. Vous pouvez également utiliser le bouton “Insérer un champ de fusion” pour insérer des champs dynamiques tels que le prénom ou le nom du destinataire, qui seront extraits des colonnes de votre fichier Excel.
6. Vérifiez le rendu de votre email
Avant d’envoyer votre email, vous pouvez prévisualiser le résultat en cliquant sur “Aperçu des résultats” dans l’onglet “Publipostage”. Vous pouvez naviguer à travers les destinataires pour vous assurer que tout est parfait.
7. Envoyez votre email
Enfin, cliquez sur “Terminer & fusionner” dans l’onglet “Publipostage” et sélectionnez “Envoyer des courriers”. Indiquez l’objet de votre email et sélectionnez le champ “email” comme destinataire. Cliquez sur envoyer et voilà !
Pour vous assurer que tout fonctionne correctement, n’hésitez pas à vous envoyer un email de test dans un premier temps.
Vous souhaitez découvrir plus d’astuces Excel ? Dans un article précédent, nous vous avons appris comment automatiser une facture sur Excel en seulement 6 étapes !
Automatiser l’envoi d’email : une astuce que vous n’aviez pas songée !
Avez-vous déjà entendu parler de délégation ? Il s’agit de confier à une autre personne les tâches que vous ne souhaitez pas faire. Cela peut être utile pour automatiser l’envoi d’email en remplissant toutes les cases d’un fichier Excel.
Un assistant administratif virtuel peut vous soulager de ces tâches qui n’apportent pas une grande valeur ajoutée. Ils peuvent trier des données, relancer des impayés, éditer des rapports ou formater des feuilles de calcul. Demandez simplement, et ils feront le travail pour vous !
4 statistiques (assez folles) sur les emails
- En 2022, 347,3 milliards d’emails devraient être envoyés et reçus quotidiennement dans le monde.
- Les emails avec un objet personnalisé génèrent un taux d’ouverture plus élevé de 50%.
- Inclure les prénoms des destinataires dans les emails permet d’accroître le CTR de 5,8% à 7%.
- Un email représente 4g d’équivalent CO2, soit autant qu’un kilomètre en voiture.
Vous aimez nos astuces ? Découvrez comment créer des factures sur Excel !
